Внесение информации об образовании в трудовую книжку — важная процедура, регулируемая Приказом Минтруда России от № 320н. Правильное оформление защищает права работника и работодателя. Данные указываются на ьном листе и, в некоторых случаях, в разделе «Сведения о работе».
⚠️ Ключевое правило на 2026 год:
Сведения об образовании (профессии, специальности) вносятся на основании представленных работником документов (диплом, аттестат, свидетельство и т.д.). При этом наименования и реквизиты этих документов в трудовой книжке НЕ указываются. Заполнение происходит строго по формулировкам из документа об образовании.
Где и когда вносятся сведения?
- ьный лист (первая страница) — основное место для записи об образовании. Есть две строки: «Образование» (уровень) и «Профессия, специальность».
- Раздел «Сведения о работе» — сюда вносится запись, если:
- Работник предоставляет документ об образовании после того, как его трудовая книжка уже была оформлена (например, получил высшее образование, уже работая).
- В трудовой книжке, выданной ранее, отсутствуют строки для образования на ьном листе (например, старые образцы).
Порядок внесения: 3 основных случая
Первичное оформление трудовой книжки (при приеме на работу)
Работодатель обязан оформить трудовую книжку новому сотруднику. На ьном листе заполняются все поля, включая образование.
Образование: Высшее
Профессия, специальность: Экономист (или Учитель математики, Повар — дословно как в дипломе/аттестате)
Дополнение записи при получении нового образования
Если работник, уже имеющий запись, получил новое образование (например, второе высшее или профессиональное переобучение), запись дополняется.
Важно: Новую запись вносят в следующую свободную строку на ьном листе. Зачеркивать предыдущие записи о образовании ЗАПРЕЩЕНО.
На ьном листе уже есть:
Образование: Среднее общее
Профессия, специальность: —
Работник предоставил диплом о высшем образовании. Вносим в следующие пустые строки:
Образование: Высшее
Профессия, специальность: Юрист
Внесение записи в раздел «Сведения о работе»
Это делается, если:
- ьный лист уже заполнен полностью и свободных строк нет.
- Трудовая книжка выдана дубликат, и на его ьном листе нет мест для записи.
- Работник хочет зафиксировать факт прохождения обучения (не дающего нового уровня образования), например, курсы повышения квалификации. В этом случае указывается только «Профессия, специальность».
«Обучение по программе повышения квалификации «Актуальные вопросы бухгалтерского учета» (72 часа).
Профессия, специальность: Бухгалтер»
Требования к формулировкам
Заполнять строку «Профессия, специальность» нужно в точном соответствии с формулировкой документа об образовании.
- Если в дипломе: «Специальность 080507.65 «Математика»», — так и пишем.
- Если в аттестате: «Профессия 2.1.2.1 «Повар»», — так и пишем.
- Нельзя сокращать, упрощать или «переводить» названия.
Образцы записей для разных уровней образования
| Уровень образования (строка «Образование») | Что указывать в строке «Профессия, специальность» | Основание (документ) |
|---|---|---|
| Начальное общее | Не заполняется (ставится прочерк) | Аттестат об основном общем образовании |
| Среднее общее | Не заполняется (ставится прочерк) | Аттестат о среднем общем образовании |
| Среднее профессиональное | Наименование профессии/специальности из диплома (например, «Техник-механик», «Младшая медицинская сестра по уходу за больными») | Диплом о среднем профессиональном образовании |
| Высшее | Наименование специальности из диплома (например, «Педагогика и психология», «Финансы и кредит») | Диплом о высшем образовании (бакалавра, специалиста, магистра) |
| Профессиональное обучение | Наименование профессии из свидетельства (например, «Слесарь по ремонту автомобилей», «Кассир») | Свидетельство о профессии |
Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция
- Получите от работника оригинал документа об образовании (диплом, аттестат, свидетельство) для проверки.
- Определите, куда вносить запись: на ьный лист (предпочтительно) или в раздел «Сведения о работе».
- Скопируйте формулировки дословно из документа: уровень образования и название профессии/специальности.
- Внесите запись разборчиво, чернилами синего или черного цвета.
- Не зачеркивайте и не исправляйте старые записи об образовании. Если нужно исправить ошибку, делайте это в установленном порядке (с пояснительной, привлечением свидетелей, подписью руководителя и печатью).
- Подпишите запись (должность, личная подпись, расшифровка) и проставьте печать организации.
Типичные ошибки, которых следует избегать
- ❌ Сокращение или изменение формулировки из диплома (например, «Инженер» вместо «Инженер-механик по эксплуатации транспортно-технологических машин и комплексов»).
- ❌ Указание названия учебного заведения (например, «МГУ») вместо специальности.
- ❌ Зачеркивание предыдущей записи о более низком образовании (например, среднего) при получении высшего. Новая запись добавляется.
- ❌ Внесение записи без предъявления документа. Обязательно нужен оригинал или заверенная копия.
- ❌ Оформление записи карандашом или неразборчивым почерком.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибка?
Если допущена неточность в записи об образовании (например, опечатка в названии специальности), ее необходимо исправить.
- Сделать исправление путем зачеркивания ошибочных данных одной чертой и внесения верных данных выше.
- Обязательно оформить пояснительную записку с указанием причины ошибки.
- Привлечь двух свидетелей, которые также ставят свои подписи.
- Подписать исправление руководителем организации (или уполномоченным лицом) и заверить печатью.
В сложных случаях (например, изменение ФИО в связи с получением нового документа об образовании) лучше проконсультироваться с юристом или в Трудовой инспекции.
- Запись об образовании, обязательна на ьном листе.
- Основание — только документ об образовании.
- Формулировки — точные, дословные из документа.
- Новые данные — дополняют старые, а не заменяют их.
- Оформление — разборчиво, чернилами, с подписью и печатью.
Соблюдение этих правил обеспечит юридическую чисткость трудовой книжки и избежит проблем при трудоустройстве в будущем.