Вкладыш – это дополнительный бланк, который пришивается к основной трудовой книжке (ТК) при недостатке места для записи о трудовой деятельности. Заполнение ьного листа вкладыша регламентируется нормативными актами и требует внимательного отношения к деталям. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве (Постановление Правительства РФ от  № 225, Приказ Минтруда России от  № 320н) и практических рекомендациях кадровиков.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ № 225 от – утверждает единый образец трудовой книжки и вкладыша к ней.
• Приказ Минтруда России № 320н от – устанавливает порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек и вкладышей.
• ФЗ‑432 «О трудовых книжках» (в редакции действующих изменений) – определяет обязательность ведения ТК и допустимость использования вкладыша.

Что такое вкладыш и когда он необходим

Вкладыш – это лист формата А5, выполненный из той же бумаги, что и основная ТК, с предварительно нанесёнными полями для записи:

• данные о работнике (ФИО, дата рождения, профессия, специальность);
• табельный номер;
• сведения о приёме, переводе, увольнении;
• периоды работы.

Вкладыш оформляется, когда:

• в основной ТК закончились свободные строки для внесения новой записи;
• требуется отразить длительный стаж, который не помещается в одном бланке;
• по решению работодателя (например, при переходе на электронный учёт, но сохранении бумажного дубликата).

Подготовка к заполнению

1. Проверка бланка – убедитесь, что вкладыш соответствует утверждённому образцу (формат, расположение полей, наличие водяных знаков).
2. Сверка данных работника – сравните ФИО, дату рождения, профессию, указанные в основном документе, с теми, что будут внесены в вкладыш.
3. Подготовка инструментов – черная паста или шариковая ручка с синей пастой (по требованию организации), линейка, швейная машинка или игла с ниткой для пришивания.
4. Ставка штампа «Выдан вкладыш» – перед началом заполнения на ьном листе основной ТК (обычно в верхней части) ставится штамп с указанием серии и номера вкладыша.

Заполнение ьного листа вкладыша

ьный лист вкладыша заполняется аналогично ьному листу основной ТК, но с учётом специфики дополнительного бланка.

Обязательные поля

• Фамилия, имя, отчество – полностью, без сокращений.
• Дата рождения – в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Место рождения – город, область/край, страна (при необходимости).
• Профессия, специальность, квалификация – как указано в трудовом договоре.
• Табельный номер – если организация ведёт табельный учёт.
• Дата заполнения вкладыша – фактическая дата внесения первой записи в этот бланк (не путать с датой оформления основной ТК).

Пошаговая инструкция

1. Внесите ФИО в верхнюю строку ьного листа. Пример: Иванов Иван Иванович.
2. Укажите дату и место рождения – например, г., г. Москва.
3. Заполните профессию/специальность – Инженер‑механик, 5‑й разряд.
4. Укажите табельный номер (если требуется) – № 02456.
5. Поставьте дату заполнения вкладыша – это дата, когда вы начинаете вносить первую запись о трудоустройстве в этом бланке. Например, если первый запись делается , то в поле «Дата заполнения» пишем .
6. Подпись ответственного лица – обычно кадровик или руководитель отдела кадров ставит свою подпись и расшифровку.
7. Печать организации – ставится круглую печать внизу ьного листа (если внутренний регламент требует).

После заполнения ьного листа переходите к заполнению рабочих страниц вкладыша (графы о приёме, переводе, увольнении). Каждая запись оформляется согласно пунктам 31‑34 Приказа № 320н.

Отметка о выдаче вкладыша в основной трудовой книжке

На ьном листе основной ТК (обычно в верхней части) делается запись:

• штамп «Выдан вкладыш»;
• рядом указываются серия и номер вкладыша (например, Серия АБ № 123456);
• дата выдачи вкладыша (дата, когда бланк был изготовлен и передан сотруднику).

Если место для штампа на основном листе отсутствует, запись делается на обороте обложки или на ьном листе первого уже использованного вкладыша.

Пример заполнения ьного листа вкладыша (образец)

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Профессия, специальность: Инженер‑механик, 5‑й разряд
Табельный номер: № 02456
Дата заполнения вкладыша: 
Подпись ответственного лица: __________________ /Петрова С.В./
Дата подписи: 
М.П. (печать организации) [круглая печать]

Примечание: дата заполнения вкладыша совпадает с датой первой записи о трудоустройстве, внесённой в этот бланк.

Хранение и учет вкладышей

• Вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки и хранится вместе с ней в личном деле сотрудника.
• При выдаче дубликата ТК (в случае утери или порчи) вкладыш также копируется или переоформляется заново.
• При увольнении сотрудника вкладыш остаётся у работника вместе с основной ТК.
• Внутренний учёт вкладышей ведётся в журнале выдачи трудовых книжек (форма Т‑2), где указываются серия, номер, ФИО сотрудника и дата выдачи.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка в дате заполнения – указывают дату оформления основной ТК вместо даты первой записи в вкладыше; Решение: всегда сверяйтесь с фактической датой внесения первой записи.
• Неполные ФИО – использование инициалов вместо полного имени. Решение: пишите полностью, как в паспорте.
• Отсутствие штампа «Выдан вкладыш» – приводит к признанию вкладыша недействительным. Решение: ставьте штап до начала заполнения.
• Несоответствие серии и номера – в основной ТК и вкладыше разные серии/номера. Решение: один и тот же номер указывается везде.
• Использование неправильной ручки – чернила, которые легко стираются. Решение: используйте пасту, устойчивую к воздействию света и влаги (синюю или чёрную).

Правильное заполнение ьного листа вкладыша в трудовую книжку – это не просто формальность, а гарантия законности трудового стажа сотрудника и защиты прав обеих сторон трудовых отношений. Соблюдение нормативных требований, внимательная проверка данных и аккуратное оформление позволяют избежать споров при подтверждении опыта работы, назначении пенсии и при трудоустройстве.

Следуя представленной инструкции, кадровик сможет оформить вкладыш быстро, без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством.