В российской трудовой практике «вкладыш» в трудовую книжку – это официальный документ, который позволяет работодателю продолжить вести запись трудового стажа сотрудника, когда все страницы текущей книжки заполнены. В статье разберёмся, когда и как правильно оформлять вкладыш, какие сроки и даты учитывать, а также какие нюансы могут возникнуть при работе с разными образцами трудовых книжек.
Что такое вкладыш и когда он нужен?
Вкладыш – это отдельный лист, который вшивается в трудовую книжку и становится её неотъемлемой частью. Он используется в следующих случаях:
- Все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены.
- Заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях».
- Не хватает места для новой записи о трудовом стаже, но в остальных разделах книжки есть свободные ячейки.
Вкладыш оформляется тем работодателем, у которого закончилась трудовая книжка. Его печатью заверяется новый бланк, а дата на ьном листе вкладыша ставится по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.
Как правильно заполнить ьный лист вкладыша
ьный лист вкладыша выглядит аналогично ьному листу обычной трудовой книжки. Важно помнить:
- На ьном листе вкладыша указывается дата его заполнения.
- Если в ьном листе первой рабочей книжки нет места для записи о выдаче последующего вкладыша, запись делается на ьном листе первого вкладыша.
- Печать работодателя, подпись и дата – обязательные элементы.
Где вшивать вкладыш?
Обычно вкладыш вшивают в середину первого вкладыша, где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждении. Это обеспечивает логичное продолжение записи. Если в первой рабочей книжке уже есть вкладыш, новый вкладыш вшивают после него, но до раздела «Сведения о награждениях».
Что делать, если сотрудник привёл старую трудовую книжку
Если работник принёс вам трудовую книжку советского образца, следуйте этим рекомендациям:
- Проверьте, не закончились ли страницы текущего раздела.
- Если место осталось, просто добавьте запись в свободную ячейку.
- Если место закончено, выдайте новый вкладыш нового образца, даже если у сотрудника старый формат.
Важно помнить, что бумажные трудовые книжки продолжают вести только у работников, у которых они были оформлены до 2021 г. После этого года в России применяются электронные трудовые книжки, но бумажные версии всё ещё могут использоваться в некоторых регионах.
Сроки и даты при оформлении вкладыша
При заполнении вкладыша соблюдайте следующие правила:
- Дата в графе «Дата заполнения» – фактическая дата заполнения вкладыша.
- Если в календаре есть выходные (например, 08‑10 мая 2021 г.) – дата заполнения может быть перенесена на ближайший рабочий день;
- При выдаче вкладыша сотруднику обязательно оформляется заявление о приёме вкладыша, если это требуется в компании.
Как оформить вкладыш в электронном виде
Если ваш штат уже использует электронные трудовые книжки, то вкладыш в бумажной форме не нужен. Однако, если сотрудник продолжает использовать бумажную книжку, вы можете:
- Выдать бумажный вкладыш, а в электронном реестре добавить запись о его выдаче.
- Обеспечить согласование даты и печати с электронным регистром.
Практические советы для кадровиков
- Проверяйте наличие свободных ячеек в каждом разделе перед выдачей вкладыша.
- Не забывайте ставить печать работодателя на ьном листе вкладыша.
- Сохраняйте копию заполненного вкладыша в личном архиве кадровой службы.
- Если сотрудник работает в нескольких компаниях, убедитесь, что вкладыш оформлен у того работодателя, у которого закончилась книжка.
- При возникновении спорных ситуаций обращайтесь к правилам Трудового кодекса РФ и рекомендациям Федеральной службы по труду.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать вкладыш без печати работодателя? Нет, печать обязательна.
- Что делать, если в ьном листе первой книжки нет места для записи о выдаче вкладыша? Запишите эту информацию на ьном листе первого вкладыша.
- Можно ли использовать вкладыш старого образца в новой книжке? Да, но лучше использовать новый образец, чтобы избежать конфликтов с регламентами.
- Нужно ли брать у сотрудника заявление о приёме вкладыша? Это зависит от внутренней политики компании, но рекомендуется оформлять.
Вкладыш в трудовую книжку – это простой, но важный инструмент, позволяющий работодателю продолжать вести запись трудового стажа сотрудника, когда место в текущей книжке заканчивается. Главное – соблюдать правила оформления, ставить правильные даты, использовать печать работодателя и, при необходимости, оформлять заявление сотрудника. Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок и обеспечите корректность кадровой документации.
Если у вас возникли вопросы или нужна помощь в оформлении вкладыша, обратитесь к специалисту по кадровому учету или в отдел кадров вашей компании.