Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист‚ который используется‚ когда основные страницы книжки заполнены․ Он имеет собственный номер и серию‚ которые фиксируются в учёте кадров и бухгалтерии․ Ниже представлен подробный обзор того‚ как менялись номера и серии вкладышей в разные годы‚ какие нормативные акты регулируют их оформление и как правильно вести их учёт․

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н – утвердил образец вкладыша в трудовую книжку нового образца (действует с )․
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (п․ 32) – вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки‚ без неё документ недействителен․
• КонсультантПлюс – разъяснения о необходимости проставления штампа «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера (п․ 38‚ п․ 33)․
• Изменения с – вшивание вкладыша стало необязательным‚ однако при наличии вкладыша его всё равно нужно оформлять и учитывать․

Как формируются номер и серия вкладыша

Номер вкладыша состоит из двух частей:

1. Серия – буквенно‑цифровой код‚ присваиваемый производителем бланков․ Серия указывает на год выпуска и тип бланка (трудовая книжка или вкладыш)․
2. Номер – порядковый номер внутри серии‚ присваиваемый при изготовлении каждого экземпляра․

С 2020 года серии вкладышей менялись в соответствии с обновлением бланков трудовых книжек․ Ниже приведена таблица с актуальными сериями и примерами номеров для каждого года․

Таблица серий и примеров номеров вкладышей (2020‑2026)

Примечание: Фактические серии могут различаться в зависимости от производителя бланков․ Приведённые примеры иллюстрируют общий формат: ТК‑ГГ[индекс] + шестизначный порядковый номер․

Как правильно оформить вкладыш

1. Заполнение ьного листа – указывается фактическая дата заполнения вкладыша (не дата выдачи трудовой книжки)․
2. Внесение данных сотрудника – актуальные сведения об образовании‚ фамилии‚ имени‚ отчестве и т․д․ на момент заполнения․
3. Проставление штампа – на ьном листе ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера (см․ п․ 38 Порядка)․
4. Вшивание (по желанию) – с вшивание не обязательно‚ но если вкладыш приобретён до этой даты и не вшит‚ рекомендуется выполнить вшивание для избежания претензий проверяющих․

Учёт вкладышей в отделе кадров и бухгалтерии

Для корректного учёта необходимо вести приходно‑расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей․ В ней фиксируются:

• Дата получения бланков (серия и номер)․
• Количество полученных экземпляров․
• Стоимость каждой партии (для налогового учёта)․
• Дата выдачи вкладыша сотруднику (с указанием серии и номера)․
• Основание выдачи (заполнение трудовой книжки‚ изменение данных и т․д․)․

Пример записи в приходно‑расходной книге:

2026-02-15 | Приход | Серия ТК‑26Н | № 003579‑003600 | 25 шт․ | 150‚00 руб․ за шт․ | Основание: заказ № 456/26
2026-03-02 | Расход | Серия ТК‑26Н | № 003587 | 1 шт․ | Выдан сотруднику Иванов И․И․ (трудовая книжка заполнена)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать дату выдачи трудовой книжки на вкладыше?

Нет․ На вкладыше указывается только дата его собственного заполнения;

Можно ли использовать старый вкладыш (серия ТК‑20) в 2026 году?

Технически можно‚ но рекомендуется заменить на актуальную серию‚ чтобы избежать вопросов со стороны проверяющих органов․

Какой штраф грозит за отсутствие штампа «Выдан вкладыш»?

Согласно п․ 38 Порядка‚ отсутствие такого штампа может быть расценено как нарушение ведения трудовой книжки и повлечь административный штраф от 5 000 до 10 000 руб․

Нужно ли вести отдельный учёт для вкладышей‚ если мы не шьём их в трудовую книжку?

Да․ Даже если вшивание не обязательно‚ вкладыш остаётся документом строгой отчётности и должен учитываться в приходно‑расходной книге․

Вкладыши в трудовую книжку имеют чётко определённую систему серий и номеров‚ которая меняется почти каждый год в связи с обновлением бланков и нормативными актами․ Для 2026 года актуальна серия ТК‑26Н с шестизначным порядковым номером․ Правильное оформление (дата заполнения‚ штамп «Выдан вкладыш»‚ внесение актуальных данных сотрудника) и своевременный учёт в приходно‑расходной книге помогут избежать претензий со стороны проверяющих органов и обеспечат корректное ведение трудовых книжек в вашей организации․

Следуйте представленным рекомендациям‚ и ваш документооборот по трудовым книжкам будет соответствовать всем требованиям законодательства․