Увольнение сотрудника, это процесс‚ требующий строгого соблюдения законодательных норм. Одним из ключевых этапов является выдача трудовой книжки. В 2026 году‚ когда электронные трудовые книжки стали стандартом‚ бумажный документооборот также сохраняет свою силу для тех‚ кто сохранил бумажные версии. Особое внимание в этой процедуре уделяется правильному оформлению документов‚ подтверждающих факт передачи книжки‚ особенно если возникают спорные ситуации. В данной статье мы подробно разберем‚ как составить акт выдачи (или акт об отказе в получении)‚ каковы сроки и какие риски существуют для сторон.

Сроки и порядок выдачи трудовой книжки

Согласно действующему трудовому законодательству‚ работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). В этот же день в документ вносится запись о прекращении трудового договора.

Алгоритм действий при выдаче бумажной трудовой книжки выглядит следующим образом:

1. Внесение записи: На основании приказа об увольнении в трудовую книжку вносится запись. Она должна содержать порядковый номер‚ дату увольнения (совпадающую с последним рабочим днем) и основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
2. Ознакомление: Сотрудник знакомится с записью в трудовой книжке и приказом об увольнении под роспись.
3. Выдача на руки: Трудовая книжка выдается сотруднику лично. При этом работник обязан расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей‚ подтверждая факт получения.
4. Выдача копий: Вместе с оригиналом сотруднику выдается копия приказа об увольнении. Также по запросу предоставляется форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности).

Важно помнить: если в день увольнения сотрудник отсутствует‚ работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку документа по почте.

Что такое акт выдачи и когда он необходим?

Хотя законодательство прямо не требует составления отдельного документа под названием «Акт выдачи трудовой книжки» в штатной ситуации (достаточно подписи в журнале учета)‚ на практике работодатели часто используют акт приема-передачи документов или расписку. Это служит дополнительной гарантией того‚ что документ был передан‚ а сотрудник не заявит позже о его утере работодателем.

Однако существует ситуация‚ когда составление акта является критически важным и прямо рекомендуется экспертами и судебной практикой. Речь идет об акте об отказе работника от получения трудовой книжки (или акте о невозможности вручения).

Ситуация 1: Сотрудник отказывается забирать трудовую книжку

Если работник по каким-либо причинам отказывается принимать документ или ставить подпись в журнале учета‚ работодателю необходимо зафиксировать этот факт. Для этого составляется акт в присутствии свидетелей (комиссии).

Ситуация 2: Сотрудник отсутствует в день увольнения

Если работник не явился в последний день работы‚ работодатель не имеет права просто оставить книжку на столе. Необходимо:

• Зафиксировать отсутствие сотрудника.
• Направить письменное уведомление (заказным письмом с описью вложения) с требованием явиться за трудовой книжкой или дать согласие на почтовую пересылку.
• Составить акт о том‚ что трудовая книжка не была выдана по причине отсутствия работника.

Образец акта об отказе в получении трудовой книжки

Ниже приведен пример того‚ как должен выглядеть документ‚ фиксирующий отказ сотрудника или невозможность вручения. Этот документ защищает работодателя от штрафов и исков о задержке выдачи.

АКТ
об отказе работника от получения трудовой книжки (или о невозможности ее вручения)

г. Москва‚ «23» мая 2026 г.

Мы‚ нижеподписавшиеся члены комиссии:
Иванов И.И. (должность‚ ФИО)
Петров П.П. (должность‚ ФИО)
Сидоров С.С. (должность‚ ФИО)‚

составили настоящий акт о том‚ что:
Работник Смирнов Алексей Владимирович‚ занимавший должность менеджера‚ был уволен «23» мая 2026 года (приказ № 45-к от ). В последний рабочий день трудовая книжка и иные документы‚ связанные с работой‚ были подготовлены к выдаче.

При попытке вручения трудовой книжки (серия ТК № 12345678) работнику Смирнову А.В.:
(нужное подчеркнуть)

• Работник от получения трудовой книжки отказался‚ о чем свидетельствует его отказ поставить подпись в Книге учета движения трудовых книжек.
• Работник отсутствовал на рабочем месте‚ явка для получения документа не обеспечена.

Работнику направлено уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на ее отправку по почте (исх. № 12 от ).

Подписи членов комиссии:
_________________ /Иванов И.И./
_________________ /Петров П.П./
_________________ /Сидоров С.С./

Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году

С 2025 года наблюдается массовый переход на электронные трудовые книжки. Если сотрудник выбрал ведение трудовой деятельности в электронном виде:

• Бумажная трудовая книжка ему не выдается (она остается у работодателя с записью о переходе на ЭТК или хранится в архиве‚ если сотрудник не забрал её ранее).
• При увольнении такому сотруднику обязательно выдается форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности). Рекомендуется вести отдельный журнал учета выдачи форм СТД-Р.
• Факт выдачи СТД-Р также лучше фиксировать распиской или актом приема-передачи‚ чтобы избежать претензий.

Риски и ответственность сторон

Отсутствие правильно оформленного акта или подписи в журнале учета создает серьезные риски:

Для работодателя:

• Штрафы: Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя влечет административную ответственность.
• Компенсации: Если из-за задержки выдачи книжки сотрудник не смог устроиться на новую работу‚ работодатель обязан выплатить ему средний заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).
• Судебные иски: Риск признания увольнения незаконным или взыскания морального вреда.

Для работника:

• Проблемы с новым местом работы: Без трудовой книжки (или СТД-Р) новый работодатель не сможет оформить документы‚ что затянет процесс трудоустройства.
• Потеря стажа: В случае утери документа и отсутствия копий или актов передачи‚ восстановление стажа может стать сложной процедурой.
• Ответственность за сохранность: После подписания акта или журнала о получении‚ вся ответственность за сохранность документа переходит к работнику.

Правильное оформление выдачи трудовой книжки при увольнении — это не просто бюрократия‚ а необходимая мера защиты интересов обеих сторон трудового договора. Использование актов (особенно при отказе сотрудника или его отсутствии)‚ ведение журналов учета и своевременная выдача документов (включая СТД-Р) позволяют избежать юридических конфликтов в будущем.

Помните: трудовая книжка выдается в день увольнения. Любое отклонение от этого правила должно быть документально зафиксировано с помощью актов и уведомлений.