Вопрос о том, следует ли фиксировать в трудовой книжке получение благодарственного письма (письма‑благодарности, грамоты, объявления на доске почёта), часто возникает у работников и работодателей․ Ответ зависит от нескольких факторов: нормативных актов, внутренних локальных документов организации и наличия приказа‑основания․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) в статье 115‑м указывает, что сведения о награждениях (почётных грамотах, медалях, благодарностях) вносятся в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки․
- Пункт 10 Правил оформления трудовых книжек (утверждённые приказом Минтруда России от № 322н) уточняет, что запись делается только на основании приказа (распоряжения) работодателя о награждении․
- Если вид поощрения (в т․ч․ благодарственное письмо) закреплён в коллективном договоре, локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка, уставе, положении о дисциплине), то запись обязана быть внесена․
- В случае отсутствия указанных оснований Минтруд в разъяснении от 2024 г․ (вопрос № 66) отметил, что запись о благодарственном письме в трудовую книжку не вносится․
Когда запись обязательна?
- Наличие официального приказа о награждении․ Приказ должен содержать:
- номер и дату приказа;
- наименование награждения (благодарственное письмо, грамота, объявление на доске почёта);
- ФИО работника;
- основание (за что награждают)․
- Внутренний документ организации (коллективный договор, положение о награждениях) прямо предусматривает, что благодарственные письма относятся к сведениям о награждении и подлежат фиксированию в трудовой книжке․
- Награждение получено от государственных органов (например, благодарственное письмо главы города)․ В этом случае запись обычно обязательна, если есть приказ работодателя о включении этой благодарности в трудовую книжку․
Когда запись НЕ требуется?
- Благодарственное письмо является неформальным поощрением (например, благодарность от руководителя в виде устного замечания или электронного письма без официального приказа)․
- Отсутствие приказа‑основания и отсутствие упоминания в локальных нормативных актах․
- Награждение оформлено только в виде вкладыша (специальный лист в трудовой книжке) – в этом случае запись делается в раздел «Вкладыш», а не в основную часть книги․
Как правильно оформить запись
Если запись обязательна, её вносят в раздел «Сведения о награждении» (страницы 16‑18 в стандартной трудовой книжке)․ Пример записи:
№ | Дата | Наименование награждения | Наименование органа, выдавшего награждение | Приказ № ___ от ___ ---|--------|--------------------------|--------------------------------------------|-------------------- 1 | | Благодарственное письмо за безупречную работу | Глава города Иванов И․И․ | Приказ № 15/2025 от
Если в организации используется вкладыш, запись делается в него по той же схеме․
Часто задаваемые вопросы
В чём разница между словами «надо» и «нужно»?
Оба слова выражают необходимость, но стилистически различаются:
- Надо – разговорный, более «разг» вариант, часто используется в устной речи․
- Нужно – нейтральный, официально‑деловой стиль; предпочтительно в нормативных актах и деловой переписке․
Обязательно ли вносить запись, если благодарственное письмо получено от муниципального органа?
Да, если у работодателя есть приказ о включении этой благодарности в трудовую книжку․ Без приказа запись не делается․
Можно ли вместо записи в трудовую книжку оформить благодарность в личном деле?
Да․ По ТК РФ сведения о награждении могут фиксироваться как в трудовой книжке, так и в личном деле работника․ Выбор зависит от внутренней политики организации․
Что делать, если в книжке уже есть запись о благодарственном письме, но приказ‑основание отсутствует?
Необходимо оформить недостающий приказ и добавить к записи ссылку на него․ Если же приказ невозможно получить (например, письмо было выдано без него), запись следует удалить и оформить её в виде вкладыша или в личном деле․
Практические рекомендации
- Для работодателей:
- Разработайте положение о награждениях, где будет указано, какие виды поощрений вносятся в трудовую книжку․
- Обязательно оформляйте каждый случай награждения приказом‑основанием․
- Контролируйте правильность заполнения раздела «Сведения о награждении» и своевременность внесения записей․
- Для работников:
- Запрашивайте у работодателя копию приказа о награждении․
- Проверяйте правильность оформления записи (дата, номер приказа, полное наименование награждения)․
- Если запись отсутствует, но вы уверены, что она должна быть, обратитесь в отдел кадров с просьбой оформить её․
Запись о благодарственном письме в трудовую книжку вноситься только при наличии официального приказа и/или при наличии соответствующего положения в локальных нормативных актах организации․ В остальных случаях благодарственное письмо считается неформальным поощрением и фиксируется в личном деле или вовсе не фиксируется в официальных документах․
Таким образом, прежде чем вносить запись, убедитесь в наличии правовой основы: приказа, коллективного договора или иного нормативного документа, который определяет порядок учёта данного вида награждения․
Список использованных источников
- Трудовой кодекс РФ, статья 115‑м․
- Приказ Минтруда России от № 322н «Правила оформления трудовых книжек»․ Пункт 10․
- Консультация Минтруда РФ, 2024 г․, вопрос № 66 о праве работодателя вносить запись о благодарственном письме․
- ЭнтерФин, «Надо внести в трудовую книжку запись о награждении благодарственным письмом…», 2020‑10‑30․
- КонсультантПлюс, «Трудовые книжки: оформление и исправление», 2025․
- Журнал «Кадровое дело», 2019‑05‑30 – о необходимости приказа‑основания․
Если у вас остались вопросы, оставляйте комментарии – мы поможем разобраться в нюансах оформления трудовых документов․