С 1 января 2026 года в России полностью завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что данные о трудовом стаже всех работников теперь хранятся в цифровом формате на серверах Социального фонда России. Однако у кадровиков и работодателей по-прежнему остается множество вопросов, касающихся внесения дополнительных сведений. Одна из самых актуальных тем — как внести благодарность в электронную трудовую книжку.
Что такое ЭТК и нужно ли вносить в нее поощрения?
Электронная трудовая книжка — это не просто оцифрованная копия привычной бумажной книжечки с записями о местах работы. Это принципиально новый способ хранения сведений о трудовой деятельности сотрудника в базе данных СФР.
Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли вносить запись о благодарности в трудовую книжку, если она электронная? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо четко понимать, какие именно данные передаются в электронный формат, а какие остаются прерогативой локального документооборота.
Особенности внесения сведений о поощрениях в ЭТК
Согласно актуальным правилам ведения электронных трудовых книжек, в электронную книжку записи о благодарности и награждении не вносят. Законодательство предусматривает, что в ЭТК (в отличие от бумажной версии, где для этого существовал отдельный раздел) отражаются исключительно сведения о трудовой деятельности: прием на работу, перевод, увольнение, а также данные о работодателе.
Однако это не означает, что информация о поощрении сотрудника теряется или остается без документального подтверждения. Данные о награждениях и благодарностях вносятся в специальный раздел «Сведения о награждении» бумажной трудовой книжки (если сотрудник не отказался от ее ведения на бумаге в пользу ЭТК) и фиксируются во внутренних документах организации.
Как правильно оформить благодарность?
Несмотря на отсутствие записи в самом электронном реестре СФР, процедура объявления благодарности должна быть строго соблюдена. Если следовать порядку поощрения сотрудников, то это следует прописывать в нормативных актах организации (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о поощрениях).
Информация об объявлении работнику благодарности вносится на основании нормативного акта работодателя (приказа или распоряжения). Сделать это необходимо в срок не позднее недели со дня его издания.
Алгоритм действий работодателя:
- Инициатива, поступление служебной записки (служебки) от руководителя подразделения с ходатайством о поощрении сотрудника.
- Издание приказа — на основании служебной записки работодатель издает приказ об объявлении благодарности. Как должна быть оформлена такая благодарность? Приказ должен содержать ФИО сотрудника, его должность, вид поощрения и мотивы (за что именно выносится благодарность).
- Внесение записи в бумажную трудовую — если у работника ведется бумажная трудовая книжка наряду с электронной, кадровик вносит запись в раздел «Сведения о награждении».
- Ознакомление работника — сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
Как подтвердить наличие поощрений при трудоустройстве?
Поскольку в саму ЭТК данные о благодарностях не заносятся, у соискателей возникает логичный вопрос: как подтвердить новому работодателю свои достижения?
При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде (выписка из СФР), либо в электронной форме с цифровой подписью (ЭЦП). Но в этих выписках благодарностей не будет.
Для подтверждения факта поощрения работник может предоставить:
- Копию приказа работодателя о объявлении благодарности или вручении почетной грамоты;
- Саму почетную грамоту, благодарственное письмо или диплом;
- Копию бумажной трудовой книжки (если в ней остался заполнен раздел о награждениях).