Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В неё работодатель вносит информацию о приёме на работу, переводах, награждениях и увольнениях. Однако иногда случается так, что все графы в одном из разделов трудовой книжки уже заполнены, а нужно внести новую запись. В этом случае оформляется вкладыш в трудовую книжку.
Важно! Вкладыш оформляется только в том случае, если в трудовой книжке закончилось место для внесения новых записей, а не для исправления ошибок или дублирования информации.
Когда нужен вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку оформляется в следующих случаях:
- Когда все графы в одном из разделов трудовой книжки полностью заполнены;
- Когда необходимо внести новую запись о приёме на работу, переводе или увольнении;
- Когда в трудовой книжке отсутствует ьный лист или он повреждён (в этом случае оформляется дубликат трудовой книжки, а не вкладыш).
Порядок оформления вкладыша
Подготовка необходимых документов
Для оформления вкладыша потребуются:
- Трудовая книжка сотрудника;
- Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность работника;
- Приказ о приёме на работу, переводе или увольнении (если вкладыш оформляется по новым данным);
- Бланк вкладыша (можно приобрести в типографии или у поставщика канцелярских товаров).
Обратите внимание! Бланк вкладыша должен быть утверждённой формы и соответствовать требованиям, предъявляемым к оформлению трудовых книжек.
Заполнение вкладыша
Вкладыш заполняется в следующем порядке:
Пример заполнения:
В графе «Сведения о работе» указываются:
- Номер записи (продолжение нумерации из основной трудовой книжки);
- Дата внесения записи;
- Содержание записи (например, «Принят на должность менеджера отдела продаж»);
- Основание (приказ, распоряжение и т.д.).
Все записи должны быть внесены чёрной, синей или фиолетовой пастой, разборчивым почерком. Не допускаются исправления, подчистки или помарки.
Оформление вкладыша
После заполнения вкладыш:
- Подшивается к трудовой книжке;
- Прошивается нитками (не менее 4 стежков);
- На обратной стороне последнего листа делается надпись: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью» с указанием количества листов;
- Ставится подпись ответственного лица и печать организации.
Важно! Вкладыш должен быть пронумерован и прошит вместе с трудовой книжкой. Не допускается отдельное хранение вкладыша.
Ответственность за оформление вкладыша
Ответственность за правильное оформление вкладыша возлагается на:
- Работодателя (организацию, где работает сотрудник);
- Сотрудника кадровой службы, который непосредственно вносит записи;
- Руководителя организации, который утверждает приказ о приёме на работу или переводе.
Что делать, если вкладыш утерян
Если вкладыш утерян, необходимо:
- Обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата;
- Предоставить копии документов, подтверждающих трудовую деятельность (трудовые договоры, приказы и т.д.);
- Получить дубликат трудовой книжки с внесёнными записями из вкладыша.
Важно! Дубликат трудовой книжки оформляется только в случае её утери или повреждения. Вкладыш не дублируется отдельно от основной книжки.
Частые ошибки при оформлении вкладыша
При оформлении вкладыша часто допускаются следующие ошибки:
- Использование неутверждённых бланков;
- Неправильное заполнение граф (отсутствие дат, оснований, подписей);
- Нарушение порядка прошивки и нумерации;
- Внесение записей не в хронологическом порядке;
- Отсутствие печати организации.
Оформление вкладыша в трудовую книжку — это ответственная процедура, которая требует соблюдения всех норм и правил. Неправильное оформление может привести к юридическим последствиям, поэтому важно подходить к этому вопросу со всей серьёзностью.
Если у вас возникли сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или в юридическую службу организации.
Помните! Трудовая книжка — это документ строгой отчётности. Все записи должны быть внесены правильно и своевременно.