В процессе трудовой деятельности любого работника может возникнуть ситуация, когда свободное место на страницах трудовой книжки заканчивается․ Особенно часто это случается с разделами «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»; В таком случае возникает необходимость оформления дополнительного документа․ Разберемся, что такое вкладыш в трудовую книжку, как его правильно оформить, заполнить и вшить, а также где его можно приобрести в Саратове․
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Если разбираться, что такое вкладыш в трудовую книжку, то это официальный дополнительный бланк строгой отчетности для занесения сведений о работе, который используют, когда заканчиваються чистые страницы в основной трудовой книжке․ Важно понимать: дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны․ Вкладыш имеет юридическую силу только будучи вшитым и оформленным в качестве приложения к основной трудовой․
На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается․ Документ содержит несколько разделов, аналогичных трудовой книжке (таблица 1), куда вносятся сведения о приеме на работу, переводах и увольнении․
Процедура оформления и выдачи
Оформление вкладыша — это процесс, который требует строгого соблюдения кадрового делопроизводства․ Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика․
Шаг 1: Заявление работника
В свою очередь, работник обязан написать заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку на имя директора предприятия․ Это важный юридический нюанс, который нельзя игнорировать․
Шаг 2: Заверение и приказ
Полученное заявление заверяется секретарем у руководителя предприятия․ После того, как оно заверено, руководитель предприятия обязан издать приказ о выдаче работнику вкладыша․ Только после этих процедур кадровик может приступать к заполнению бланка․
Шаг 3: Проставление отметки в трудовой книжке
На внутренней стороне обложки основной трудовой книжки обязательно ставится запись о том, что выдан вкладыш․ Указывается серия и номер вкладыша, а также дата его выдачи․ Эта запись заверяется подписью работодателя и печатью организации (при наличии)․ Так выглядит образец записи от руки:
- «Выдан вкладыш в трудовую книжку»
- Серия: ТК-ХХХХХХ
- Номер: ХХХХХХХ
Правила заполнения вкладыша
Заполнить вкладыш в ТК нужно аккуратно, без помарок․ При заполнении титульного листа необходимо соблюдать следующие правила:
- ФИО и дата рождения работника вносятся строго по паспорту․
- Образование и профессия указываются на основании диплома или иного документа об образовании․
- Дата заполнения вкладыша должна совпадать с датой его фактического оформления․
- Титульный лист обязательно подписывается лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и самим работником, после чего заверяется печатью работодателя․
Сведения о работе (в разделе «Сведения о работе») продолжаються в том же порядке, что и в трудовой книжке․ Нумерация записей не прерывается, а продолжается с последнего номера, указанного в основной книжке․
Инструкция по вшиванию вкладыша
Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию — это базовые знания для сотрудника отдела кадров․ Вкладыш нельзя просто вложить в трудовую книжку или прикрепить скрепками, степлером или клеем․ Его необходимо именно вшить․
Как правильно вшить вкладыш:
- Обычно вкладыш вшивается в самом конце трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой․
- Для вшивания используется обычная игла и прочные нитки (лучше суровые или хлопчатобумажные)․
- Прошивается вкладыш по линии сгиба (на 3-4 прокола)․
- Нити связываются прочным узлом внутри обложки, концы обрезаются, но не слишком коротко, чтобы узел не развязался․
Где купить вкладыш в трудовую книжку в Саратове?
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности․ Они защищены специальными водяными знаками и имеют уникальную серию и номер․ Приобрести их можно не в любом газетном киоске․
Жители города Саратова могут купить чистые бланки вкладышей в следующих местах:
- Специализированные канцелярские магазины, имеющие лицензию на продажу защищенной полиграфической продукции․
- Типографии, которые занимаются распространением бланков строгой отчетности․
- Юридические и консалтинговые компании, оказывающие услуги кадрового сопровождения․
При покупке обязательно проверяйте целостность бланка, отсутствие типографского брака и наличие защитных элементов․ Испорченные бланки подлежат уничтожению с составлением специального акта (Форма А-1․15 Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них)․
Важные нюансы
Иногда работники задаются вопросом: можно ли просто зачеркнуть старые записи и продолжить писать на свободных местах разделов, где еще осталось немного места? Категорически нет․ Перечеркивание записей в трудовой книжке и вкладыше не допускается законодательством․ Если раздел «Сведения о работе» закончился, следующая запись делается уже в вкладыше․
Также стоит отметить, что для безработных необходимо дополнительно предоставить в органы соцзащиты трудовую книжку с последним указанным местом работы․ Наличие правильно вшитого и оформленного вкладыша в этом случае не вызовет нареканий со стороны проверяющих инстанций․
Оформление вкладыша в трудовую книжку — ответственная процедура, от правильности выполнения которой зависит стаж и пенсионные права сотрудника в будущем․ Изучите то, каким образом он может быть решен на вашем предприятии, всегда имейте в запасе чистые бланки и не забывайте о заявлении и приказе на выдачу․ Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечит сохранность трудового стажа работника․