Вопрос о внесении сведений о благодарностях в трудовую книжку часто вызывает споры как среди работодателей‚ так и среди сотрудников. С одной стороны‚ благодарственное письмо — это приятный жест признания заслуг‚ с другой — официальный документ‚ который может повлиять на профессиональный имидж работника. Разберемся подробно‚ в каких случаях такая запись обязательна‚ а когда она излишня.
Обязательно ли вносить запись о благодарности?
Короткий ответ: зависит от статуса награды и внутренних документов организации.
Согласно трудовому законодательству‚ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности. Однако не каждое благодарственное письмо является основанием для внесения записи. Выделить можно три основных сценария:
Когда запись вносится обязательно
- Государственные награды: Если благодарность является частью утвержденной системы государственных наград РФ‚ запись вносится в обязательном порядке.
- Локальные нормативные акты (ЛНА): Если в коллективном договоре‚ правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР)‚ уставе организации или специальном «Положении о поощрениях» закреплено‚ что данный вид награды сопровождается записью в трудовую книжку.
- Распорядительный документ: Если в приказе о награждении прямо указано: «…с занесением записи в трудовую книжку».
Когда запись не требуется
Если благодарственное письмо носит чисто информационный или поздравительный характер‚ не закреплено приказом как официальная форма поощрения и не предусмотрено внутренними правилами компании‚ вносить его в трудовую книжку не нужно. В таком случае письмо остается личным достижением сотрудника‚ которое он может указать в своем резюме.
Когда запись вносится по желанию сторон
Если работодатель хочет подчеркнуть особые заслуги сотрудника‚ он может издать соответствующий приказ и внести запись в трудовую книжку‚ даже если это не прописано в ПВТР‚ при условии соблюдения правил оформления.
Основания для внесения записи
Для того чтобы запись в трудовой книжке была легитимной‚ она должна базироваться на документах. Обычно это два документа:
- Само благодарственное письмо (подписанное руководителем и врученное работнику).
- Приказ (распоряжение) работодателя о поощрении сотрудника. Именно приказ является юридическим основанием для кадровика‚ чтобы открыть трудовую книжку и сделать запись.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
При внесении сведений о награждении следует придерживаться следующих правил:
Куда вносить запись?
Сведения о наградах и поощрениях вносятся в специальный раздел трудовой книжки — «Сведения о награждении». Если трудовая книжка заполнена полностью и места в основном бланке нет‚ используется вкладыш.
Формулировка записи
Запись должна быть сформулирована четко и соответствовать тексту приказа. Примерная схема:
«Награжден Благодарственным письмом [наименование органа или должность руководителя] за [указать заслуги‚ например: безупречную работу и высокий профессионализм]».
Важные детали оформления:
- Указывается дата приказа.
- Указывается номер приказа.
- Запись заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя).
Резюме
Таким образом‚ благодарственное письмо вносится в трудовую книжку только в том случае‚ если это официальная награда‚ предусмотренная законом или внутренними документами компании. Если же это просто «письмо признательности» без соответствующего приказа‚ оно не является основанием для изменения записей в трудовой книжке.
Совет работодателю: Чтобы избежать путаницы‚ четко пропишите в Положении о премировании и поощрениях‚ какие именно виды благодарностей заносятся в трудовые книжки‚ а какие остаются в рамках корпоративной этики.