Важно! Вкладыш в трудовую книжку — это официальный документ, который оформляется при заполнении всех страниц основной трудовой книжки. Он является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее недействителен. В статье мы рассмотрим, как правильно оформить вкладыш, где взять образец и как сделать запись на титульном листе.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный лист, который вшивается в трудовую книжку между последним заполненным листом и правой обложкой. Он необходим в случаях, когда:

• Все страницы раздела «Сведения о работе» основной трудовой книжки заполнены;
• Нужно внести дополнительные записи о трудовой деятельности;
• Требуется корректировка ранее внесенных данных.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Процедура оформления вкладыша включает несколько этапов:

Покупка вкладыша

Вкладыши приобретаются работодателем. Их можно купить:

• В специализированных магазинах канцелярских товаров;
• У официальных поставщиков бланков строгой отчетности;
• Через интернет-магазины с доставкой.

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, но в некоторых случаях (например, при отсутствии электронного формата) продолжают использоваться бумажные трудовые книжки с вкладышами.

Заполнение вкладыша

Вкладыш заполняется в соответствии с правилами ведения трудовых книжек:

1. Все записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
2. Записи должны быть четкими и разборчивыми;
3. Не допускаются исправления, подчистки или зачеркивания;
4. Используется сквозная нумерация страниц вкладыша;
5. Записи должны соответствовать приказу работодателя.

Вшивание вкладыша

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой. Крепление осуществляется:

• С помощью ниток (вручную);
• С помощью степлера (если это предусмотрено внутренними правилами организации);
• Без использования клея или скотча.

Отметка на титульном листе

На титульном листе основной трудовой книжки делается запись или ставится штамп:

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (2026 год)

Ниже представлен образец заполнения вкладыша. Обратите внимание, что записи должны полностью соответствовать приказу о приеме на работу, переводе или увольнении сотрудника.

Где скачать образец вкладыша в трудовую книжку?

Вы можете скачать образцы и бланки вкладышей из проверенных источников:

• Официальный сайт КонсультантПлюс, содержит актуальные формы и образцы;
• Портал «Мое дело» — предлагает бесплатные шаблоны;
• Справочная система SPOK.BY — содержит инструкции и образцы;
• Государственные сайты органов занятости — часто публикуют типовые формы.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли вкладыш, если трудовая книжка электронная?

Нет. С 2021 года трудовые книжки ведутся в электронном формате. Вкладыши оформляются только для бумажных трудовых книжек.

Можно ли использовать вкладыш без трудовой книжки?

Нет! Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Без основного документа он не имеет юридической силы.

Кто отвечает за оформление вкладыша?

Ответственность за оформление вкладыша несет работодатель или уполномоченное лицо (например, специалист по кадрам). Сотрудник должен предоставить необходимые документы (приказы, копии приказов и т.д.).

Можно ли сделать запись от руки или только штампом?

Запись «Выдан вкладыш» может быть сделана как от руки, так и с помощью штампа. Главное, чтобы она была четкой и содержала серию и номер вкладыша.

Рекомендации по ведению вкладышей

1. Соблюдайте хронологию: Все записи в вкладыше должны следовать в порядке, соответствующем приказу;
2. Используйте только официальные бланки: Не допускается изготовление вкладыша кустарным способом;
3. Храните документацию: Копии вкладышей и приказов должны храниться у работодателя;
4. Проводите проверки: Регулярно сверяйте записи в трудовой книжке и вкладыше;
5. Соблюдайте конфиденциальность: Трудовая книжка — это конфиденциальный документ.

Вкладыш в трудовую книжку — это важный документ, который обеспечивает непрерывность учета трудовой деятельности сотрудника. Его оформление должно соответствовать законодательству и внутренним правилам организации. Используйте актуальные образцы, соблюдайте порядок заполнения и храните документацию в соответствии с требованиями.

Информация в статье актуальна на май 2026 года. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обращаться к нормативным актам или квалифицированному юристу.

Полезные ссылки:

• Официальный сайт Роструда — нормативные акты;
• Портал «Госуслуги» — образцы документов;
• Справочная система КонсультантПлюс — юридические консультации.