Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. В случае, если в течение работы необходимо внести новую запись в раздел, но все графы уже заполнены, работодателю приходится прибегать к использованию вкладыша. Вкладыш – это дополнительный лист, который вшивается в трудовую книжку и содержит новую запись, не нарушая целостности оригинала.
Когда нужен вкладыш
- Внесение новой записи в раздел «Сведения о работе» (переход на новое место работы, повышение квалификации, обучение).
- Корректировка ошибок в ранее внесённых данных.
- Уточнение сведений, которые не были учтены при первой регистрации.
Правовые основы
В соответствии с Правилами оформления трудовой книжки (Постановление Правительства РФ от № 1220), количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, не регламентировано. Однако:
- Каждый вкладыш должен быть оформлен в соответствии с законом.
- Для каждого вкладыша ставится отдельный штамп «Выдан вкладыш».
- Вкладыш оформляется на том же типе бумаги (80 г/м²), что и оригинальная трудовая книжка.
Подготовка вкладыша
- Печатная подготовка – используйте шаблон, который можно скачать с официальных сайтов (например, КонсультантПлюс).
- Печать – печать должна быть чёткой, без размытостей.
- Проверка данных – убедитесь, что в вкладыше указаны ФИО, дата рождения, серия и номер трудовой книжки, а также реквизиты вкладыша (номер, дата выдачи).
Заполнение вкладыша
| Поле | Содержание |
|---|---|
| ФИО работника | Иванов Иван Иванович |
| Дата рождения | |
| Серия и номер трудовой книжки | Серия АА № 123456 |
| Номер вкладыша | № 1 |
| Дата выдачи вкладыша | |
| Запись о работе | Перевод на должность: Руководитель отдела продаж (с ) |
Вшивание вкладыша в трудовую книжку
- Выбор места – вкладыш вшивается после последней страницы оригинальной трудовой книжки. Если на титульном листе нет места для записи о выдаче вкладыша, запись делается на титульном листе первого вкладыша.
- Штамп – на титульном листе вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш № 1 от ».
- Закрепление – вкладыш закрепляется с помощью скрепки (стандартная 3‑скрепка) или клея. Важно, чтобы он не смещался.
- Проверка – после вшивания убедитесь, что все страницы видны и нет пересечений текста.
Образец заявления работника о выдаче вкладыша
Заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку Я, Иванов Иван Иванович, прошу выдать мне вкладыш в трудовую книжку № АА 123456, чтобы внести в раздел «Сведения о работе» новую запись о переводе на должность Руководитель отдела продаж. Подпись: ___________
Схема оформления вкладыша
- Шаг 1: Заполнить бланк вкладыша (см. образец выше).
- Шаг 2: Печатать вкладыш на бумаге 80 г/м².
- Шаг 3: Поставить штамп «Выдан вкладыш» на титульном листе вкладыша.
- Шаг 4: Вшить вкладыш в трудовую книжку после последней страницы.
- Шаг 5: Убедиться, что все страницы видны и закреплены.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вшивать несколько вкладышей подряд?
- Да, но каждый из них должен иметь свой штамп и номер. Вкладыши вшиваются последовательно, после последней страницы предыдущего вкладыша.
- Что делать, если титульный лист оригинальной трудовой книжки заполнен?
- Запись о выдаче вкладыша делается на титульном листе первого вкладыша.
- Нужно ли хранить копию вкладыша?
- Да, работодателю необходимо хранить копию вкладыша в кадровом учёте.
Вкладыш в трудовую книжку – это надёжный способ добавить новую запись, не нарушая целостности оригинала. Следуя приведённой инструкции и соблюдая требования закона, вы сможете быстро и корректно оформить вкладыш, а работник получит официальное подтверждение изменений в своей трудовой истории.