Вопрос о том, включается ли в трудовую книжку информация о награждении сотрудника почетными грамотами, медалями и другими наградами, часто возникает у работников и руководителей. Ниже представлено подробное разъяснение, основанное на действующем законодательстве РФ и практике ведения трудовых книжек.

Нормативно‑правовая база

Для понимания того, какие сведения вносятся в трудовые книжки, необходимо знать несколько ключевых документов:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65) – регламентирует порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 814 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – детализирует перечень сведений, подлежащих внесению.
• Постановление Правительства РФ № 539 «Об утверждении Положения о наградах труда» – определяет виды наград и условия их предоставления.

Что именно входит в перечень сведений?

Согласно Приказу № 814, в трудовую книжку вносятся только те сведения, которые оформлены официально и зафиксированы в соответствующих документах. К ним относятся:

1. Трудовая деятельность (место работы, должность, период работы).
2. Сведения о трудовом стаже.
3. Сведения о выслуге лет.
4. Сведения о премиях, надбавках и иных видах вознаграждения.
5. Официальные награды (медали, ордены, благодарности, почетные грамоты), если они сопровождаются запиской в форме «Наградный документ» и вручением оригинального документа.

Когда вносится информация о наградах?

Внесение сведений о наградах происходит в следующих случаях:

• Когда наградный документ (медаль, орден, благодарность) оформлен и подписан соответствующим органом (например, Президент РФ, Министр труда, руководитель организации).
• Когда вручение награды фиксируется протоколом или актом передачи, подписанным обеими сторонами.
• Когда вручение происходит в официальной форме (церемония, приказ о награждении).

Если наградный документ не сопровождается официальным протоколом или не подписан уполномоченным лицом, то информация о нём не вносится в трудовые книжки.

Как правильно оформить запись о награде?

Для корректного внесения информации в трудовые книжки необходимо соблюдать следующую процедуру:

1. Получение оригинального наградного документа. Вручается сотрудникам копия документа, но в книжку вносится только отметка о наличии награды.
2. Запись в книжке. В соответствующее поле (обычно в разделе «Сведения о наградах») вносится:
• Наименование награды (например, «Почетная грамота Министерства труда РФ»).
• Дата присвоения награды.
• Номер и дата приказа (если имеется).
• Краткое основание награждения (за выдающиеся заслуги в сфере труда и т.д.).
3. Подпись руководителя. В конце записи ставится подпись руководителя организации, подтверждающая факт внесения.

Что делать, если запись не была сделана?

Если по какой‑то причине информация о награде не была внесена в трудовые книжку, можно выполнить следующее:

• Подать запрос в отдел кадров или в отдел по работе с персоналом с просьбой внести корректировку.
• Предоставить копию наградного документа и протокол вручения, чтобы подтвердить факт награждения.
• В случае отказа, можно обратиться в Роструд или в суд с требованием включить сведения в трудовые книжки.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить сведения о благодарностях от руководства?

Да, если такие благодарности оформлены официально (приказ, благодарность с подписью руководителя) и сопровождаются наградным документом, они подлежат внесению.

А что с иностранными наградами?

Иностранные ордена и медали вносятся в трудовые книжки только при наличии официального приказа РФ о их присвоении или при официальном подтверждении их выдачи.

Можно ли внести сведения о наградных, присваиваемых в рамках внутренних корпоративных программ?

Только если такие программы оформлены официально (приказ, регламент) и наградные документы подписаны уполномоченными лицами.

Итак, внесены ли в трудовую книжку награды за трудовые заслуги?

• Да, если они официально оформлены, подписаны и сопровождаются соответствующим документом.
• Нет, если наградный документ не подписан, не зафиксирован протоколом или не сопровождается официальным приказом.

Правильное оформление и своевременное внесение сведений о наградах в трудовые книжки – важный аспект документального оформления отношений с работником, который может пригодиться при оформлении пенсионных выплат, трудоустройстве в новых организациях и при проверках трудовой инспекции.

Источник: Сайт Онлайнинспекции, официальные документы Министерства труда РФ, Приказ № 814 от .