Вопрос о том, кто должен оплачивать вкладыш в трудовую книжку в бюджетной организации, часто вызывает путаницу у как самих работников, так и у кадровых специалистов. В этой статье подробно разберем нормы законодательства, обязанности работодателя (бюджетного учреждения), порядок оформления и хранения этого документа, а также возможные последствия нарушений.
Кто должен покупать вкладыш: работник или работодатель?
Законодательство (статья 66 Трудового кодекса РФ) прямо устанавливает, что трудовая книжка и вкладыш к ней являются формой документа, обеспечиваемой работодателем за его счет. Это правило распространяется на все организации, независимо от формы собственности, включая бюджетные.
Важный нюанс для бюджетных организаций: Поскольку бюджетное учреждение финансируется из государственного бюджета, стоимость бланков (трудовых книжек и вкладышей) должна быть предусмотрена в его смете расходов. Работодатель (учреждение) не имеет права перекладывать эту обязанность и связанные с ней расходы на работника. Заявление о том, что сотрудник должен сам купить вкладыш, — прямое нарушение трудового законодательства.
Источник бланков для бюджетных организаций
Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей осуществляется исключительно Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (Гознак). Работодатель (бюджетное учреждение) приобретает их у официальных распространителей, аккредитованных Гознаком.
Порядок получения бланков для госучреждений:
- Бюджетная организация обращается в местные исполнительные и распорядительные органы (например, управление или департамент образования, здравоохранения) по месту своего регистра.
- Представляет заявление и необходимые документы (например, выписку из сметы на приобретение бланков).
- Получает бланки через уполномоченные подразделения или распределяет их в соответствии с установленным на уровне субъекта РФ порядком.
Правила оформления вкладыша в бюджетной организации
Оформление вкладыша строго регламентировано Приказом Минтруда России от № 320н (Приложение 2). Алгоритм действий следующий:
Шаг 1: Заведение вкладыша
Вкладыш заполняется до внесения отметки в саму трудовую книжку. Это ключевое правило, исключающее путаницу.
Шаг 2: Заполнение данных
В вкладыше указываются:
- Наименование организации (полное официальное название бюджетного учреждения).
- Должность, на которую принимается работник.
- Основание приема (приказ, номер и дата).
- Дата начала работы.
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать.
Шаг 3: Внесение отметки в трудовую книжку
На свободной странице трудовой книжки ставится штамп: «Вкладыш к трудовой книжке № ___ от ___». В указании серии и номера вкладыша нет необходимости, если он прикреплен к книжке и пронумерован. Однако по мнению Роструда, при отсутствии штампа запись можно внести ручкой, но это нежелательно и может вызвать вопросы при проверке.
Шаг 4: Подписание и печать
После заполнения вкладыш подписывается руководителем и заверяется печатью организации. На странице трудовой книжки с первой записью о приеме также ставится печать организации.
Учет и хранение в бюджетной организации
Бюджетные учреждения обязаны вести строгий учет бланков:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Эти журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены печатью (сургучной или опломбированы).
Хранение: Заполненный вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и должен храниться вместе с ней в кадровом архиве бюджетного учреждения в течение всего срока работы сотрудника и после увольнения (срок хранения — 75 лет).
Бухгалтерский учет для бюджетной организации
Приобретение бланков и их реализация (если организация выдает вкладыши за плату, что для бюджетников маловероятно) отражаются на счете 73 «Расчеты по видам деятельности».
Пример проводок:
- Дебет 73 Кредит 91-1 — признан доход в сумме платы, полученной за бланк вкладыша (если была плата).
- Дебет 91-2 Кредит 68 (субсчет «Расчеты по НДС») — начислен НДС с суммы возмещения стоимости вкладыша (если организация является плательщиком НДС, что для бюджетных учреждений в сфере услуг возможно).
Однако для большинства бюджетных организаций стоимость бланков покрывается за счет бюджетных средств и не облагаеться НДФЛ у сотрудника.
Ответственность за нарушения
Требование от работника оплатить вкладыш — прямое нарушение ст. 5.27 КоАП РФ. За это должностные лица бюджетного учреждения (руководитель, главный бухгалтер, кадровик) могут быть привлечены к административной ответственности в виде:
- Предупреждения.
- Штрафа от 1 000 до 50 000 рублей (для должностных лиц) или от 30 000 до 50 000 рублей (для юридических лиц — самого учреждения).
Кроме того, при проверках (Государственной инспекцией труда, прокуратурой) особое внимание уделяется:
- Наличию штампов о вкладышах в трудовых книжках.
- Отсутствию «невшитых» (неприкрепленных) вкладышей, заведенных до 1 сентября 2004 года (старые формы).
- Правильности ведения журналов учета.
Краткий итог для бюджетной организации
- Оплачивает вкладыш исключительно работодатель (бюджетное учреждение) за счет своих бюджетных средств.
- Бланки получает через уполномоченные госорганы (исполнительные власти субъекта РФ) у официальных распространителей Гознака.
- Оформление: сначала заполняется вкладыш, потом ставится штамп в книжке. Подпись и печать обязательны.
- Учет: ведение специальных пронумерованных и опломбированных журналов.
- Хранение: вкладыш хранится вместе с трудовой книжкой в архиве.
- Ответственность: требование оплаты от сотрудника, административное правонарушение.
Соблюдение этих правил защитит бюджетное учреждение от претензий контролирующих органов и обеспечит работнику корректное отражение его трудового стажа.