В процессе трудовой деятельности любого сотрудника может возникнуть ситуация‚ когда разделы его трудовой книжки (чаще всего «Сведения о работе») полностью заполняются. В этом случае законодательство требует оформить специальный вкладыш‚ который становится логическим продолжением документа. Однако у работодателей и работников часто возникает спорный вопрос: за чей счет приобретается вкладыш в трудовую книжку? В этой статье мы подробно разберем правовые нормы‚ правила оформления и бухгалтерского учета вкладышей на 2026 год.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утвержденным Постановлением Правительства РФ от N 225)‚ если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов‚ она дополняется вкладышем. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и оформляется‚ ведется и хранится работодателем в том же порядке‚ что и сама книжка.
Вкладыш изготавливается по строго утвержденной форме. Без трудовой книжки он считается недействительным. При выдаче каждого вкладыша на ьном листе самой трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер выданного документа.
За чей счет оформляеться вкладыш: работодатель или работник?
Это самый горячий вопрос в кадровом деле. По общему правилу‚ установленному законодательством‚ работодатель обязан приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Однако кто в итоге несет финансовую нагрузку?
Общее правило: оплата работником
Действующие нормативные акты позволяют работодателям взимать плату за выданный вкладыш с сотрудника. Это касается случаев‚ когда у работника закончились все страницы раздела «Сведения о работе» или иных разделов. Сотрудник может компенсировать стоимость бланка:
- Внеся деньги наличными в кассу организации;
- Перечислив денежные средства на расчетный банковский счет работодателя;
- Путем удержания суммы из заработной платы (с обязательным письменным заявлением работника).
Исключения: когда работодатель обязан выдать вкладыш бесплатно
Из общего правила есть важные исключения. Работодатель обязан предоставить бланк вкладыша за свой счет‚ если:
- Вкладыш испорчен по вине работодателя (например‚ кадровик допустил ошибку при заполнении и бланк пришел в негодность). В этом случае испорченный бланк списывается‚ а новый выдается работнику бесплатно.
- Это предусмотрено внутренним нормативным актом (ЛНА). Работодатель имеет право закрепить в локальном нормативном акте (например‚ в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном Положении) порядок бесплатной выдачи бланков вкладышей сотрудникам. Это часто используется как дополнительная социальная гарантия для работников.
- Иные случаи‚ предусмотренные коллективным договором или отраслевым соглашением.
Таким образом‚ работник не должен самостоятельно искать и покупать вкладыш в магазине — он обязан приобрести его у работодателя (или получить бесплатно)‚ а работодатель‚ в свою очередь‚ закупает бланки у официальных распространителей (например‚ через Сбербанк‚ расчетный счет администрации района и т.д.).
Бухгалтерский учет вкладышей: на каком счете учитывать?
Для правильной организации работы кадровой службы и бухгалтерии важно знать‚ как учитывать бланки строгой отчетности. Трудовые книжки и вкладыши в них не являются обычными канцтоварами‚ поэтому в составе запасов (на балансовых счетах) их отражать не нужно.
Согласно правилам бухгалтерского учета‚ бланки трудовых книжек и вкладышей отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке. Учет на этом счете ведется для контроля за движением и сохранностью ценных бланков.
Пример бухгалтерских проводок по учету вкладышей:
- Дебет 60 (76) — Кредит 51 — Оплачена поставщику стоимость вкладышей (с НДС).
- Дебет 19 — Кредит 60 (76) — Учтен входящий НДС (хотя для целей расчета налога на прибыль НДС по таким бланкам часто принимается к вычету в общеустановленном порядке‚ если работник компенсирует стоимость).
- Дебет 006 — Поступившие вкладыши приняты к учету на забалансовый счет (в условной оценке‚ например‚ 1 рубль за бланк).
- Кредит 006 — Списание стоимости вкладыша при его выдаче работнику.
- Дебет 73 — Кредит 91-1 — Отражена задолженность работника за выданный вкладыш (на сумму стоимости бланка).
- Дебет 50 (70) — Кредит 73 — Работник внес деньги в кассу (или сумма удержана из зарплаты по заявлению).
Правила оформления и заполнения вкладыша в 2026 году
При заполнении вкладыша необходимо соблюдать строгие правила:
- Актуальные данные. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника‚ которые действительны на настоящий момент времени. С момента заведения самой трудовой книжки у работника могли измениться уровень образования‚ профессия‚ фамилия‚ имя или отчество. На ьном листе вкладыша указываются именно текущие данные‚ а на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ‚ на основании которого они изменены.
- Нумерация записей. Нумерация записей во вкладыше не начинается заново‚ а продолжает нумерацию‚ которая была в трудовой книжке. Если последняя запись в разделе «Сведения о работе» имела номер 45‚ то первая запись во вкладыше будет под номером 46.
- Скрепление. Ранее вкладыш было обязательно вшивать. Однако важно отметить нововведение: с 1 сентября 2021 года вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно; Тем не менее‚ для сохранности документов и предотвращения утери вкладыша‚ большинство кадровиков по-прежнему предпочитают его вшивать (обычно в середину или конец трудовой книжки).