Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный документ, который используется, когда в основной книжке заканчиваются страницы одного из разделов. Он позволяет продолжить вести трудовую деятельность без необходимости покупать новую книжку. Ниже приведён подробный пошаговый разбор всех этапов выдачи вкладыша, включая требования законодательства, оформление, вшивание и запись о выдаче.
Когда нужен вкладыш
- Если в одном из разделов (рабочая деятельность, должность, заработная плата, отпуск и т.д;) закончились все страницы.
- При переходе на новый этап трудовой деятельности (смена должности, переход в другую организацию, изменение условий работы).
- Если работник продолжает работать, но в основной книжке нет места для новых записей.
В соответствии с Федеральным законом «О трудовых книжках» (с 2021 года) вкладыш выдается только работодателем и является обязательным при заполнении всех страниц одного из разделов.
Где купить вкладыш и сколько он стоит
Вкладыш можно приобрести:
- В официальных магазинах «Главная книга» и «КонсультантПлюс».
- В интернет‑магазинах, специализирующихся на кадровых документах.
- У поставщиков печатных материалов для бухгалтерии.
Стоимость вкладыша обычно составляет от 50 руб. до 150 руб. в зависимости от количества страниц и производителя.
Оформление вкладыша
Заполнение первой страницы вкладыша
На первой странице вкладыша должны быть указаны:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Номер и серия основной трудовой книжки.
- Дата выдачи вкладыша.
- Номер и серия вкладыша;
Эти сведения совпадают с теми, которые уже находятся в основной книжке.
Штамп «Выдан вкладыш»
После заполнения первой страницы необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш». В штампе обязательно указывается серия и номер вкладыша.
Пример штампа:
Выдан вкладыш № 12 серии АБ
Запись о выдаче вкладыша на ьном листе основной книжки
На ьном листе (страница 1) основной трудовой книжки делается запись о выдаче вкладыша. Если на ьном листе нет места для новой записи, можно использовать свободную страницу в конце книги.
Запись выглядит так:
Вкладка № 12 серии АБ, выдана г.
Вшивание вкладыша
Вкладыш вшивают между последней страницей основной трудовой книжки и обложкой. Для этого используют иголку и плотную нитку.
- Подготовьте иголку и нитку.
- Вставьте иголку в край последней страницы и через неё вкладыш.
- Протяните нитку, закрепив её в конце.
- Убедитесь, что вкладыш плотно прилегает к обложке и не смещается.
Важно, чтобы вкладыш не смещался и был виден при открытии книги.
Учет и бухгалтерские проводки
При выдаче вкладыша бухгалтер должен учесть его в учёте кадровых документов. Пример проводки:
Дебет 62 «Расчёты с персоналом за оплату труда» – Кредит 76 «Расчёты с поставщиками» (за покупку вкладыша).
В дальнейшем при закрытии кадрового учёта необходимо внести запись о закрытии вкладыша.
Что делать, если вкладыш уже заполнен
Если вкладыш полностью заполнен, но в основной книжке ещё остались страницы, то:
- Выдайте новый вкладыш.
- Запишите о выдаче нового вкладыша на ьном листе.
- Вшивайте новый вкладыш в конец книги.
Часто задаваемые вопросы
- Может ли работник самостоятельно выдать вкладыш? Нет, выдача вкладыша осуществляется только работодателем.
- Нужен ли штамп «Выдан вкладыш» в каждом случае? Да, без штампа вкладыш считается недействительным.
- Можно ли использовать вкладыш, если в основной книжке есть свободные страницы? Нет, вкладыш выдается только при заполнении всех страниц одного из разделов.
Выдача вкладыша в трудовую книжку – это простая, но важная процедура, которая позволяет продолжать вести кадровый учёт без лишних затрат. Главное помнить:
- Вкладыш выдает только работодатель.
- Первая страница вкладыша должна содержать все сведения о работнике.
- Нужно поставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Запись о выдаче вкладыша фиксируется на ьном листе основной книжки.
- Вкладыш вшивается между последней страницей и обложкой.
Следуя этим рекомендациям, вы гарантируете правильность и законность кадрового учёта, а также избежите возможных проблем с проверками и аудиторскими проверками.