Трудовая книжка — это основной документ работника‚ подтверждающий его трудовую деятельность и стаж. Именно в ней документально зафиксированы все важнейшие изменения в карьере сотрудника: прием на работу‚ переводы‚ увольнения‚ а также поощрения и награждения. Вносить записи в этот документ нужно с особой тщательностью‚ соблюдая законодательные нормы.
Зачем вносить запись о благодарности?
Многие работодатели задаются вопросом: обязательно ли вносить запись о благодарности или поощрении в трудовую книжку? Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225‚ в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги. Обычная устная благодарность или грамота внутреннего значения могут не фиксироваться‚ но если сотрудник удостоен официальной благодарности от работодателя (например‚ объявленной приказом)‚ запись внести необходимо. Это послужит преимуществом для работника при будущем трудоустройстве и подтверждением его профессионализма.
Основания для внесения записи
Прежде чем делать запись в трудовой книжке‚ необходимо соблюдать определенную процедуру:
- Издание приказа (распоряжения) работодателя о поощрении работника с указанием вида поощрения (благодарность‚ премия‚ награда и т.д.).
- Ознакомление сотрудника с приказом под подпись.
- Внесение записи в трудовую книжку на основании данного приказа.
Пошаговая инструкция: как внести благодарность в трудовую книжку
Сведения о поощрениях вносятся в раздел «Сведения о награждениях» (в бумажной трудовой это раздел‚ начинающийся с 7-й страницы‚ а в электронной — соответствующий блок). Запись вносится не позднее недельного срока со дня издания приказа.
Структура записи
- В виде заголовка (в графе 3) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Если запись делается в уже существующем блоке записей данной организации‚ не дублируется.
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (сквозная нумерация для данного раздела).
- Графа 2 (Дата): Указывается дата внесения записи арабскими цифрами (например‚ ).
- Графа 3 (Сведения о награждении): Вносится сама запись. Указывается‚ кем выдана благодарность‚ за какие именно заслуги и как именно поощрен сотрудник.
- Графа 4 (Основание): Указывается документ‚ на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя‚ его дата и номер.
Образец занесения благодарности
Ниже представлен наглядный образец того‚ как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о награждениях».
Пример заполнения раздела «Сведения о награждениях»
Предположим‚ сотрудник ООО «Альфа» Иванов И.И. получил благодарность за успешное выполнение проекта. Приказ от № 45-к.
| № записи | Дата | Сведения о награждениях | Наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») | |||
| 1 | 22 05 2026 | Объявлена благодарность за успешное выполнение проекта «Внедрение» и высокие производственные показатели | Приказ от № 45-к |
Важные нюансы и частые ошибки
- Не путайте разделы: Сведения о награждениях и поощрениях вносятся в раздел «Сведения о награждениях»‚ а не в раздел «Сведения о работе». Запись о благодарности в разделе о работе будет считаться ошибкой.
- Сокращения запрещены: Все слова должны быть написаны полностью (нельзя писать «прик.» вместо «приказ»‚ «благ.» вместо «благодарность» и т.д.).
- Нумерация: Номер записи должен быть продолжением предыдущих записей в этом разделе‚ а не начинаться заново.
- Электронная трудовая (ЕФС-1): Если работник перешел на электронную трудовую книжку‚ работодатель также обязан подать сведения о поощрении в Пенсионный фонд (СФР) в рамках отчета ЕФС-1.
Другие записи в трудовой книжке
Трудовая книжка отражает весь жизненный цикл сотрудника на предприятии. Как уже упоминалось‚ это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том‚ где и когда работал человек‚ а также о перерывах в его деятельности.
Например‚ трудовой договор с сотрудником‚ которого призвали в рамках частичной мобилизации‚ приостанавливают. По мнению экспертов Роструда‚ об этом нужно внести в трудовую книжку запись. Минтруд России также ответил на вопрос‚ как оформить запись в трудовой книжке мобилизованного сотрудника о приостановлении или возобновлении трудового договора. Как рассказал Роструд‚ в трудовой книжке после записи об увольнении с основного места работы (или в разделе текущей работы) в виде заголовка указывается факт приостановления действия договора на период мобилизации. Это еще раз подчеркивает‚ что любые юридически значимые изменения статуса работника должны находить свое документальное отражение.
Внесение записи о благодарности в трудовую книжку — это не просто формальность‚ а важный мотивационный инструмент и подтверждение признания заслуг работника. Главное правило для кадровика или руководителя — строго следовать инструкции по заполнению трудовых книжек‚ не допускать сокращений‚ правильно указывать номера приказов и даты. Грамотно оформленная запись станет достойной оценкой труда сотрудника и украсит его трудовой путь.