В этой статье мы подробно рассмотрим вопрос о том, что такое вкладыш в трудовую книжку, когда он нужен, как его оформить и как он соотносится с новой формой трудовой книжки. Мы также разберем актуальные правила ведения и хранения трудовых книжек на 2026 год.

Что такое трудовая книжка и вкладыш?

Трудовая книжка – это документ, который ведется работодателем для учета информации о трудовой деятельности работника. В ней фиксируются сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях, награждениях и других важных событиях.

Вкладыш – это дополнительная часть к трудовой книжке, которая вставляется в нее, когда заканчивается место для записей в основной части. Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка.

Когда нужен вкладыш?

Вкладыш в трудовую книжку вставляется, когда в основной части трудовой книжки не остается места для новых записей. Это происходит, когда все страницы разделов заполнены.

Новая форма трудовой книжки: что изменилось?

С 1 сентября 2021 года введена новая форма трудовой книжки. Основные изменения:

• Увеличение количества разделов: Раздел «Сведения о работе» теперь содержит 12 разворотов (в старой форме было 9).
• Изменение структуры раздела «Сведения о награждениях»: Раздел «Сведения о награждениях» в новой форме включает 5 разворотов (в старой форме – 8).
• Уточнение о печати работодателя: На ьном листе новой формы указано, что печать работодателя ставится на трудовую книжку только при ее наличии.

Вкладыш в трудовую книжку: оформление и порядок в 2026 году

Несмотря на переход на новую форму трудовой книжки, вкладыш в трудовую книжку по-прежнему нужен, если в основной части закончилось место для записей.

Порядок оформления вкладыша:

Заполнение вкладыша: Работодатель заполняет вкладыш в том же порядке, что и основную часть трудовой книжки. Обязательно указываются все необходимые сведения о трудовой деятельности работника.
Ведение вкладыша: Вкладыш ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вшивание в трудовую книжку: Заполненный вкладыш вставляется в трудовую книжку.

Важно помнить:

• Вкладыш оформляется и ведется тем же работодателем, который вел основную трудовую книжку.
• Дата на ьном листе вкладыша ставится по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения трудовой книжки.
• В случае заполнения всех страниц одного из разделов трудовой книжки, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Можно ли вшивать вкладыш после 1 сентября 2021 года?

Да, вшивать вкладыш в трудовую книжку можно и после 1 сентября 2021 года, если в основной части трудовой книжки закончилось место для записей. Это позволяет избежать риска потери информации о трудовой деятельности работника.

Стоимость трудовой книжки и вкладыша

В бухучете стоимость трудовых книжек и вкладышей к ним сразу отражается в прочих расходах. В составе запасов их отражать не нужно. Бланки трудовых книжек отражаются также на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке. При оформлении новой книжки или дубликата можно потребовать от сотрудника возместить стоимость бланка.

Внесение записи о приеме на работу во вкладыш

Если вы уже зарегистрировали вкладыш в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней и внесли в нее запись о приеме на работу, то в новой трудовой книжке укажите:

• Дату приема на работу.
• Должность, на которую принят работник.
• Наименование работодателя.
• Сведения о квалификации работника.
• Условия работы.

Вкладыш в трудовую книжку – важный документ, который позволяет вести полный учет трудовой деятельности работника. Несмотря на переход на новую форму трудовой книжки, правила оформления и ведения вкладыша остаются прежними. Важно помнить о необходимости своевременного заполнения вкладыша и его правильного вшивания в трудовую книжку.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалисту.