Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника․ Однако в процессе длительной трудовой деятельности страницы одного из разделов документа могут полностью заполниться․ В такой ситуации работодатель обязан оформить вкладыш․ Существуют строгие правила того, как именно должна быть зафиксироваться выдача этого дополнения в самом документе․
Когда необходим вкладыш в трудовую книжку?
Согласно п․ 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225), вкладыш вшивается (или вкладывается) в трудовую книжку в том случае, если в ней заполнены все страницы одного из разделов․ Это позволяет продолжить внесение записей о трудовой деятельности работника без необходимости заводить новую книжку․
Как правильно сделать запись о выдаче вкладыша?
Важно понимать, что запись о выдаче вкладыша — это не обычный текст, написанный от руки в хронологическом порядке записей о работе, а специальный административный штамп․
Место размещения записи
Запись о выдаче вкладыша проставляется на ьном листе трудовой книжки (на первой странице, где указаны персональные данные работника: ФИО, дата рождения и т․д․)․
Содержание записи
При выдаче каждого нового вкладыша на ьном листе должен быть проставлен штамп с текстом: «Выдан вкладыш»․ Обязательными реквизитами, которые указываются в штампе, являются:
- Серия вкладыша;
- Номер вкладыша;
- Дата выдачи․
Пошаговый алгоритм оформления
- Обнаружение окончания страниц: Кадровик или бухгалтер фиксирует, что свободное место в соответствующем разделе трудовой книжки закончилось․
- Издание приказа: На основании служебной записки или внутреннего контроля издается приказ о выдаче вкладыша в трудовую книжку конкретному сотруднику;
- Заполнение вкладыша: Вкладыш заполняется в том же порядке, что и основная трудовая книжка․
- Проставление штампа: На ьном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера․
- Передача документа: Вкладыш передается работнику․
Важные нюансы и частые вопросы
Нужно ли вшивать вкладыш?
Несмотря на то, что в некоторых источниках используется термин «вшивается», на практике вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно — его можно просто вложить в обложку документа․ Главное, чтобы он хранился вместе с основной книжкой․
Кто оплачивает вкладыш?
Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется работодателем․ Таким образом, покупка и предоставление вкладыша являются обязанностью организации․
Что делать, если вкладыши закончились снова?
Если страницы вкладыша также заполнены, процедура повторяется: выдается новый вкладыш, и на ьном листе трудовой книжки проставляется еще один штамп с реквизитами нового вкладыша․ Таким образом, на ьном листе может быть несколько таких отметок․
Резюме для кадровика:
Помните: отсутствие штампа на ьном листе о выдаче вкладыша является нарушением правил ведения трудовых книжек, что может вызвать вопросы при проверках трудовой инспекции или при оформлении пенсии работником․