Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист, который пришивается к основной трудовой книжке, когда в ней заканчиваются свободные строки для внесения сведений о трудовой деятельности. Ниже подробно рассмотрены моменты, условия и порядок выдачи вкладыша в 2026 году, а также требования к его оформлению и учету.
Нормативная база
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму вкладыша, порядок его оформления, выдачи и учета.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек и вкладышей.
- Постановление Правительства РФ от № 225 (в редакции, действующей в 2026 году) – содержит требования к учету бланков трудовых книжек и вкладышей в отделе кадров.
Когда именно выдают вкладыш?
Вкладыш выдаётся в следующих ситуациях:
- Завершились все страницы трудовой книжки (включая раздел «Сведения о награждениях»). Когда свободных строк для внесения новой записи больше нет, работодатель обязан оформить и вшить вкладыш.
- Трудовая книжка повреждена (например, порвана, испачкана) и дальнейшее ведение записей в ней невозможно без замены листа.
- По требованию сотрудника – если работник предъявил заявление о необходимости нового листа в связи с исчерпанием страниц, работодатель должен выдать вкладыш в течение 15 календарных дней с даты получения заявления (аналогично сроку выдачи дубликата трудовой книжки).
Порядок оформления и выдачи вкладыша
Подготовка бланка
- Бланк вкладыша должен соответствовать форме, утверждённой Приказом № 320н (формат А5, поля для серии и номера, ьный лист с данными о работнике).
- Если на складе остались бланки образца 2004 года, их можно использовать до полного исчерпания запасов – срок годности у них не установлен.
Заполнение ьного листа
- Внести сведения о работнике: ФИО, дата рождения, профессия, должность, номер трудовой книжки.
- Указать серию и номер вкладыша (они печатаются типографским способом на бланке).
- Поставить дату выдачи вкладыша.
Вшивание в трудовую книжку
После заполнения ьного листа вкладыш аккуратно подшивается к первой странице трудовой книжки (там, где находятся сведения о работнике). Швы должны быть прочными, чтобы лист не выпадал при эксплуатации.
Отметка в трудовой книжке
На внутренней стороне обложки трудовой книжки (на первом листе, где внесены данные о работнике) ставится:
- Штамп размером 10 × 25 мм с надписью «Выдан вкладыш»;
- Рядом указываются серия и номер выданного вкладыша.
Регистрация и учет выдачи вкладыша
Согласно внутренней учётной политике отдела кадров, каждый выданный вкладыш подлежит регистрации в следующих документах:
- Книга движения трудовых книжек и вкладышей (приходно‑расходная книга). В ней фиксируются: дата выдачи, ФИО работника, серия и номер вкладыша, основание выдачи (исчерпание страниц, повреждение и т.д.).
- Журнал учёта бланков трудовой книжки и вкладышей – отражает приход и расход бланков на складе.
Важно: вкладыш без трудовой книжки недействителен. Поэтому запись о выдаче делается только после того, как вкладыш физически пришит к трудовой книжке.
Особенности учёта в 2026 году
- Форма вкладыша осталась неизменной с 2021 года; новые бланки печатаются по образцу Приказа № 320н.
- В связи с переходом на электронный документооборот в некоторых организациях ведётся двойной учёт: бумажный вкладыш + электронная копия в системе кадрового учёта.
- Если у организации остались бланки старого образца (до ), их можно использовать, но перед выдачей необходимо проверить, чтобы на бланке были все requisites, предусмотренные текущим приказом (серия, номер, поля для данных о работнике).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли выдать вкладыш, если в трудовой книжке ещё есть свободные строки?
- Нет. Выдача вкладыша предусмотрена только при отсутствии места для записи. Если строки есть, достаточно сделать запись непосредственно в трудовую книжку.
- Сколько вкладышей можно пришить к одной трудовой книжке?
- Законодательством ограничения на количество вкладышей не установлено. При необходимости можно оформить второй, третий и т.д. вкладыш, каждый из которых регистрируется отдельно.
- Нужно ли ставить подпись работника на вкладыше?
- Подпись работника на самом вкладыше не требуется. Подпись ставится только в трудовой книжке при внесении записи о приёме/увольнении, переводах и т.д.
- Что делать, если работник потерял трудовую книжку вместе с вкладышем?
- В этом случае оформляется дубликат трудовой книжки. Вкладыш, потерянный вместе с основным документом, восстанавливается как часть дубликата (новая трудовая книжка с уже пришитым вкладышем).
- Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка выдачи вкладыша?
- Нарушение требований по ведению трудовых книжек и вкладышей может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб для организаций).
Выдача вкладыша в трудовую книжку производится исчерпанием свободных страниц в основной книге, при повреждении документа или по заявлению сотрудника (в течение 15 дней). Оформление включает заполнение ьного листа бланка, его вшивание к трудовой книжке и проставление штампа «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера. Все действия должны быть отражены в книге движения трудовых книжек и вкладышей, а также в учёте бланков. Соблюдение указанных правил гарантирует легитимность трудовой книжки и защищает как работника, так и работодателя от возможных претензий контролирующих органов.
Источники: Приказ Минтруда России от № 320н; Трудовой кодекс РФ; Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. 2026 г.); материалы ConsultantPlus, Profiz.ru, nalog-nalog.ru (данные на ).