Вкладки (вкладыши) в трудовые книжки – важный элемент документооборота в любой организации. Они позволяют вести более детальный учёт трудовых отношений, фиксировать изменения в данных сотрудника и обеспечивать соответствие требованиям законодательства. В этой статье подробно разберём, что такое вкладыши, как они оформляются, какие требования к ним предъявляются, а также как правильно вести их учёт.
Что такое вкладыш в трудovou книжку?
Вкладыш – это отдельный документ, который вшивается в трудвую книжку, когда её разделы заполнены полностью. Он служит для продолжения записи о трудовой деятельности сотрудника и содержит те же разделы, что и основной документ.
- Форма вкладыша – стандартизирована (обычно размер 88 × 125 мм).
- Материал – газетная бумага, иногда плотнее, но всегда подлежит печати на официальных бланках.
- Номерация – вкладыш имеет свой номер (например, ВТ‑III) и может быть оформлен в виде отдельного листа, который вшивается в книжку.
Нормативные акты, регулирующие вкладыши
В России порядок создания и использования вкладышей регулируется рядом нормативных документов:
- Приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек, вкладышей к ним, обеспечение их работодателей».
- Приказ Минфина России от № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей».
- Постановление Правительства РФ от г. «Правила ведения и хранения трудовых книжек, вкладышей к ним, их изготовления и обеспечения работодателей».
Эти документы подчёркивают, что вкладыши оформляются работодателем в том же порядке, что и основная трудовая книжка, и их учёт должен вестись в специальных журналах.
Как правильно оформить вкладыш?
Оформление вкладыша включает несколько обязательных элементов:
- Шапка – название организации, реквизиты (ИНН, ОГРН), номер вкладыша.
- Раздел «Сведения о работе»* – в котором фиксируются сведения о местах работы, должностях, датах начала и окончания труда.
- Раздел «Сведения о награждениях»* – место и дата присвоения званий, медалей и т.п.
- Раздел «Изменения данных»** – обновление сведений (фамилия, имя, образование, семейное положение и т.д.).
Важно, чтобы в каждом разделе вкладыша отражались только актуальные данные, действующие на текущий момент.
Пример заполнения вкладыша
Раздел 1: Сведения о работе Наименование организации: ООО «Пример» (ИНН 1234567890) Должность: Инженер-конструктор Дата начала работы: Дата окончания работы: — (по настоящее время) Раздел 2: Сведения о награждениях Награда: Почётный знак «Лучший сотрудник» – Награда: Диплом «Отличный специалист» –
Учёт и хранение вкладышей
Учёт вкладышей осуществляется в специальных журналах и книгах, которые должны быть представлены в бухгалтерию в конце каждого месяца.
- Ведение журнала учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
- Формирование отчёта о наличии вкладышей и суммах, полученных за их оформление.
- Приложение к отчёту приходного ордера кассы организации.
Все изменения в вкладышах (добавление новых страниц, замена изношенных листов) должны фиксироваться в журнале, а оригинальный документ храниться в архиве организации в течение установленного срока.
Как оформить отчёт в бухгалтерию?
- Указать номер вкладыша, дату его изготовления и вшивания.
- Список сотрудников, которым выдан вкладыш.
- Сумма, полученная за оформление вкладыша (обычно это стоимость бланка, подтверждённая кассовым ордером).
- Приложить копию приходного ордера.
Где заказать готовые вкладыши?
Для удобства заказчиков в продаже доступны готовые вкладыши, соответствующие требованиям ГОЗНАК и стандарту 88 × 125 мм. Примеры:
- Вкладыш к трудовой книжке серии ВТ‑III (образец 2022 года) – 12 разворотов для сведений о работе и 5 разворотов для сведений о награждениях.
- Гознак‑вкладыш – набор из 5 штук, готовый к использованию.
- ОфисМаг – онлайн‑магазин, где можно купить вкладыши с бесплатной доставкой.
При покупке обратите внимание на:
- Соответствие формату 88 × 125 мм.
- Наличие печати ГОЗНАК.
- Условия доставки и оплаты.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Когда необходимо вшивать вкладыш? – Когда в основной книжке заполнены все страницы одного из разделов (обычно «Сведения о работе»).
- Можно ли использовать один и тот же вкладыш несколько раз? – Нет, каждый вкладыш предназначен только для одного конкретного сотрудника и должен быть уникальным.
- Какие данные можно обновлять в вкладыше? – Любые сведения, которые изменились: смена фамилии, имени, места работы, уровня образования и т.п.
- Как правильно утилизировать изношенный вкладыш? – Порядок утилизации не регламентирован, однако рекомендуется уничтожить документ, чтобы он не использовался повторно.
Вкладыши для трудовых книжек – важный инструмент для ведения полного и актуального учёта трудовых отношений. Их правильное оформление, своевременное вшивание и корректный учёт позволяют избежать ошибок в документообороте, упростить работу бухгалтерии и соблюсти требования законодательства. При выборе готовых вкладышей обращайте внимание на соответствие формату, наличие печати ГОЗНАК и условия поставки.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению вкладышей или их учету, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому делу или к юридическому отделу вашей организации.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год;