Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако даже самый объемный документ имеет свой предел. У активных сотрудников, часто меняющих место работы или получающих многочисленные награды, свободное место в трудовой заканчивается достаточно быстро. В таких ситуациях возникает необходимость оформления вкладыша.
Главное условие: когда нужен вкладыш?
Основанием для оформления вкладыша является полное заполнение всех страниц в одном из разделов трудовой книжки. Согласно действующим правилам ведения и хранения трудовых книжек, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, она дополняется вкладышем, который является ее неотъемлемой частью.
Чаще всего место заканчивается в разделе «Сведения о работе», так как записи в нем делаются при каждом приеме, переводе и увольнении. Также не редкость исчерпание свободных строк в разделе «Сведения о награждении» для сотрудников, часто получающих поощрения, грамоты и государственные награды.
Ключевые правила оформления вкладыша
Недопустимость оформления «про запас»
Вкладыш должен оформляться исключительно в тот момент, когда необходимо внести новую запись, а все графы соответствующего раздела уже заполнены. Вшивать вкладыши заранее, «на всякий случай», категорически запрещено. Без записи вкладыш не имеет юридической силы и считается недействительным.
Кто занимается оформлением?
Оформлением вкладыша занимается тот работодатель, у которого в момент исчерпания свободного места трудился сотрудник. Именно этот работодатель заполняет ьный лист нового бланка и заверяет его своей печатью (при наличии).
Заполнение ьного листа
На ьном листе вкладыша указываются данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени. Это очень важное правило! С момента заведения самой трудовой книжки у работника могли измениться:
- Фамилия, имя или отчество (например, при вступлении в брак);
- Уровень образования;
- Профессия или специальность.
Вкладыш должен отражать актуальные данные, а не копировать информацию с первого листа трудовой книжки, если она устарела.
Дата заполнения
Дата на ьном листе вкладыша ставится по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой трудовой книжки.
Юридический статус
Вкладыш является неделимой и неотъемлемой частью трудовой книжки. Он не имеет юридической силы отдельно от основного документа. Без трудовой книжки вкладыш недействителен!
Как вшить вкладыш?
Поскольку вкладыш — это продолжение трудовой книжки, он должен быть надежно прикреплен к ней. Действующее законодательство не предусматривает строгой последовательности оформления и вшивания вкладышей (если их несколько), однако на практике сложился четкий стандарт:
- Вшивание производится между последним листом трудовой книжки и задней обложкой.
- Для крепления используются прочные нитки (как правило, суровые или банковские).
- Вкладыш прошивается насквозь в 2-3 местах вдоль сгиба (корешка).
- Концы ниток завязываются внутри обложки и опечатываются наклейкой с подписью ответственного лица, однако чаще всего просто надежно фиксируются узлом;
Отметка о выдаче вкладыша
Факт выдачи вкладыша обязательно фиксируется. На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или в самом конце, перед вшитым вкладышем) делается надпись: «Выдан вкладыш в трудовую книжку серия [серия] номер [номер]», ставится дата выдачи, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать работодателя (при наличии).
Что делать, если закончился вкладыш?
Трудовое законодательство не ограничивает количество вкладышей, которые могут быть выданы к одной трудовой книжке. Если в первом вкладыше закончились страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», оформляется второй вкладыш. Он вшивается следом за первым. Правила его заполнения и вшивания абсолютно идентичны описанным выше.
Краткие выводы
Оформление вкладыша — это не право, а обязанность работодателя. Подводя итог, можно выделить главные тезисы:
- Когда: в момент, когда нужно внести запись, а в разделе (о работе или о награждении) не осталось свободных строк.
- Кто: текущий работодатель, у которого закончилось место.
- Как: на актуальные данные сотрудника, с указанием текущей даты, вшивается в конец трудовой книжки.
- Важно: вкладыш не имеет силы без трудовой книжки, а трудовая книжка с заполненными разделами требует вкладыша для продолжения ведения записей.