Внесение информации о поощрениях и награждениях в трудовую книжку — важная процедура, которая фиксирует заслуги работника. Правильное оформление такой записи регулируется строгими правилами. В этой статье мы разберем, как правильно, в какой срок и на основании каких документов нужно сделать запись о награждении, как в классической, так и в электронной трудовой книжке.

Раздел «Сведения о награждении»: что это и когда заполняется

Трудовая книжка (установленной Правительством РФ формы) содержит специальный раздел — «Сведения о награждении». Заполняется он только при наличии факта награждения работника.

Запись вносится на основании нормативного акта работодателя (приказа, распоряжения), которым установлено награждение. Важно: работодатель имеет право поощрять сотрудников (благодарность, грамота, премия), но обязан вносить сведения только о государственных наградах (ордена, медали, почетные звания) и награждениях, предусмотренных локальными нормативными актами компании как подлежащие обязательной фиксации.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждении» (бумажная книжка)

Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда) устанавливает четкую последовательность действий. Заполнение происходит в четырех графах раздела.

Пошаговая инструкция:

1. Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер записи о награждении. Нумерация должна быть нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника. Если это первая награда — ставим «1».
2. Графа 2 (Дата): Проставляется дата внесения записи в трудовую книжку. Срок для внесения — не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа о награждении (п. 9 Постановления Правительства № 320н от ).
3. Графа 3 (Наименование организации): В виде заголовка указывается:
   • Полное наименование организации-работодателя, которая награждает (например, «Общество с ограниченной ответственностью „Вектор“»).
   • Сокращенное наименование (если есть), например, «ООО „Вектор“».
4. Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты документа, на основании которого вносится запись:
   • Наименование документа (например, «Приказ», «Распоряжение»).
   • Дата его издания.
   • Номер документа.

   Пример: «Приказ № 145-к от ».

Образец заполнения раздела «Сведения о награждении»:

Запись о награждении в личной карточке формы Т-2

Параллельно с внесением записи в трудовую книжку, сведения о награждении обязательно отражаются в разделе VII личной карточки работника (форма Т-2). Это внутренний документ организации. Заполнение производится по аналогичному принципу, но без графы с наименованием организации (так как карточка уже принадлежит конкретному работодателю).

Особенности внесения сведений в электронную трудовую книжку (ЭТК)

При переходе на ЭТК все сведения о трудовой деятельности, включая награждения, вносятся в единую федеральную информационную систему (ЕФИС ТК).

• Работодатель формирует и направляет в ЕФИС ТК сведения о награждении на основании того же приказа.
• Формат данных регламентирован. В электронном документе также должны быть отражены: порядковый номер, дата внесения, наименование награды/поощрения, реквизиты приказа.
• Работник может ознакомиться с этими сведениями через личный кабинет на портале «Работа в России» или через работодателя.
• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка с записями, при переходе на ЭТК все предыдущие записи, включая о награждениях, переносятся в электронный вид.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильное наименование организации. В графе 3 нужно указывать именно то юридическое лицо, которое выдает награду. Если награждает не работодатель, а, например, министерство, то в графе 3 указывается «Министерство экономического развития Российской Федерации».
• Отсутствие реквизитов приказа. В графе 4 обязательно нужны номер и дата. Запись «За добросовестный труд» без ссылки на документ, недействительна;
• Нарушение сроков. Запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней после издания приказа. Затягивание может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
• Смешение разделов. Награждение (государственное или установленное локальным актом) — в раздел «Сведения о награждении». Простое поощрение (премия за выполнение плана), если оно не предусмотрено как подлежащее обязательной фиксации, может не отражаться в этом разделе.

Внесение записи о награждении — формальная, но ответственная процедура. Ключевые правила:

1. Используйте только официальный приказ/распоряжение работодателя как основание.
2. Соблюдайте срок — не позднее 5 рабочих дней.
3. Заполняйте все 4 графы раздела «Сведения о награждении» в строгом порядке: №, Дата, Наименование организации, Основание.
4. При наличии ЭТК — направляйте сведения в ЕФИС ТК в том же порядке.
5. Не путайте награждения, подлежащие обязательной фиксации, с обычными премиями.

Соблюдение этих требований гарантирует, что заслуги работника будут достоверно и законно отражены в его трудовой книжке, что важно для его карьеры и пенсионного учета.