Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист (или набор листов), который вшивается в основной документ, когда в нём заполнены все страницы одного из разделов. Он является неотъемлемой частью трудовой книжки и имеет свои правила оформления, заполнения и учёта. Ниже – подробный гид, основанный на актуальной информации (состояние на 22 мая 2026 г.).

Когда требуется вкладыш?

Вкладыш оформляется, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Чаще всего это раздел «Сведения о работе», но могут быть и другие (например, «Сведения о обучении», «Сведения о наградах»).

• Вкладыш необходим, когда в книжке нет свободных мест для новых записей.
• Вкладка может быть выполнена в любой момент, когда работодатель решает дополнить книжку.
• С 01 сентября 2021 г; введён новый порядок, но вкладыш по‑прежнему остаётся допустимым способом.

Как правильно оформить вкладыш

Оформление вкладыша должно полностью соответствовать требованиям к оформлению основной трудовой книжки.

Форма и тип вкладыша

Согласно приказу Минтруда России от № 320н, вкладыш представляет собой отдельный лист (или несколько листов) одинакового формата, что и страница трудовой книжки. На обложке вкладыша указывается:

1. Наименование организации.
2. ФИО сотрудника.
3. Номер и серия вкладыша (например, «Вкладыш № 1»).
4. Дата выдачи.

Нумерация записей

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей основной книжки. То есть, если последняя запись в книге имела номер 45, то первая запись в вкладыше будет пронумерована 46.

Заполнение полей

Заполняются те же поля, что и в основной книжке:

• Дата начала работы.
• Должность/подразделение.
• Трудовой договор.
• Сведения о заработной плате, премировании, надбавках.
• Сведения о отпуске, болезнях, отпуске по уходу за ребёнком и т.д.

Как вшивать вкладыш в трудовую книжку

Процедура вшивания описана в разъяснениях Роструда и КонсультантПлюс:

1. Вкладыш готовится к выдаче (заполняется, прошивается, нумеруется).
2. Вкладыш вшивается в конец основной книжки, используя специальный клей или скрепку, чтобы не повредить страницы.
3. После вшивания вкладыш считается частью книжки и оформляется так же, как и обычные страницы.

Важно: вкладыш без основной трудовой книжки не считается действительным документом. Он всегда должен быть привязан к конкретной книжке сотрудника.

Примеры оформления вкладыша

Ниже – типичный пример записи в вкладыше (формат может немного отличаться в зависимости от организации):

ВКЛАДЫШ № 1
Трудовая книжка № 123456
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Дата выдачи: 

– Приём на работу в отдел № 5, должность «Менеджер по продажам».
– Повышение квалификации, курс «Управление проектами», 40 часов.
– Начисление премии за результаты работы за 2022 год – 15 000 руб.

Обратите внимание, что оформление ьного листа вкладыша не отличается от ьного листа основной книжки, за исключением дополнительного поля «Номер вкладыша».

Частые вопросы и ответы

• Можно ли вшивать несколько вкладышей? – Да, если после каждого вкладыша снова заканчиваются страницы раздела.
• Нужно ли оформлять вкладыш в электронном виде? – Официально требуется только бумажный вариант. Электронные копии могут использоваться для внутренних целей, но в официальных документах нужен бумажный вкладыш.
• Что делать, если в книжке обнаружена ошибка, а сотрудник уже уволен? – Ошибку можно исправить, оформив дополнительный вкладыш с пометкой «Исправление ошибки в записи». После этого вкладыш вшивается в книгу, а в приказе об увольнении указывается ссылка на исправление.
• Сколько стоит вкладыш? – Стоимость зависит от типографии, но в среднем цена одного листа (формата А4) составляет от 10 до 30 рублей.

Практические рекомендации для кадровых специалистов

1. Заведите реестр вкладышей – список всех вшитых в книжки листов с указанием даты, номера и причины вшивания.
2. При подготовке новых сотрудников проверяйте, есть ли свободные места в книжке. Если их нет – подготовьте вкладыш заранее.
3. Сохраняйте копию вкладыша в архиве организации (в бумажном виде или в электронном хранилище).
4. При оформлении новых записей соблюдайте единый стиль оформления (шрифт, размер, отступы) – это упрощает последующий контроль.
5. Регулярно проверяйте соответствие вкладыша требованиям Приказа Минтруда № 320н (с г.).

Вкладыш в трудовую книжку – это простой, но важный инструмент, позволяющий продолжать вести трудową документацию без нарушения требований законодательства. Правильное оформление, своевременное вшивание и ведение реестра вкладышей помогают избежать проблем при проверках и при оформлении увольнения сотрудника.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к официальным разъяснениям Роструда, КонсультантПлюс или к юридическому отделу вашей организации.

Источник: Сводка информации от 22 мая 2026 г., актуальная по состоянию на 06:25:30 ().