Ситуация, когда в трудовой книжке и приложенном к ней вкладыше не осталось свободных строк для новых записей, — не редкость для людей с длительной и насыщенной карьерой. Законодательство предусмотрело для этого простой и законный механизм — выдачу последующего вкладыша. Данная статья подробно разбирает, как правильно действовать работодателю и работнику в такой ситуации.
Что такое вкладыш в трудовую книжку и зачем он нужен?
Вкладыш — это официальное приложение к трудовой книжке, являющееся её неотъемлемой частью. Он оформляется в том же порядке, что и основная книжка, и служит для продолжения записи сведений о трудовой деятельности, когда место в основной книжке или первом вкладыше исчерпано.
Основные случаи, когда требуется вкладыш:
- Заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).
- На последнем развороте осталось слишком мало места для полноценной записи (например, не хватает места для подписи и печати).
- Работник часто менял работу или быстро продвигался по карьерной лестнице, и основной блок записей закончился.
Алгоритм действий, если кончился вкладыш (заполнена трудовая книжка и первый вкладыш)
Если свободных строк не осталось ни в трудовой книжке, ни в первом вкладыше, работодатель обязан:
- Выдать работнику новый вкладыш установленного образца. Количество выдаваемых вкладышей законодательно не ограничено.
- Оформить запись о выдаче вкладыша. Это делается на ьном листе первого вкладыша, если на ьном листе самой трудовой книжки нет свободного места. Формулировка: «Выдан вкладыш № [номер] от [дата]».
- Проставить штамп «Выдан вкладыш» на первом листе трудовой книжки (там, где внесены данные о работнике), указав серию, номер и дату выдачи вкладыша.
- Заполнить новый вкладыш в общеустановленном порядке: внести сведения о работнике, затем записи о последующих местах работы, увольнениях, награждениях и т.д.
- Скрепить (вшить) новый вкладыш к трудовой книжке. Раньше это требовалось обязательно, но с 1 сентября 2021 года правила изменились (см. ниже).
Ключевое правило: вкладыш — это продолжение книжки
Все вкладыши, выданные работнику, образуют единый документ — трудовую книжку. Записи во вкладыше ведут в том же порядке и по тем же правилам, что и в основной книжке. Важно, чтобы между блоками записей не было разрывов.
Нюансы оформления после 2021 года: вшивать или нет?
Это один из самых частых вопросов. С 1 сентября 2021 года обязательное вшивание вкладыша отменено (Письмо Минтруда России от № 14-2/ООГ-4543).
- Для бумажных трудовых книжек (которые ещё выдаются в отдельных случаях): вкладыш может быть просто прикреплён (например, скреплён скобой или вложен в конверт, идущий в комплекте с книжкой). Главное — обеспечить его сохранность и неразрывность с основной книжкой.
- Для электронных трудовых книжек (ЭТК): вкладыш как отдельный бланк не используется. Все сведения о трудовой деятельности вносятся в электронный документ в безграничном формате. Проблема «закончилось место» в классическом понимании здесь не возникает.
Как правильно заполнить и оформить вкладыш: пошаговая инструкция
Заполнение ьного листа вкладыша
Вносятся те же данные, что и в ьный лист основной книжки: ФИО, дата рождения, СНИЛС (при наличии), образование, специальность и т.д.
Запись о выдаче вкладыша
На ьном листе первого вкладыша (или на ьном листе книжки, если там есть место) делается запись:
«Выдан вкладыш № [например, 2] от [дата]».
Дата, это день выдачи нового вкладыша работнику.
Проставление штампа
На первом листе трудовой книжки (где originally внесены данные о работнике) ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием:
- Серии и номера вкладыша (например, серия XX № 123456).
- Даты выдачи.
Заполнение записей в самом вкладыше
Записи о последующих приёмах на работу, увольнениях, переводах, награждениях вносятся в хронологическом порядке на страницы нового вкладыша. Каждая запись должна содержать:
- Наименование организации (с указанием структурного подразделения).
- Дату заключения/расторжения трудового договора.
- Основание (номер приказа, иное документ).
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать.
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Что делать, если утерян вкладыш?
Ответ: Утерянный вкладыш не лишает трудовую книжку юридической силы. Работник вправе обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата утерянного вкладыша. На основании заявления и приложенных документов (например, копий приказов) работодатель оформит дубликат вкладыша с пометкой «Дубликат».
Вопрос: Можно ли часть записи сделать в книжке, а часть, во вкладыше?
Ответ: Нет. Одна запись (о приёме, увольнении, награждении) должна быть целиком в одном документе, либо на свободном месте в книжке/первом вкладыше, либо целиком во втором (последующем) вкладыше. Разрывать одну запись на два документа запрещено.
Вопрос: Кто и когда должен выдать вкладыш?
Ответ: Обязанность по ведению и хранению трудовых книжек (включая выдачу вкладышей) лежит на работодателе. Вкладыш выдаётся в момент, когда свободные строки в книжке и первом вкладыше закончились, — обычно при оформлении следующей записи (например, при приёме на новую работу или при награждении).
Вопрос: А что с электронными трудовыми книжками (ЭТК)?
Ответ: При ведении ЭТК проблемы с местом не существует. Все сведения вносятся в электронный документ без ограничений. Если у работника есть бумажная трудовая книжка, а он переходит на ЭТК, работодатель вносит в неё запись об этом, а саму бумажную книжку (с возможными вкладышами) возвращает работнику.
Ситуация «кончился вкладыш» — стандартная процедура, урегулированная законодательством. Главное для работодателя, своевременно оформить новый вкладыш, правильно связать его с основной книжкой штампом и записью о выдаче. Для работника важно следить за тем, чтобы все его вкладыши были прикреплены к книжке и не были утеряны. При смене формата ведения (с бумажного на электронный) необходимо корректно завершить бумажный документ.
Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных документов и разъяснений контролирующих органов по состоянию на 2026 год.