Вкладыш в трудовую книжку – это отдельный документ, который вшивается в основную книгу и содержит сведения о работе сотрудника в конкретном месте работы (организации, предприятии, учреждении). Его оформление регулируется Правилами ведения трудовых книжек и Постановлением Правительства РФ. Ниже приведён подробный образец заполнения записей о вкладыше, а также рекомендации по его оформлению и хранению.
Что такое вкладыш и зачем он нужен?
- Вкладыш – отдельный лист, вшиваемый в трудовую книжку.
- Содержит сведения о работе в конкретном месте: дата приема, перевод, увольнение, должность, стаж.
- Обязателен при работе в нескольких организациях, при переводе по месту работы, при переходе на другую должность в рамках одного предприятия.
- Позволяет работодателю вести учёт трудовой деятельности без изменения основной книги.
Основные требования к оформлению вкладыша
- ьный лист вкладыша должен быть идентичен ьному листу трудовой книжки: одинаковый шрифт, размер, оформление.
- На ьном листе указывается:
- Название организации (полное юридическое наименование).
- Серия и номер вкладыша.
- Дата выдачи вкладыша.
- Штамп с надписью «Выдан вкладыш» и печать отдела кадров.
- Внутренние разделы вкладыша (разделы 1–4) оформляются точно так же, как и в основной трудовой книжке.
- Все записи должны быть подписаны и печатаны работодателем, а также подписаны работником (если это предусмотрено правилами).
Структура вкладки (разделов)
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Записи | Дата приема, перевод, увольнение, сведения о стаже. |
| Дата | Дата начала и окончания работы в данной организации. |
| Сведения о приеме, переводе, увольнении | Форма договора, причина увольнения, должность, отдел. |
| Основание | Постановление, приказ, договор, решение о переводе. |
Пример заполнения вкладыша
ьный лист
ТРУДОВАЯ КНИЖКА ВКЛАДЫШ № 1/2026 ООО «РосТех» (полное название) Выдан: Штамп: Выдан вкладыш Печать: Отдел кадров
Раздел 1. Записи
Дата приема: Дата увольнения: Стаж: 2 года 10 месяцев Должность: Инженер-исследователь Отдел: Технический
Раздел 2. Дата
–
Раздел 3. Сведения о приеме, переводе, увольнении
Прием на работу: Договор № 12/2023 от Увольнение: Приказ № 45/2025 от Причина увольнения: Конец срока контракта
Раздел 4. Основание
Основание приема: Приказ руководителя ООО «РосТех» № 12/2023 Основание увольнения: Приказ руководителя ООО «РосТех» № 45/2025
Как правильно вшивать вкладыш в трудовую книжку
- Вкладыш вшивается в книгу в том месте, где должна быть запись о работе в данной организации.
- Вшивание производится с помощью специального клея, при этом сохраняется целостность страниц.
- После вшивания вкладыш фиксируется в книге, а работодатель сохраняет копию оригинального вкладыша.
Хранение и передача вкладыша
- Вкладыш хранится в трудовой книжке до момента увольнения сотрудника.
- При увольнении работника необходимо выдать ему копию вкладыша (если это предусмотрено договором).
- При переходе сотрудника в другую организацию новый вклад должен быть оформлен в новой трудовой книжке.
Частые ошибки при заполнении вкладыша
- Неправильный формат даты (дд.мм.гггг вместо дд.мм.гг).
- Отсутствие штампа «Выдан вкладыш».
- Несоответствие ьного листа основной трудовой книжке.
- Неправильное указание основания (не указано решение, приказ, договор).
- Отсутствие подписи работника (если это требуется).
Юридические нюансы
- В соответствии с пунктом 38 Правил ведения трудовых книжек, вкладыш считается официальным документом, если он вшит и оформлен должным образом.
- Печать отдела кадров, а не печати организации, допускается, если это указано в внутреннем регламенте предприятия.
- При несоблюдении правил оформления вкладыша работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение трудового законодательства.
Краткая чек‑лист для кадровиков
- Подготовить ьный лист с правильными данными.
- Заполнить разделы 1–4 согласно шаблону.
- Проверить даты, основания, подписи.
- Вшить вкладыш в трудовую книжку.
- Установить штамп «Выдан вкладыш» и печать отдела кадров.
- Сохранить копию вкладыша в личном деле сотрудника.
Оформление вкладыша в трудовую книжку – важный этап, который обеспечивает юридическую чистоту трудовых отношений и позволяет работодателю и работнику иметь достоверный документ о стаже и истории работы. Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение кадровой документации.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или в региональный отдел труда.