Актуальность темы. С 2021 года в России действует Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н от ). В нём уточнены требования к оформлению записей о награждениях и поощрениях. Понимание новых правил необходимо как работодателям, так и работникам – от правильного оформления зависит юридическая сила записи и её влияние на карьерный рост.
Содержание статьи
- Нормативно-правовая база
- Какие поощрения подлежат внесению
- Когда и почему вносятся изменения
- Порядок внесения (и исправления) записи
- Образцы записей
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно-правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 66 предписывает вносить в трудовую книжку сведения о награждениях за трудовые заслуги.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ № 320н от ). В разделе III указаны детали заполнения графы 3 «Сведения о награждении (поощрении)».
- Письмо Минтруда РФ от № 14‑6/ООГ‑5334. Комментарий к пункту 25 Порядка, уточняющий, какие виды поощрений обязаны фиксироваться.
- Коллективные договоры, локальные нормативные акты (ПВТР, уставы, положения о дисциплине). При наличии в них специальных видов поощрений они также вносятся в книжку.
Все перечисленные документы образуют единую правовую основу для внесения, изменения и удаления записей о поощрениях.
Какие поощрения подлежат внесению в трудовую книжку
| Вид поощрения | Вносится в трудовую книжку | Примечание |
|---|---|---|
| Почётная грамота | Да | Оформляется приказом руководителя, указывается номер и дата грамоты. |
| Грамота Министерства труда, награда государства | Да | Указывается наименование награды, дата её вручения. |
| Благодарность (устная, без официального документа) | Нет | Только в личных архивах предприятия. |
| Премия, включённая в систему оплаты труда | Нет | Премии фиксируются в расчётных листах, но не в книжке. |
| Награждение по коллективному договору (например, «Лучший сотрудник года») | Да | Требуется официальное решение (приказ, протокол). |
| Иные виды поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами | Да | Запись делается в соответствии с пунктом g) Порядка. |
Важно помнить, что записи о премиях, надбавках, надраках, а также о материальных подарках, не являющихся официальным награждением, в трудовую книжку не вносятся.
Когда и почему вносятся изменения в сведения о поощрении
- Первичное внесение. При получении сотрудником официального награждения (грамоты, медали, благодарности) в течение трудового периода.
- Корректировка. Если в записи допущена ошибка (неверная дата, название награды, подпись ответственного лица).
- Удаление. При аннулировании награждения (например, в случае отзыва награды по решению суда).
- Дополнение. При получении сотрудником нескольких наград в один день – каждая фиксируется отдельной записью.
Все изменения оформляются в порядке, установленном пунктом 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. При этом запись о награждении, сделанная ранее, не стирается, а дополняется новой записью с указанием причины исправления (например, «Исправление даты вручения»).
Порядок внесения (и исправления) записи
Подготовка документов
- Приказ (распоряжение) руководителя о награждении. В приказе указываются:
- наименование награды;
- дата и место вручения;
- ФИО работника;
- подпись руководителя (должность, расшифровка подписи) и печать организации.
- Копия наградного документа (грамоты, медали) – прилагается к приказу.
- Трудовая книжка сотрудника.
Заполнение графы 3 «Сведения о награждении (поощрении)»
| Колонка | Содержание | Пример |
|---|---|---|
| Дата награждения | Дата вручения награды (дд.мм.гггг) | |
| Наименование награды | Полное название награды | Почётная грамота «За выдающиеся трудовые заслуги» |
| Наименование органа, присвоившего награду | Орган, выдавший награду (Министерство труда, руководство предприятия и т.п.) | Министерство труда РФ |
| Подпись ответственного лица | Должность, подпись, расшифровка подписи, печать | Директор ООО «Альфа», Иванов И.И., печать |
Оформление исправления (если требуется)
- Составляется дополнительный приказ с указанием причины исправления («Исправление даты награждения»).
- В трудовой книжке в графе «Сведения о награждении» делается запись «Исправление», указываются прежняя и правильная дата, а также подпись ответственного лица.
- Подпись работника обязательна только в случае, если исправление связано с его согласием (например, изменение ФИО после изменения фамилии).
Заверительная надпись при увольнении
При увольнении сотрудника, получившего награду, в книжке ставится заверительная надпись в общем порядке: «Запись проверена, соответствует действительности», подпись ответственного за ведение книжек, печать и подпись самого работника.
Образцы записей
Пример записи о почётной грамоте
Дата награждения: Награда: Почётная грамота «За выдающиеся трудовые заслуги» Орган, присвоивший награду: Министерство труда Российской Федерации Подпись ответственного лица: Директор ООО «Техно», Петров П.П., печать
Пример исправления даты награждения
Дата награждения (исправлено): → Награда: Грамота «Лучший сотрудник года» Орган, присвоивший награду: Руководство ОАО «Стальпром» Подпись ответственного лица: Генеральный директор, Сидоров С.С., печать Примечание: Исправление даты по ошибке в первоначальном приказе.
Пример заверительной надписи при увольнении
Запись проверена, соответствует действительности; Ответственный за ведение трудовых книжек: начальник отдела кадров, Кузнецова А.А., печать Работник: ______________________ (подпись)
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие официального приказа. Устные благодарности в книжку не вносятся – необходимо наличие письменного решения.
- Неправильный формат даты. Дата должна быть указана в виде дд.мм.гггг без сокращений.
- Заполнение неверных колонок. В графе 3 записывается только информация о награде, а не о премиях или надбавках.
- Отсутствие подписи и печати. Без подписи ответственного лица запись считается недействительной.
- Стирание старой записи при исправлении. Старую запись необходимо оставить, а исправление оформить отдельной строкой.
- Внесение в книжку записей о премиях. Премии, включённые в систему оплаты труда, в книжку не вносятся.
Для минимизации риска рекомендуется вести журнал внесения записей в трудовые книжки, где фиксируются дата, номер приказа и ФИО ответственного лица.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли внести запись о награде, полученной до начала работы в текущей организации?
Да, если награда была получена за трудовую деятельность, а не за личные заслуги. В этом случае в графе указывается дата награждения и орган, присвоивший награду, а в качестве основания – приказ руководителя организации.
Нужно ли вносить запись о благодарности, полученной от коллеги?
Нет. По Письму Минтруда от только официальные награды (грамоты, медали, благодарности, оформленные приказом) фиксируются в книжке.
Как оформить запись, если награда получена совместно с несколькими сотрудниками?
Каждому сотруднику делается отдельная запись в его трудовой книжке. При этом в приказе указываются все ФИО получателей.
Можно ли добавить в книжку запись о награде после увольнения сотрудника?
Запись должна быть внесена до момента увольнения. Если награда получена после увольнения, она фиксируется в личных документах, но не в трудовой книжке.
Что делать, если в книжке уже есть запись о награде, но у работника изменилось ФИО (например, после брака)?
Необходимо оформить дополнительный приказ об исправлении ФИО и добавить запись «Исправление ФИО» в графу 3, оставив прежнюю запись без изменений.
С 2021 года требования к оформлению сведений о поощрениях в трудовой книжке стали более строгими: только официальные награды, подтверждённые приказом, вносятся в раздел «Сведения о награждении (поощрении)». Правильное оформление записей повышает их юридическую силу, облегчает проверку кадровой документации и защищает интересы как работодателя, так и работника.
Следуйте рекомендациям, приведённым в данной статье, и вы избежите типичных ошибок, связанных с неправильным внесением или исправлением сведений о поощрениях.