Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий все кадровые изменения работника: приём на работу, перевод, увольнение, получение новых квалификаций и т.д. Внесение дополнительной записи в трудовую книжку может потребоваться в разных ситуациях: при изменении фамилии, имени, отчества; при добавлении новой квалификации; при исправлении ошибок в ранее внесённых данных. Ниже приведён подробный порядок действий, основанный на Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённом приказом Минтруда России от № 320н, а также на требованиях Трудового кодекса РФ.
Что такое дополнительная запись?
Дополнительная запись — это любая запись, которая не относится к основному списку кадровых событий (приём, перевод, увольнение), но должна быть зафиксирована в трудовой книжке. К таким записям относятся:
- Изменение фамилии, имени, отчества;
- Изменение даты рождения;
- Добавление новой квалификации, специальности, образования;
- Исправление ошибок в ранее внесённых данных;
- Внесение сведений о получении дополнительного образования (курсы, сертификаты);
- Запись о переводе в другую организацию, если она не оформлена в разделе «Сведения о работе» (например, перевод в филиал, который не имеет собственного отделения кадров).
Правовые основы
Внесение записей в трудовую книжку регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1, ст. 66.2, ст. 66.3, ст. 66.4);
- Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда РФ от № 320н.
Согласно пункту 10 Порядка 320н, запись о приёме нового сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе» с точной датой фактического начала работы. Для всех остальных записей действует правило: запись должна полностью соответствовать исходному документу, на основании которого она делается.
Требования к записи
- Шрифт — световодостойкие чернила (черный, синий или фиолетовый цвет);
- Дата внесения — указывается в графе 2 (дата внесения записи);
- Содержание — в графе 3 записывается точная формулировка, например: «Запись за номером 12 недействительна» или «Изменение фамилии: Иванов → Иванович»;
- Реквизиты документа — в графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (номер, дата, наименование документа).
Пошаговый порядок внесения дополнительной записи
- Подготовка исходного документа
Получите оригинал или заверенную копию документа, подтверждающего изменение (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, диплом, сертификат, приказ о переводе и т.д.). - Проверка свободных строк
Если трудовая книжка была заведена до , вносите запись в неё, а не оформляйте новую. При заполнении свободных строк в разделе «Сведения о работе» убедитесь, что осталось место. Если строк закончились, оформите вкладыш. - Запись в графе 2
Укажите дату внесения записи (текущую дату). - Запись в графе 3
Сформулируйте запись в соответствии с Порядком 320н; Примеры:- «Изменение фамилии, имени, отчества: Иванов Иван Иванович → Иванов Иван Иванович»
- «Запись за номером 12 недействительна»
- «Получено дополнительное образование: курс «Управление проектами» (сертификат № 12345)»
- Запись в графе 4
Укажите реквизиты документа: «Свидетельство о браке № 123 от ». - Подпись и печать
Подпишите запись и приложите печать организации (если применимо). - Проверка и хранение
Проверьте, что запись соответствует требованиям Порядка. Сохраните копию исходного документа в личном деле сотрудника.
Примеры корректных записей
- Изменение фамилии
Графа 2:
Графа 3: «Изменение фамилии: Петров → Петров-Водкин»
Графа 4: «Свидетельство о браке № 987 от » - Получение дополнительного образования
Графа 2:
Графа 3: «Получено дополнительное образование: курс «Финансовый менеджмент» (сертификат № 456)»
Графа 4: «Сертификат о прохождении курса № 456 от » - Исправление ошибки в дате рождения
Графа 2:
Графа 3: «Запись за номером 7 недействительна»
Графа 4: «Свидетельство о рождении № 321 от »
Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о приёме?
Если необходимо изменить дату начала работы, то в графе 3 делается запись: «Запись за номером X недействительна», а в графе 4 указываются реквизиты документа, подтверждающего изменение. После этого в свободной строке в разделе «Сведения о работе» вносится новая запись с правильной датой.
Ошибки, которые стоит избегать
- Использование обычных чернил (не световодостойких).
- Неправильная дата внесения записи.
- Несоответствие содержания записи исходному документу.
- Отсутствие реквизитов документа в графе 4.
- Попытка изменить запись без указания её номера и даты внесения.
Что делать при ошибке?
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, необходимо:
- Внести запись о недействительности ошибочной записи (см. пример выше).
- Внести новую корректную запись в свободную строку;
- Сохранить копию исходного документа, подтверждающего исправление.
Внесение дополнительной записи в трудовую книжку — это важный процесс, который требует точности и соблюдения нормативных требований. Следуя приведённому порядку, вы сможете избежать административных санкций и обеспечить корректность кадровой документации вашего сотрудника.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.