В 2023 году в России был введён новый образец трудовой книжки (приказ Минтруда РФ от  № 320н). Вместе с ним появились новые вкладыши – специальные листы‑бланки, в которые фиксируются сведения о трудовой деятельности. Многие организации задаются вопросом: кто обязан покупать вкладыши, как их правильно учитывать в бухгалтерии и где их можно приобрести по выгодной цене? В этой статье мы подробно разберём все нюансы.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный бланк строгой отчётности, предназначенный для заполнения данными о:

• дате приёма на работу;
• должности, на которой работник был назначен;
• сроке и условиях трудового договора;
• перерывах в работе (отпуск, больничный и т.д.).

Вкладыши оформляются в строгом порядке, их печать и серия контролируются государством (ГОЗНАК). Каждый вкладыш имеет уникальный серийный номер, который фиксируется в приходно‑расходной книге учёта бланков.

Кто обязан приобретать вкладыши?

Согласно приказу Минтруда РФ от  № 320н и рекомендациям Министерства финансов, ответственность за покупку вкладышей лежит на работодателе. При этом:

1. Вкладыши приобретаются заблаговременно, а не в момент приёма конкретного сотрудника.
2. Закупка осуществляется в порядке, утверждённом Минфином, то есть через официальных поставщиков (ГОЗНАК, специализированные канцелярские компании).
3. Работник не обязан платить за вкладыш и не может требовать от работодателя возмещения расходов.

Как оформить покупку вкладыша в бухгалтерском учёте?

Для организаций, использующих общую систему налогообложения (ОСНО), а также для участников Сколково, освобождённых от НДС, порядок учёта выглядит так:

3.1 Коды расходов

• Код КОСУ 349 – «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».
• Подкласс КВР 244 – «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

3.2 Документальное оформление

1. Получить счёт‑фактуру от поставщика (ГОЗНАК, Канцмир, Орион и др.).
2. Внести запись в приходно‑расходную книгу учёта бланков:
   • дата поступления;
   • серия и номер полученного вкладыша;
   • количество листов;
   • стоимость (с НДС, если организация не освобождена).
3. Отразить расход в бухгалтерском учёте по вышеуказанным кодам.

3.3 Пример записи в книгу

Поставщик: ООО «Канцмир», ИНН 7701234567
Серия/Номер: А1234567‑А1234580
Кол‑во: 14 листов
Сумма: 4 830,00 руб. (без НДС)
Код КОСУ: 349, КВР: 244
Примечание: Вкладыши для трудовых книжек (образец 2023‑г.).

Где купить вкладыши в трудовую книжку?

Существует несколько надёжных каналов покупки:

4.1 Официальные поставщики (ГОЗНАК)

• Плюсы: гарантированная подлинность, возможность получить серийный лист сразу.
• Минусы: цены чуть выше рыночных (пример – от 340 руб. за лист).

4.2 Интернет‑магазины канцелярских товаров

Популярные площадки:

• Канцмир – kancmir.ru. Цена ≈ 345 руб./лист, доставка по всей России за 2‑3 дня.
• Орион – orion-shop.ru. Специальные скидки при заказе от 50 листов.
• Вираж – virazh.ru. Возможность оформить предзаказ на новые серии.
• Буквоед – сеть магазинов в крупных городах, часто проводит акции «Купи 10 – получи 1 бесплатно».

4.3 Офлайн‑точки

• Крупные канцелярские гипермаркеты «Комус», «Канцтовары Плюс».
• Специализированные офисные центры «Кадры в Порядке», где можно сразу получить сертификат соответствия.

На что обратить внимание при покупке?

1. Серия и номер – проверьте, что на упаковке указана серия, совпадающая с реестром ГОЗНАК;
2. Срок годности – бланки строгой отчётности имеют ограниченный срок использования (обычно 5 лет).
3. Наличие сертификата – требуйте оригинал сертификата соответствия (ГОСТ Р 52778‑2005);
4. Упаковка – листы должны быть в фирменной плёнке, без повреждений и следов посторонних печатей.
5. Условия возврата – в случае обнаружения брака поставщик обязан заменить бланк за свой счёт.

Практический чек‑лист для работодателя

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли регистрировать каждый вкладыш в приходно‑расходной книге?

Да. По требованиям ГОЗНАК каждый бланк строгой отчётности (в т.ч. вкладыш) подлежит учёту: указывается серия, номер, дата получения и стоимость.

7.2 Можно ли использовать старый образец вкладыша для новой трудовой книжки?

Нет. С  года в России действует новый образец трудовой книжки и соответствующий ему вкладыш. Старый бланк считается недействительным.

7.3 Какой НДС применять при покупке?

Если ваша организация является плательщиком НДС – указывайте ставку 20 % в счёте‑фактуре. Для организаций, освобождённых от НДС (например, участники Сколково), указывайте «без НДС» и сохраняйте чек.

7.4 Что делать, если полученный вкладыш имеет дефекты?

Сразу оформляйте акт возврата и требуйте замену у поставщика. По закону поставщик обязан предоставить бланк без дефектов в течение 5 рабочих дней.

Вкладыши в трудовую книжку – это обязательный элемент кадрового документооборота, который должен приобретаться работодателем заблаговременно, учитываться в бухгалтерии по коду КОСУ 349 / КВР 244 и храниться в специальной приходно‑расходной книге. При покупке следует отдавать предпочтение официальным поставщикам (ГОЗНАК, проверенные интернет‑магазины) и проверять серию, срок годности и наличие сертификата.

Соблюдая перечисленные рекомендации, вы избежите штрафов от инспекции труда, упростите процесс оформления новых сотрудников и обеспечите надёжную документальную поддержку кадровой службы.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и может изменяться в соответствии с новыми нормативными актами.