Вкладыш в трудовую книжку – обязательный документ, который фиксирует изменения в трудовом статусе сотрудника (продление контракта, перевод, отпуск, увольнение и т.д.). Правильное оформление и механическое крепление вкладыша гарантируют его юридическую силу и долговечность. В статье собраны все необходимые сведения: требования к оформлению, пошаговый процесс вшивания, примеры заполнения и ответы на часто задаваемые вопросы.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный лист (или набор листов), который вносит уточнения в сведения, уже записанные в основной части трудовой книжки. Он может содержать:
- Сведения о новом месте работы или новой должности;
- Дата и номер приказа о приёме на работу;
- Сведения об изменении условий труда (рабочее время, зарплата, ставка);
- Информацию об отпуске, отпуске по уходу за ребёнком и др.
В 2026 году форма вкладыша регламентируется Трудовой кодексом РФ и типовыми формами, утверждёнными Министерством труда.
Требования к оформлению вкладыша
Форма и физические параметры
Вкладыш обычно изготавливается в виде листа А4, сложенного пополам (четырёх листов в одном листе). При печати используют:
- Одноцветную (обычно чёрную) печать;
- Шрифт – Times New Roman, размер 12 pt;
- Поля – 2 см сверху, 1,5 см снизу, 2 см слева и справа;
- Нумерацию страниц (если вкладыш состоит из нескольких листов).
Штамп и подписи
На ьном листе вкладыша обязательно ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» с указанием:
- Номера вкладыша;
- Дата выдачи;
- ФИО сотрудника;
- Подпись руководителя или уполномоченного лица.
Последний лист вкладыша подписывается руководителем организации и ответственным за кадры.
Пример заполнения (2026 год)
ТРУДОВАЯ КНИЖКА ВКЛАДЫШ № ___ Дата выдачи: Сотрудник: Иванов Иван Иванович Должность: Бухгалтер Отдел: Бухгалтерия Приказ № 15 от «О приёме на работу»
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Техническое крепление вкладыша – важный этап, так как в случае потери или повреждения документа его трудно будет восстановить.
Инструменты и материалы
- Шило (или игольчатая машинка);
- Иголка (желательно с крупным ухом);
- Нитка чёрного или белого цвета (для нейтрального вида);
- Ножницы;
- Линейка и карандаш (для разметки).
Пошаговая инструкция
- Подготовка вкладыша. Убедитесь, что вкладыш полностью заполнен, подписан и проштампован.
- Разворачивание. Откройте трудовую книжку на последнем развороте (последний лист + обложка).
- Разметка. На внутренней стороне последнего листа отметьте две точки по краям (примерно 1 см от края), где будет производиться шитьё.
- Просверливание. С помощью шила сделайте два отверстия в точке разметки. Отверстия должны быть одинаковыми по глубине.
- Вшивание. Проложите нитку через иглу, проделайте два стежка: сначала от обложки к листу, затем обратно. Стежки должны быть одинаковой длины и плотными.
- Закрепление. Завяжите узел, обрежьте лишний хвостик нитки.
- Проверка. Убедитесь, что вкладыш надёжно зафиксирован и не соскальзывает при открытии/закрытии книжки.
Если вкладыш содержит несколько листов, каждый лист шьётся отдельно, но стежки делаются одинаковыми.
Альтернативные способы крепления
Некоторые организации предпочитают использовать:
- Клейкую клейкую ленту «скотч» (для временного крепления);
- Картонный «клип» (для быстрого монтажа);
- Пластиковые скрепки (для больших томов).
Однако официальные нормы требуют механического вшивания, поэтому рекомендуется использовать иглу и нитку.
Как оформить запись о выдаче вкладыша в ьном листе
После того как вкладыш вшит, в ьном листе (первый лист) в соответствующем поле проставляют запись:
Выдан вкладыш № ___ от
Эта запись фиксирует факт выдачи и служит подтверждением подлинности документа.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вшивать каждый вкладыш отдельно? – Да. Каждый вкладыш оформляется отдельным листом и вшивается в конец трудовой книжки.
- Можно ли использовать цветную нить? – Для официальных документов лучше использовать чёрную или белую нить, чтобы не выделяться визуально.
- Что делать, если вкладыш уже повреждён? – При повреждении необходимо оформить новое заявление работника о замене вкладыша и вшить новый лист.
- Можно ли хранить вкладыши в отдельном конверте? – Нет, согласно ТК РФ вкладыш должен быть физически вшит в конец трудовой книжки.
Готовый шаблон вкладыша (пример)
Ниже представлен типовой шаблон, который можно скопировать в Word или любой текстовый редактор.
------------------------------------------------- ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ ------------------------------------------------- № ________ Дата выдачи: ________________ Сотрудник: _______________________________________ Должность: ______________________________________ Отдел/Подразделение: _____________________________ Приказ/Решение: _________________________________ От кого: ________________________________________ Подпись руководителя: ___________________________ -------------------------------------------------
Шаблон можно оформить в таблице, добавить логотип организации и реквизиты.
Вкладыш в трудовую книжку – важный документ, который фиксирует изменения в трудовых отношениях. Правильное оформление и механическое вшивание гарантируют его юридическую силу и долговечность. Соблюдая описанные выше требования, вы сможете без проблем оформить любой вкладыш, будь то продление контракта, перевод или иной документ, и сохранить его в надёжном виде.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к кадровому отделу или к юристу по трудовому праву.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.