Переименование организации, это частая юридическая процедура, которая может быть связана со сменой организационно-правовой формы (например, переименование из ЗАО в АО), изменением названия бренда или другими причинами. Согласно действующему трудовому законодательству, при переименовании организации записи в трудовых книжках сотрудников необходимо делать в обязательном порядке. Это касается как бумажных, так и электронных трудовых книжек (выписок из СТД-Р).
Один из самых частых вопросов у кадровиков: можно ли использовать штамп для внесения такой записи и как правильно это сделать? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления переименования, в т.ч. с использованием штампа.
Обязательность внесения записи
Если в период работы сотрудника компания сменила свое наименование, об этом должна быть сделана соответствующая запись в его трудовой книжке. Это правило закреплено в нормативных актах:
- В соответствии с п. 13 Правил, утвержденных приказом Минтруда, при переименовании организации запись об этом в трудовую книжку вносится отдельной строкой в графу 3 раздела «Сведения о работе».
- Формулировка должна содержать именно информацию о том, что организация переименована, а не просто указывать новое название.
Порядок заполнения граф при переименовании
Внесение записи о смене наименования имеет свою строгую специфику, которая отличает этот процесс от записи о приеме на работу или увольнении. Главное правило, заполняются не все графы:
- Графа 1 (№ записи), не заполняется. Номер записи при переименовании не присваивается, так как это не самостоятельное кадровое событие (прием, перевод, увольнение).
- Графа 2 (Дата) — также заполнению не подлежит. Дата события в данном случае не указывается.
- Графа 3 (Сведения о работе) — здесь вносится сама суть записи. Текст должен быть предельно четким, например: «ООО «Старое название» переименовано в ООО «Новое название»».
- Графа 4 (Основание) — указывается реквизиты приказа (или иного решения работодателя), которым было оформлено переименование.
Использование штампа: правила и ограничения
Для ускорения работы кадровых служб и минимизации ручного труда при массовом переименовании (когда нужно внести записи в трудовые книжки десятков или сотен сотрудников) на практике часто используется специальный штамп;
Применение штампа не запрещено законодательством, однако к его использованию предъявляются строгие требования:
- Размер штампа. Это самое важное требование! Оттиск штампа, как и запись, внесенная вручную, должен полностью умещаться в 3-й графе раздела «Сведения о работе», не затрагивая 4-ю. В противном случае запись будет признана некорректной, и придется делать исправления.
- Читаемость. Оттиск должен быть четким, без смазываний, чтобы текст легко читался.
- Формулировка. Текст на штампе должен содержать правильную юридическую формулировку (о том, что организация переименована), а не просто новое название.
Если штамп получается слишком большим и выходит за границы 3-й графы, от его использования придется отказаться в пользу ручной записи. Также ручной способ предпочтительнее, если в организации работает всего несколько человек.
Пример текста для штампа
Текст на клише штампа может выглядеть следующим образом:
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
Что делать, если запись не была внесена вовремя?
На практике часто встречаются ситуации, когда компания сменила название, например, в декабре прошлого года, а кадровик только сейчас обнаружил, что в трудовую книжку одного или нескольких работников запись о переименовании не внесена.
В таком случае паниковать не нужно. Запись необходимо внести в текущий момент. Порядок действий остается тем же: отдельной строкой в графе 3 прописывается факт переименования, а в графе 4 указываются реквизиты приказа, датированного тем числом, когда переименование фактически произошло (дата внесения записи в данном случае не ставится, как мы уже упоминали выше).
Образец заполнения (смена наименования из ЗАО в АО)
Рассмотрим наглядный пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке при смене организационно-правовой формы (например, редакция 1 от ).
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»:
Графа 1: (пусто)
Графа 2: (пусто)
Графа 3: Закрытое акционерное общество «Пример» переименовано в Акционерное общество «Пример»
Графа 4: Приказ от № 45-к
Если для этой записи используется штамп, то текст в графе 3 будет представлять собой его оттиск, а дату и номер приказа в графе 4 кадровик впишет от руки.
Внесение записи о переименовании организации в трудовую книжку — это не просто формальность, а обязанность работодателя. Использование штампа значительно упрощает работу кадровой службы при массовом переименовании, однако требует внимательного отношения к размеру клише. Главное правило — оттиск или рукописный текст ни в коем случае не должны выходить за пределы 3-й графы, а формулировка должна однозначно указывать на факт переименования юридического лица.