Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. С 2020 года в России активно используется система вкладышей в трудовые книжки, которые выдаются при заполнении всех страниц основного бланка. В 2026 году правила оформления и вклеивания вкладышей остались неизменными, но требуют строгого соблюдения процедур, чтобы избежать юридических рисков и недопонимания при проверке со стороны инспекций труда, Пенсионного фонда или новых работодателей.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку выдается в следующих случаях:

• Заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» в основной трудовой книжке;
• Повреждена или утеряна одна из страниц трудовой книжки, и требуется восстановление данных;
• Работник утратил трудовую книжку, и ей выдана новая с вкладышем, содержащим ранее зафиксированные сведения.

Важно: вкладыш — это не отдельный документ, а неотъемлемая часть трудовой книжки. Он имеет ту же юридическую силу, что и основной бланк, и должен храниться вместе с ним.

Порядок оформления вкладыша: пошаговая инструкция

Шаг 1: Получение вкладыша от работодателя

Вкладыш выдается работнику бесплатно работодателем за счет средств организации. Работник не обязан покупать его самостоятельно. В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель обязан обеспечить работника бланками вкладышей при необходимости.

Для получения вкладыша работник подает заявление в письменной форме. Образец заявления можно найти на сайте организации или запросить у кадровика. Заявление не требует нотариального заверения.

Шаг 2: Заполнение ьного листа вкладыша

Важно! Сначала заполняется ьный лист вкладыша, только потом он вклеивается в трудовую книжку. Это исключает риск ошибок при внесении данных в уже прикрепленный бланк.

На ьном листе вкладыша указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, как в основной трудовой книжке);
• Дата рождения;
• Серия и номер вкладыша (указываются на бланке);
• Дата выдачи вкладыша;
• Наименование и реквизиты организации-работодателя (с указанием ИНН, ОГРН);
• Подпись работника;
• Подпись ответственного лица кадровой службы;
• Печать организации (если она используется).

Внимание! Подпись работника ставится только после проверки всех данных. Если допущена ошибка — вкладыш аннулируется и выдается новый.

Шаг 3: Внесение записи в основную трудовую книжку

После заполнения ьного листа вкладыша в основной трудовой книжке делается обязательная запись о выдаче вкладыша. Формулировка записи должна быть следующей:

«Выдан вкладыш к трудовой книжке № [номер] серии [серия] от [дата]»

Запись оформляется на последней свободной строке ьного листа или в разделе «Сведения о работе» (если есть место). Запись заверяется:

• Подписью ответственного лица кадровой службы;
• Печатью организации (если используется);
• Указанием даты выдачи.

Эта запись обязательна — без нее вкладыш не считается официально оформленным, и его данные могут быть отклонены при проверке.

Шаг 4: Вклеивание (вшивание) вкладыша в трудовую книжку

Согласно действующему Порядку № 320н, не предусмотрено строгого требования о способе крепления вкладыша — вшивать его или клеить. Однако на практике и по рекомендациям Минтруда и КонсультантПлюс, наиболее надежным и рекомендуемым способом является вшивание.

Как правильно вшить вкладыш:

1. Разложите трудовую книжку так, чтобы последняя страница (с записью о выдаче вкладыша) была обращена вверх.
2. Положите вкладыш между последней страницей трудовой книжки и обложкой (то есть внутрь, как «внутреннюю вставку»).
3. Используйте прочную нить и иглу, чтобы прошить вкладыш вместе с книжкой по левому краю — через все слои (включая обложку).
4. Сделайте не менее 3–4 узлов, чтобы вкладыш не выпал.
5. Закрепите концы нити внутри обложки, чтобы они не торчали.

Альтернатива, вклеивание: если вшивание невозможно (например, книжка из тонкого картона), допускается надежное клеевое крепление по левому краю вкладыша к внутренней стороне обложки. Но клей должен быть прозрачным, не разъедающим бумагу (например, ПВА). Не используйте скотч или двусторонний скотч — это не соответствует требованиям.

Шаг 5: Учет вкладыша в журнале

Все выданные вкладыши подлежат обязательному учету в Журнале учета трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Приказом № 320н).

В журнал вносятся:

• Дата выдачи вкладыша;
• Фамилия, имя, отчество работника;
• Серия и номер вкладыша;
• Номер трудовой книжки;
• Подпись работника о получении;
• Подпись ответственного лица кадровой службы.

Журнал ведется в течение всего срока хранения трудовых книжек, не менее 75 лет.

Что делать, если вкладыш утерян?

Если вкладыш утерян, работник должен написать заявление о его утрате. Работодатель обязан:

• Выдать дубликат вкладыша;
• Сделать запись в трудовой книжке: «Вкладыш к трудовой книжке № [номер] серии [серия] от [дата] утрачен. Выдан дубликат № [новый номер] серии [новая серия] от [дата]»;
• Внести запись в журнал учета с указанием причины замены.

Дубликат оформляется по тем же правилам, что и первоначальный вкладыш.

Ошибки, которых следует избегать

• Не вносить запись о выдаче вкладыша в основную трудовую книжку, это нарушение, ведущее к признанию документа недействительным.
• Клеить вкладыш наружу — он должен быть вшит внутрь, чтобы не оторвался при перелистывании.
• Использовать скрепки, кнопки, скотч — это не допускается;
• Заполнять вкладыш до записи в книжке, сначала делается запись в книжке, потом — вкладыш.
• Не вести учет в журнале — грубое нарушение, ведущее к штрафам от Государственной инспекции труда.

Правильное оформление и вшивание вкладыша в трудовую книжку — это не формальность, а важный элемент кадрового документооборота. Несоблюдение процедур может привести к:

• Отказу в начислении пенсии;
• Отказу в приеме на новую работу;
• Штрафам для работодателя до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Следуйте инструкции: сначала заполните вкладыш, затем сделайте запись в книжке, потом вшейте его и занесите в журнал. Это гарантирует юридическую чистоту документа и защитит как работника, так и работодателя.

Помните: трудовая книжка — это история вашей профессиональной жизни. Каждая запись, каждый вкладыш — важная страница этой истории. Отнеситесь к ним с ответственностью.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Основано на Приказе Минтруда РФ № 320н, разъяснениях КонсультантПлюс и методических рекомендациях Роструда.