Несмотря на постепенный переход на электронный формат ведения кадрового учета, бумажные трудовые книжки продолжают оставаться главным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность сотрудника. Часто возникают ситуации, когда свободное место в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчивается. В этом случае не допускается заводить новую трудовую книжку — необходимо вшить специальный вкладыш. В этой статье мы подробно разберем, как правильно это сделать, чтобы избежать нарушений трудового законодательства.
Когда необходимо вшивать вкладыш?
Вкладыш в трудовую книжку оформляется и вшивается в том случае, если в самой трудовой книжке (в частности, в разделе «Сведения о работе») не осталось свободных строк для внесения новой записи. Обратите внимание: вкладыш не выдается отдельно от трудовой книжки и без нее считается недействительным.
Юридические аспекты и новые бланки
С начала последних лет в России введены в оборот трудовые книжки и вкладыши нового образца (соответствующее постановление Правительства уже вступило в силу). Несмотря на это, правила вшивания и оформления вкладыша остались прежними. Работодатель обязан предоставлять сотруднику копию трудовой книжки по требованию и следить за правильностью ведения документа, независимо от того, бумажный это бланк старого или нового образца.
Пошаговая инструкция: как правильно вшить вкладыш
Многие кадровики совершают ошибку, приклеивая вкладыш или просто вставляя его между страницами. Согласно правилам, вкладыш необходимо именно вшить. Ниже представлен правильный алгоритм действий.
Шаг 1: Заверение вкладыша
Прежде чем вшить вкладыш, его необходимо оформить:
- Поставить на ьном листе вкладыша печать организации (при наличии) и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Заполнить ьный лист данными сотрудника (ФИО, дата рождения, образование, профессия), а также датой заполнения.
- Важно: На ьном листе самого вкладыша указывается дата его заполнения, которая может отличаться от даты заполнения основной трудовой книжки.
Шаг 2: Проставление отметки в трудовой книжке
На внутренней стороне обложки трудовой книжки (в левом верхнем углу) ставится штамп с текстом: «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Если такого штампа нет, допускается надпись от руки, но штамп является обязательным атрибутом правильного оформления.
Шаг 3: Процесс вшивания (Образец)
Существуют строгие правила того, как именно вкладыш должен быть прикреплен к трудовой книжке:
- Расположение: Вкладыш вшивается строго между последней страницей трудовой книжки и задней обложкой. Вшивать его в середину документа или на самое начало — грубая ошибка.
- Отступ от обложки: Нельзя прокалывать саму обложку трудовой книжки. Отверстия для ниток делаются на расстоянии примерно 0,5 – 1 см от корешка обложки, прямо на самом вкладыше и последних страницах бланка книжки.
- Количество стежков: Достаточно сделать 2-3 прокола (стежка) вдоль корешка. Это обеспечит надежное крепление и не позволит вкладышу оторваться.
- Нитки: Используются прочные нитки (можно использовать банковский шпагат или обычные толстые нитки №40-50). Цвет ниток значения не имеет, но чаще используют черные, белые или красные.
- Завязывание: Концы ниток обязательно связываются прочным узлом внутри документа (между обложкой и последней страницей). Узел не должен топорщиться или мешать закрыванию книжки. Длинные концы ниток обрезаются, но оставляется небольшой хвостик (около 1-1,5 см).
Схема-образец вшивания:
Представьте открытую трудовую книжку задней обложкой вверх:
- Прокалываем отверстия на расстоянии 1 см от сгиба обложки.
- Прикладываем вкладыш так, чтобы его ьный лист был первым после обложки.
- Сшиваем через сделанные отверстия: прошиваем вкладыш и последний лист трудовой книжки вместе, не захватывая саму плотную обложку.
- Завязываем узел на внутренней стороне (между обложкой и вкладышем).
Частые ошибки, которых следует избегать
- Приклеивание вкладыша: Использование клея, скотча или скрепок категорически запрещено. Со временем клей разрушает бумагу, а скрепки ржавеют, оставляя пятна.
- Вшивание в середину: Если вшить вкладыш в середину книжки, нарушится логика нумерации записей и документ будет испорчен.
- Отсутствие штампа: Если на обложке трудовой книжки нет отметки «Выдан вкладыш» с серией и номером, вкладыш считается недействительным.
- Пробитие обложки насквозь: Это портит внешний вид документа и может привести к его быстрому износу.
Процесс вшивания вкладыша в трудовую книжку не требует особых навыков шитья, но требует строгого соблюдения кадровых правил. Главное — помнить, что вкладыш является прямым продолжением трудовой книжки. Правильное сшивание, наличие штампа на обложке и корректное заполнение ьного листа гарантируют, что документ не потеряет свою юридическую силу, а стаж сотрудника будет учтен без проблем. Всегда вшивайте вкладыш между обложкой и последним листом, используйте прочные нитки и не забывайте фиксировать узел внутри документа.