В современных условиях ведения кадрового и бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях особое внимание уделяется правильному оформлению, учету и хранению трудовых книжек и вкладышей к ним. С 2021 года произошли значительные изменения в регулировании этого процесса, и бюджетные организации должны строго соблюдать новые требования, чтобы избежать штрафов со стороны Роструда и обеспечить законность всех кадровых операций.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и зачем он нужен?

Вкладыш в трудовую книжку, это отдельный бланк, предназначенный для регистрации дополнительных записей о трудовой деятельности работника, когда основная трудовая книжка заполнена полностью. Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утвержденному Приказом Минтруда России от № 69 (в редакции с изменениями от 2021 года), вкладыш выдается работнику только при отсутствии свободного места в основной трудовой книжке.

Важно: с 1 сентября 2021 года вшивать вкладыш в трудовую книжку необязательно. Он может храниться отдельно, но при этом должен быть связан с основной трудовой книжкой по номеру и данным работника. Все записи о вкладыше (включая его выдачу и возврат) фиксируются в учетных документах организации.

Обязательные правила учета вкладышей в бюджетных учреждениях

Регистрация вкладышей в учетных книгах

С сентября 2021 года работодатель (включая бюджетные учреждения) самостоятельно разрабатывает формы учетных книг. Утвержденные ранее формы перестали быть обязательными, но содержание учета должно соответствовать требованиям законодательства.

В бюджетных учреждениях необходимо вести две основные учетные книги:

• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — фиксирует поступление и выдачу бланков;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — регистрирует перемещение трудовых книжек и вкладышей между работниками, кадровыми службами и архивами.

Каждый вкладыш, как и основная трудовая книжка, должен быть зарегистрирован в отдельной строке в этих книгах. При регистрации указываются:

• серия и номер бланка;
• дата поступления;
• дата выдачи работнику (или хранения в организации);
• ФИО работника;
• основание выдачи (например, «заполнение основной трудовой книжки»);
• подпись ответственного лица.

Особое внимание — вкладышам, выданным уволенным работникам. Даже если работник не забрал вкладыш, он должен быть учтен в книге учета как находящийся на хранении в организации до востребования (но не более 5 лет, согласно архивным нормам).

Заполнение вкладыша

При заполнении вкладыша необходимо соблюдать следующие правила:

• На титульном листе вкладыша точно воспроизводятся данные владельца — ФИО, дата рождения, место работы на момент выдачи — как в основной трудовой книжке.
• Нумерация записей в вкладыше не начинается с цифры 1. Продолжается нумерация с последней записи в основной трудовой книжке.
• Записи заверяются печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
• В основной трудовой книжке делается запись: «Вкладыш № [номер] серии [серия] выдан [дата]» — и наоборот, в вкладыше указывается номер и серия основной трудовой книжки.

Если работник получает второй вкладыш, запись о нем делается на титульном листе основной трудовой книжки, а не во втором вкладыше. Второй вкладыш оформляется как отдельный документ, но его выдача также регистрируется в учетных книгах.

Бухгалтерский учет расходов на приобретение вкладышей

В бюджетных учреждениях приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей относится к расходам на обеспечение государственных (муниципальных) нужд. Эти расходы отражаются в бухгалтерском учете по следующим кодам:

• КВР 244 — «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд»;
• КОСГУ 349, «Увеличение стоимости прочих материальных запасов».

Порядок отражения операций:

1. При поступлении бланков в организацию:
   Дебет 0.105.36.349, Кредит 0.302.24.730 — отражена закупка бланков трудовых книжек и вкладышей.
2. При выдаче бланка работнику:
   Дебет 0.105;36.349, Кредит 0.105.36.349 — списание с запасов на расход (внутреннее перемещение).
   Важно: выдача бланка работнику не является реализацией и не облагается НДС, так как это внутреннее использование для ведения трудовых отношений.
3. При списании из учета (например, при уничтожении испорченных бланков):
   Дебет 0.401.20.272 — Кредит 0.105.36.349 — списание на расходы по содержанию учреждения.

Для подтверждения расходов необходимы:

• счет-фактура от поставщика;
• акт приемки-передачи бланков;
• приходная и расходная части учетных книг.

Особенности учета в бюджетных учреждениях в 2026 году

В 2026 году требования к учету трудовых книжек и вкладышей не изменились кардинально, но усилен контроль со стороны Роструда и финансовых органов. Ключевые особенности:

• Самодельные формы учетных книг допускаются, но они должны содержать все обязательные реквизиты: наименование книги, дату начала ведения, номера страниц, подписи ответственных лиц, печать учреждения (при наличии).
• Все книги учета должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью учреждения.
• Ответственность за ведение учета возлагается на кадровую службу, а контроль, на бухгалтерию и внутренний аудит.
• Ведение учета в электронном виде допускается, но только при наличии надежной системы защиты данных и резервного копирования. В случае проверки необходимо предоставить распечатки с подписями.
• Хранение трудовых книжек и вкладышей, в специальных сейфах или металлических шкафах с доступом только уполномоченных лиц.

Что будет, если не соблюдать правила учета?

Нарушения в учете трудовых книжек и вкладышей влекут за собой серьезные последствия:

• Штрафы от Роструда — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Признание трудовых отношений незаконными — если запись в трудовой книжке или вкладыше не подтверждена учетом, работник может оспорить стаж в суде.
• Отказ в зачете расходов — бухгалтерия не сможет подтвердить расходы на бланки, что повлечет перерасчет субсидий и претензии со стороны финансовых органов.

Рекомендации для бюджетных учреждений

1. Разработайте и утвердите в локальных нормативных актах (например, в Положении о кадровом учете) формы приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Назначьте ответственных лиц за ведение учета (кадровик и бухгалтер).
3. Проведите инструктаж для сотрудников кадровой службы по правилам заполнения вкладышей.
4. Регулярно (ежеквартально) проводите инвентаризацию трудовых книжек и вкладышей.
5. Сохраняйте все первичные документы не менее 5 лет (по архивным нормам).
6. При переходе на электронный документооборот — убедитесь, что система соответствует требованиям ФЗ-63 «Об электронной подписи».

Важно помнить!

Вкладыш — это не дополнение, а полноценный документ, равнозначный трудовой книжке. Его учет должен вестись с той же строгостью, что и учет основной трудовой книжки. Несоблюдение требований ведения учета вкладышей — это не формальность, а нарушение трудового законодательства, которое может повлечь за собой финансовые и юридические риски для бюджетного учреждения.

Следите за изменениями в законодательстве — Роструд и Минтруд регулярно публикуют разъяснения на сайте onlineinspekciya.ru. Всегда сверяйтесь с актуальными версиями Порядка № 69 и методическими рекомендациями.

Правильный учет вкладышей — залог прозрачности кадрового процесса, защиты прав работников и сохранности бюджетных средств.