Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. В процессе работы в компании она может заполниться полностью, и в таком случае появляется необходимость продолжить вести сведения о трудовом стаже. Именно для этого предназначены вкладыши в трудовую книжку. Ниже подробно разберём, зачем они нужны, как их оформлять, а также какие правовые нюансы следует учитывать.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный лист, который вшивается в трудовую книжку между последним заполненным листом и правой обложкой. Он оформляется и ведётся работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка. Вкладыш не является самостоятельным документом: без вшивания он считается недействительным.
Когда и зачем нужен вкладыш?
- Если все страницы одного из разделов (например, раздел «Трудовые отношения» или «Обучение и повышение квалификации») заполнены.
- При переходе сотрудника к новому работодателю, если предыдущая трудовая книжка полностью заполнена.
- Для резервных копий: организации могут иметь до 3 бланков (трудовой книжки + вкладыш).
- В случае утеря или повреждения трудовой книжки – при выдаче нового бланка с вкладышем.
Правовые основы оформления вкладыша
В соответствии с пунктами 60 и 61 Инструкции по ведению трудовых книжек (Беларусь) и аналогичными положениями в РФ, при заполнении всех страниц одного раздела:
- Вкладыш оформляется работодателем, у которого закончилась трудовая книжка.
- На ьном листе вкладыша указывается дата фактического заполнения, а не дата первоначального заведения трудовой книжки.
- Печатка работодателя и подпись руководителя обязательны.
- Вкладыш вшивается в трудовую книжку и считается её неотъемлемой частью.
Как оформить вкладыш – пошаговая инструкция
- Получение бланка вкладыша – в отделе кадров или у поставщика официальных бланков. Убедитесь, что у вас есть актуальный образец (2025/2026).
- Заполнение ьного листа вкладыша:
- ФИО сотрудника
- Номер и серия трудовой книжки
- Дата выдачи вкладыша
- Подпись руководителя и печать организации
- Заполнение разделов вкладыша – в соответствии с теми же правилами, что и в трудовой книжке. Вставьте новые записи о трудовом стаже, обучении, повышении квалификации и т.д.
- Вшивание вкладыша – аккуратно прижмите его к последнему заполненному листу трудовой книжки. Убедитесь, что листы не перекрывают друг друга.
- Подтверждение вшивания – на первом листе трудовой книжки (где записаны данные о сотруднике) проставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия).
- Хранение и учёт – ведите учёт всех выданных вкладышей в кадровом учёте. Важно фиксировать дату выдачи и номер бланка.
Как правильно хранить и учитывать вкладыши
- Вкладыши должны храниться в том же месте, что и трудовые книжки, в защищённом от влаги и прямого света месте.
- В учётной системе кадрового отдела обязательно фиксировать номер и серию вкладыша, дату выдачи и имя сотрудника.
- При проверке со стороны контролирующих органов (например, ФСС, ФССП) необходимо предоставить оригиналы всех вкладышей.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать отдельный лист вместо вкладыша? – Нет, отдельный лист недействителен. Вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку.
- Сколько бланков можно иметь в резерве? – Организация может приобрести не более 3 бланков (трудовая книжка + вкладыш).
- Какой срок действия вкладыша? – Вкладыш действует столько, сколько трудовая книжка, до её закрытия.
- Что делать, если вшитый вкладыш повредился? – В случае повреждения необходимо выдать новый вкладыш и вшить его в оригинальную трудовую книжку.
Пример оформления вкладыша (образец 2026 года)
Ниже приведён пример заполнения ьного листа вкладыша:
ьный лист вкладыша ------------------------------------ ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович Номер трудовой книжки: 123456 Серия: АБ Дата выдачи вкладыша: Печать организации: __________________ Подпись руководителя: __________________
После заполнения ьного листа и разделов, вкладыш вшивается в трудовую книжку, а на первом листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш».
Где купить бланки и вкладыши?
Бланки трудовых книжек и вкладышей можно приобрести в:
- Официальных поставщиках печатной продукции (например, SPOK.BY).
- Кадровых центрах и отделах кадров крупных компаний.
- Онлайн-магазинах, специализирующихся на HR‑материалах.
Вкладыши в трудовую книжку – это не просто дополнительный лист, а важный элемент официального учёта трудовой деятельности. Они позволяют:
- Продолжать вести сведения о стаже, даже если все страницы одного раздела заполнены.
- Обеспечить юридическую чистоту при переходе сотрудника к новому работодателю.
- Соблюдать требования законодательства по учёту трудовой книжки.
Правильное оформление, вшивание и учёт вкладышей гарантирует, что трудовая книжка останется надёжным документом, подтверждающим трудовую историю сотрудника.
Если у вас возникли вопросы по конкретным нюансам оформления вкладыша, обратитесь в отдел кадров вашей организации или к специалистам по трудовому праву.