В 2026 году вопрос взаимодействия с Пенсионным фондом (ПФР/ПФУ) касательно трудовых книжек стоит особенно остро. Произошел окончательный переход на цифровые рельсы, и бумажный документ постепенно уходит в историю. Многие граждане и работодатели задаются вопросом: на какой срок нужно предоставлять трудовую книжку, когда это необходимо делать и что изменится после июня 2026 года.
В этой статье мы подробно разберем актуальные требования, критические даты и порядок действий для работающих граждан и пенсионеров.
Ключевая дата: 10 июня 2026 года
Самое важное, что нужно помнить прямо сейчас: 10 июня 2026 года является финальным сроком пятилетнего переходного периода. Именно до этой даты работники и работодатели должны были подать скан-копии бумажных трудовых книжек в Пенсионный фонд для их полной оцифровки.
- Для кого это важно: Для всех работников, чьи данные о стаже до 2020 года еще не были полностью внесены в электронный реестр.
- Последствия пропуска срока: После этой даты Пенсионный фонд может отказаться принимать бумажные оригиналы или их скан-копии для внесения данных о периодах работы, предшествующих 2020 году. Это может создать сложности при подтверждении стажа для будущей пенсии.
Нужно ли подавать трудовую книжку при выходе на пенсию?
Процедура предоставления документа зависит от статуса гражданина:
Для тех, кто только оформляет пенсию
Если вы подаете заявление на назначение пенсии, наличие подтвержденного стажа критически важно. С 2015 года, после принятия ФЗ «О страховых пенсиях», обязанность по передаче сведений лежит на работодателе, однако при оформлении пенсии сам гражданин должен убедиться, что весь его стаж учтен.
Если в электронной базе ПФР есть пробелы в стаже до 2020 года, предоставление скан-копии или оригинала трудовой книжки (если электронная версия не сформирована) необходимо для перерасчета и назначения выплат.
Для работающих пенсионеров
Согласно разъяснениям экспертов и данным FactorAcademy (2026 г.), работающим пенсионерам не обязательно повторно подавать трудовую книжку для оцифровки, если:
- Все данные о стаже до момента первоначального назначения пенсии уже учтены Пенсионным фондом.
- Перерасчет пенсии производится автоматически каждые два года на основе отчетов работодателя (форма СЗВ-Т/СЗВ-СТАЖ), которые поступают в фонд в электронном виде.
Однако, если вы обнаружили ошибку в своем электронном стаже или missing periods (пропущенные периоды), подача уточняющих документов (скан-копии трудовой) возможна и необходима для коррекции данных.
Как подать данные в Пенсионный фонд: пошаговая инструкция
Скан-копии трудовой книжки принимаются исключительно в электронном виде через личные кабинеты. Личное посещение с оригиналом для «подшивки в дело» в большинстве случаев уже не требуется, так как идет процесс отказа от бумажного носителя.
Алгоритм действий для гражданина:
- Получение электронной подписи (КЭП): Это обязательный инструмент для работы с государственными порталами.
- Регистрация на портале: Необходимо войти в личный кабинет на официальном сайте Пенсионного фонда (ПФР или ПФУ, в зависимости от юрисдикции) с помощью КЭП.
- Раздел «Электронная трудовая книжка»: В меню личного кабинета выберите соответствующий пункт.
- Загрузка документов: Следуйте инструкциям для загрузки отсканированных страниц трудовой книжки. Важно, чтобы сканы были четкими и читаемыми.
Важно: Если в течение трех месяцев после возникновения права на пенсию лицо не сообщило в ПФУ о выбранном механизме выплаты, считается, что пенсионер планирует получать пенсию с более позднего возраста. Поэтому своевременная подача документов о стаже критична.
Обязанности работодателей
Работодатели играют ключевую роль в процессе цифровизации. Согласно законодательству:
- Работодатель обязан выдавать работнику, оформляющему пенсию, выписку из трудовой книжки или саму книжку по запросу.
- С апреля 2020 года установлены жесткие сроки представления сведений о трудовой деятельности в ПФР (обычно до 15 числа месяца, следующего за отчетным).
- До 10 июня 2026 года работодатели должны были обеспечить оцифровку архивных данных своих сотрудников.
Частые вопросы (FAQ)
Принимает ли ПФР скан-копии сейчас?
Да, но преимущественно через личный кабинет на портале до истечения предельных сроков оцифровки. После 10 июня 2026 года процедура может быть существенно усложнена или изменена, так как приоритет отдается данным, уже находящимся в электронном реестре.
Что делать, если я не подал заявление о выборе формата трудовой в 2020 году?
Если в 2020 году работник не подал заявления о переходе на электронную трудовую, работодатель продолжил вести бумажную версию параллельно с электронной. Сейчас необходимо срочно проверить выписку из электронной трудовой и, при необходимости, инициировать процесс внесения недостающих данных из бумажного оригинала до окончания переходного периода.
Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой?
Да, электронная трудовая книжка (ЭТК) является основным документом с 1 января 2020 года. Бумажный вариант сохраняется у владельца на руках, но юридическую силу в первую очередь имеют данные, внесенные в информационную систему ПФР.
Период до 10 июня 2026 года является финальным этапом массовой оцифровки трудового стажа. Гражданам, особенно тем, кто планирует выход на пенсию в ближайшие годы, настоятельно рекомендуется проверить свои данные в личном кабинете Пенсионного фонда. Отсутствие записей в электронном реестре может привести к недополучению пенсионных баллов и снижению размера выплат.
Помните: своевременная цифровизация ваших трудовых данных, это гарантия вашей будущей финансовой безопасности.