Потерять трудовую книжку – ситуация неприятная, но полностью решаемая. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом возможен одновременно использование электронного и бумажного вариантов, если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы.

Что делать, если утрачена бумажная трудовая книжка?

Согласно действующему законодательству, в случае утраты сотрудник обязан:

1. Подать в отдел кадров заявление о потере.
2. Предоставить копию паспорта и, при необходимости, трудовую книгу (если она есть в архиве организации).
3. Получить выписку из личного кабинета в системе ЭТК (если она уже внедрена).
4. Оформить новую бумажную книжку или перейти на электронный формат.

Какие документы нужны?

• Заявление о потере (шаблон ниже).
• Копия паспорта (страница с фото и страницу с регистрацией).
• Копия предыдущей трудовой книжки (если она была выдана).
• В случае обращения в отдел кадров – копия трудового договора.

Шаблон заявления

Ниже приведён пример официального заявления. При необходимости его можно адаптировать под требования вашей организации.

ЗАЯВЛЕНИЕ О ПОТЕРЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Я, ________________________ (ФИО), паспорт: ____________, выдан ____________ (кем и когда), место жительства: ________________________, прошу оформить выдачу новой бумажной трудовой книжки в связи с её потерей.

Подтверждаю, что утрата произошла ____________ (дата). При этом я не подавал заявления об отказе от бумажной формы и продолжаю пользоваться бумажным документом до получения новой копии.

Прошу оформить выдачу новой книжки в течение ____________ (срок, например, 5 рабочих дней) и уведомить меня о готовности.

Подпись: ________________________

Пошаговая инструкция оформления

1. Подготовка документов: соберите все перечисленные выше бумаги.
2. Заполнение заявления: используйте шаблон выше, подпишите его.
3. Подача в отдел кадров: передайте пакет документов в отдел кадров.
4. Ожидание выписки: в течение 1‑3 рабочих дней отдел кадров проверит данные и подготовит запрос на выдачу новой книжки.
5. Получение новой книжки: после одобрения вам выдадут новую бумажную форму или направят приглашение к работодателю для перехода на ЭТК.
6. Подтверждение перехода на ЭТК (если выбран электронный вариант): подпишите согласие на переход и получите доступ к личному кабинету.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли сразу перейти на электронную форму? Да, если вы не отказываетесь от бумажной версии. Для этого необходимо написать отдельное заявление об отказе от бумажной книжки.
• Сколько времени занимает оформление новой бумажной книжки? Обычно от 3 до 10 рабочих дней, в зависимости от загруженности отдела кадров.
• Что делать, если в книжке нет отметок о работе в предыдущих организациях? В этом случае в заявлении укажите, что вы просите восстановить данные из личного кабинета ЭТК или из архивных кадровых документов.
• Нужна ли подпись работодателя на заявлении? Обычно подпись не требуется, но в некоторых компаниях может потребоваться уведомление руководителя.

Рекомендации по действию

Чтобы минимизировать задержки, следуйте этим простым рекомендациям:

• Сохраняйте копию паспорта и предыдущей трудовой книжки в личных архивах.
• Сразу после обнаружения потери подайте заявление – не откладывайте.
• Контролируйте сроки: уточняйте у HR, когда ожидать готовность новой книжки.
• При переходе на ЭТК проверьте, что ваш личный кабинет отображает всю информацию о стаже и должностях.

В случае возникновения вопросов обращайтесь в отдел кадров или в юридический отдел вашей организации.