Вкладыш трудовой книжки (или «дополнение») – это отдельный документ, который выдается работнику, если в его основной трудовой книжке (ТК) не хватает места для новых записей. Вкладыш оформляется в соответствии с законодательством РФ, а именно:
- Постановлением Министра труда и социальной защиты РФ от 2003 г. № 225‑ВР «Об установлении формы вкладыша в трудовую книжку»;
- Постановлением Правительства РФ от 2003 г. № 225 «О порядке выдачи и оформления вкладыша в трудовую книжку».
Ниже приведён подробный образец заполнения вкладыша, а также пошаговая инструкция, как правильно оформить и вставить его в трудовую книжку.
Что такое вкладыш трудовой книжки?
Вкладыш – это отдельный документ, который вшивается в трудовую книжку. Он содержит:
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, серия и номер ТК);
- Информацию о выдаче вкладыша (номер, дата выдачи, серия);
- Печать и подпись кадровика, который оформил вклад.
Вкладыш обязателен, если в ТК не хватает места для новых записей. Он не заменяет ТК, а лишь дополняет её.
Какой формат и размер вкладыша?
Официальный формат вкладыша – A5 (148 × 210 мм). Вкладыш печатается в черном, синем или фиолетовом цвете (чернила должны быть световодостойкими). Важно, чтобы надписи были чёткими и читаемыми – исправления не допускаются.
Пошаговая инструкция по заполнению вкладыша
- Подготовка документа: скачайте официальный бланк вкладыша в формате Word или PDF. В 2026 г. актуальная версия – «Вкладыш в трудовую книжку (образец 2026)».
- Заполнение полей: введите данные следующим образом:
- Наименование организации (сокращённое, если требуется);
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Номер вкладыша;
- Дата выдачи вкладыша;
- Серия вкладыша (если применимо).
- Печать и подпись: после заполнения документа печать организации (если есть) ставится в правом нижнем углу. Подпись кадровика размещается под печатью.
- Проверка: убедитесь, что все поля заполнены, нет пропусков и ошибок. Любые исправления вносить нельзя – в случае ошибки необходимо оформить новый вкладыш.
- Вшивание вкладыша в ТК: вкладыш аккуратно вставляеться в свободную страницу трудовой книжки. На первом листе ТК (титульный) ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием номера, даты выдачи и серии.
- Учет вкладышей: в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей фиксируется дата выдачи, номер и серия вкладыша.
Пример заполнения вкладыша (2026 г.)
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Организация: ООО «Ромашка»
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Серия и номер ТК: 1234 № 567890
Номер вкладыша: 001
Дата выдачи вкладыша:
Серия вкладыша: 5678
__________________________________
Подпись кадровика
__________________________________
Печать организации
Кто отвечает за оформление вкладыша?
Оформление вкладыша выполняет кадровый сотрудник, назначенный в организации. Он обязан:
- Соблюдать формальные требования к заполнению;
- Проверять корректность данных;
- Подписывать и печатать документ;
- Вшивать вкладыш в трудовую книжку и ставить штамп «Выдан вкладыш».
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать электронный формат? – Нет. Вкладыш должен быть в бумажном виде, с печатью и подписью.
- Сколько вкладов может быть в одной трудовой книжке? – Закон не ограничивает количество, но каждый вклад должен быть оформлен отдельно и иметь свой штамп.
- Что делать, если в ТК уже есть вклад? – Вставлять новый вклад только после заполнения всех страниц текущего вклада.
Где скачать официальные бланки?
Официальные бланки можно скачать с сайтов:
- КонсультантПлюс – раздел «Бланки и образцы»;
- МойДело – раздел «Трудовая книжка»;
- Официальный портал государственных услуг – раздел «Трудовые документы».
Заполнение вкладыша трудовой книжки – это простая, но важная процедура, требующая соблюдения формальных требований. Следуя приведённой инструкции и образцу, вы сможете быстро и корректно оформить вклад, избежать ошибок и обеспечить правильный учет трудовой истории сотрудника.
Если возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к кадровому специалисту вашей организации или к официальным источникам законодательства.