Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. В неё вносятся сведения о приёме, переводе, повышении квалификации, увольнении и других кадровых событиях. Для удобства и сохранности записей в трудовые книжки используют вкладыши — специальные листы‑вкладыши, которые помещаются в специальные кармашки книги.

В статье мы разберём:

• правовую основу оформления записей;
• виды и размеры вкладышей;
• порядок их приобретения;
• как правильно заполнять и подписывать вкладыши;
• частые ошибки и ответы на популярные вопросы.

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется несколькими нормативными актами:

1. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовых книжек».
2. Приложение 2 к этому приказу, где подробно описаны вкладыши (их типы, размеры и порядок заполнения).
3. Постановление Роструда от 2021 г., в котором уточнены рекомендации по использованию вкладышей в электронных и бумажных трудовых книжках.

Согласно пункту 3 приложения 2 к приказу 320н, записи в трудовую книжку рекомендуется вносить на специальных вкладышах, чтобы избежать повреждения оригинальных листов книги.

Виды вкладышей

Вкладыши делятся по нескольким признакам:

2.1 По назначению

• Шатунные вкладыши — используются для записи информации о смене места работы, переводе, повышении квалификации.
• Коренные (основные) вкладыши — предназначены для записи первичных данных о приёме на работу и последующих изменениях.
• Упорные (контрольные) вкладыши — служат для внесения справок о временных приостановках работы (отпуск без сохранения места работы, командировка и т.п.).

2.2 По размеру

Стандартные размеры вкладышей соответствуют формату трудовой книжки А5 (210 × 148 мм). На рынке встречаются:

• «Стандартные» — 210 × 148 мм, 2‑строчные листы.
• «Укороченные» — 210 × 100 мм, применяются в некоторых региональных образцах.

2.3 По материалу

• Бумажные — самый распространённый вариант, покрытый специальным покрытием, которое препятствует протеканию чернил.
• Пластиковые (полимерные) — используются в электронных трудовых книжках и при необходимости повышенной износостойкости.

Где купить вкладыши

Вкладыши можно приобрести в специализированных магазинах канцелярских товаров, в интернет‑магазинах и у официальных поставщиков. Ниже перечислены основные варианты:

• OZON, Wildberries, Яндекс Маркет — широкий ассортимент, возможность сравнить цены и оформить доставку «на следующий день»;
• Поставщики автозапчастей (например, АвтоПаскер) иногда продают «вкладыши» в качестве рекламных материалов, но следует проверять соответствие ГОСТу.
• Прямо от производителя — при больших закупках (опт) выгоднее заказывать у компаний, которые изготавливают бумагу для официальных документов.

При покупке обратите внимание на следующие параметры:

• соответствие ГОСТ 2.105‑95 (размер, плотность бумаги, покрытие);
• наличие печатного поля для подписи и печати работодателя;
• отсутствие ошибок в печати (чёткие линии, правильные шрифты).

Цены начинаются от 79 рублей за пачку из 10 листов, но в зависимости от качества и поставщика могут достигать 300–500 рублей.

Порядок заполнения вкладыша

4.1 Общие требования

• Заполнять вкладыш только черными чернилами (пишущая ручка с черными чернилами, не гелевые).
• Писать разборчиво, без исправлений. Если ошибка произошла, лист следует заменить.
• Заполнять все обязательные поля (дата, название организации, должность, основание, подпись работника и работодателя).
• Не использовать сокращения, если они не указаны в нормативных актах.

4.2 Пошаговая инструкция

1. Подготовка: убедитесь, что у вас есть чистый, неиспользованный вкладыш нужного типа.
2. Заполнение данных о работодателе:
   • Полное наименование организации (как в ЕГРЮЛ).
   • ИНН/КПП (при необходимости).
   • Адрес места работы (полный, включая почтовый индекс).
3. Указание должности и квалификации:
   • Точная должность (по штатному расписанию).
   • Код ОКДП (если используется).
4. Основание записи (например, «Трудовой договор № 123 от »).
5. Дата начала работы (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
6. Подпись работника (если требуется) и подпись уполномоченного лица работодателя (директор, главный бухгалтер).
7. Печать организации (обязательно ставится рядом с подписью).
8. После заполнения вкладыш вкладывается в соответствующий кармашек трудовой книжки.

4.3 Электронные трудовые книжки

С 2021 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае:

• вкладыши не требуются — записи вносятся в электронную форму;
• но в некоторых случаях (например, при работе в отдалённых регионах) работодатели всё ещё используют бумажные вкладыши в качестве резервной копии.

Частые ошибки при работе с вкладышами

Ответы на популярные вопросы (FAQ)

6.1 Нужно ли использовать вкладыши, если у меня электронная трудовая книжка?

Для ЭТК официально вкладыши не требуются. Однако некоторые работодатели сохраняют бумажные копии записей в виде вкладышей для внутреннего контроля или в случае технических сбоев.

6.2 Какой тип вкладыша использовать для записи о переводе в обособленное подразделение?

Для переводов обычно применяют шатунный вкладыш. В нём указывается прежнее и новое место работы, дата перевода и основание (приказ № … от …).

6.3 Можно ли самостоятельно купить вкладыши в офисных магазинах?

Да, но важно убедиться, что листы соответствуют требованиям ГОСТ и имеют предустановленные поля для подписи и печати. При сомнениях лучше заказывать у официальных поставщиков.

6.4 Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись, а нужный лист повреждён?

Повреждённый лист следует заменить новым вкладышем, а старую запись перенести в новый лист (с указанием «заменено» и подписью работодателя). Затем старый лист помещается в отдельный конверт и хранится в архиве.

6.5 Какие документы нужны для оформления записи о приостановке работы (например, мобилизации)?

Необходимо предоставить приказ о приостановке, копию приказа о мобилизации (или аналогичный документ) и заполнить соответствующий упорный вкладыш с указанием даты начала и окончания приостановки.

Вкладыши с записью в трудовую книжку — неотъемлемая часть кадровой документации, позволяющая сохранять чистоту и читаемость официальных записей. Правильный выбор типа вкладыша, его соответствие нормативным требованиям и аккуратное заполнение гарантируют, что запись будет признана действительной при любой проверке.

Помните:

• Всегда проверяйте соответствие ГОСТ 2.105‑95;
• Заполняйте только черными чернилами и без исправлений;
• Не забывайте ставить печать и подписи уполномоченных лиц;
• В случае сомнений консультируйтесь с кадровым специалистом или в Роструде.

Соблюдая эти простые правила, вы обеспечите корректность кадрового учета и избежите проблем при проверках со стороны трудовых инспекций.

Автор статьи: Ваш полезный помощник. Дата публикации: .