Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней фиксируются все сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о получении образования, повышении квалификации и других кадровых событиях. В 2026 году в России действует как бумажная, так и электронная трудовая книжка, и в обоих случаях изменения в неё вносятся по письменному заявлению работника.

Когда и зачем вносить изменения?

• Изменение фамилии, имени, отчества (например, после брака или по решению суда);
• Корректировка даты рождения.
• Исправление ошибок в наименовании организации, должности, специальности.
• Добавление сведений о получении нового образования, повышения квалификации.
• Внесение сведений о переводе в другую организацию.
• Отмена неверных записей (например, если в книге указана неправильная дата увольнения).

Важность правильного оформления: неправильные записи могут привести к проблемам при получении пенсии, военной службы, при оформлении документов в государственных органах.

Требуемые документы

1. Письменное заявление работника (обязательный документ).
2. Копия документа, подтверждающего основание для изменения (свидетельство о браке, решение суда, справка об образовании и т.д.).
3. Приказ о приёме, переводе, увольнении (если изменение связано с кадровыми событиями).
4. Штамп организации с подписью уполномоченного лица (если в бумажной книге).

Для электронной трудовой книжки достаточно загрузить сканы документов в систему “Система Кадры” и подписать заявление электронно. В бумажной версии заявление подписывается вручную.

Процедура подачи заявления

1. Составьте заявление в соответствии с образцом (см. раздел 5).
2. Подпишите заявление и приложите все необходимые документы.
3. Подайте заявление в отдел кадров (для бумажной книги) либо в электронную систему (для ЭТК).
4. Отдел кадров проверит документы и внесёт изменения в книгу.
5. Получите подтверждение о внесении изменений (сертификат в ЭТК или копию обновлённой страницы в бумажной книге).

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, запись о внесении изменений должна содержать дату внесения, реквизиты документа, на основании которого изменения производятся, и подпись руководителя.

Пример заявления

Ниже приведён шаблон заявления, который можно использовать как основу. Замените «ФИО», «дата», «организация» и другие поля на актуальные данные.

Заявление о внесении изменений в трудовую книжку

Я, ФИО, работник организации «Наименование организации», прошу внести в мою трудовую книжку следующие изменения:

Изменение ФИО – в связи с изменением фамилии после брака. Приложено: свидетельство о браке № ___ от ___ г.

Корректировка даты рождения – указана неверная дата. Приложено: копия свидетельства о рождении.

Добавление сведений о получении высшего образования – в соответствии с приказом № ___ от ___ г. Приложено: справка об окончании университета.

Подпись: _____________________

После подписания заявление подаётся в отдел кадров. При необходимости в бумажной книге руководитель ставит штамп с подписью.

Внесение изменений в электронную трудовую книжку (ЭТК)

Для ЭТК процедура упрощена:

• Войдите в «Систему Кадры» под своей учетной записью.
• Выберите раздел «Трудовая книжка» и нажмите «Внести изменения».
• Заполните форму, указав тип изменения (ФИО, дата рождения, образование и т.д.).
• Загрузите сканы подтверждающих документов.
• Подпишите заявление электронно (с помощью цифровой подписи).
• Отправьте заявку. После проверки руководитель подтвердит внесение изменений.

В ЭТК автоматически генерируется запись с датой внесения и штампом в электронном виде.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Если ошибка обнаружена до подачи заявления, работник может самостоятельно внести исправление, но только после получения письменного заявления. Если заявление не поступило, руководитель может внести исправление по статье 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. В случае серьёзных ошибок (неправильная дата увольнения, неверный штамп) рекомендуется оформить дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется, когда:

• В книге содержится серьёзная ошибка, которую невозможно исправить.
• Книга повреждена, потеряна или уничтожена.
• Нужно предоставить копию для государственных органов.

Для получения дубликата необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров.
2. Приложить копию оригинальной книги.
3. Получить новый бланк с правильными данными.

Советы экспертов

• Всегда сохраняйте копии всех документов, подтверждающих изменения.
• Проверяйте, что в заявлении указаны все реквизиты (номер приказа, дата, подпись).
• Если вы переходите в другую организацию, уточните, как будет вести запись в новой компании.
• При работе с ЭТК убедитесь, что ваша цифровая подпись актуальна.
• Обращайтесь к справочнику «Система Кадры» – там есть 100 готовых образцов записей.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли внести исправление по устной просьбе? Нет, для любых изменений требуется письменное заявление и документы-основания.
2. Как быстро вносится изменение? В бумажной книге обычно до 5 рабочих дней. В ЭТК – в течение 1–2 дней после проверки.
3. Что делать, если в книге указана неверная дата увольнения? Подайте заявление с копией приказа об увольнении и попросите отменить неверную запись.
4. Можно ли изменить ФИО без брака? Да, если есть решение суда или другое официальное подтверждение.

Внесение изменений в трудовую книжку – важный процесс, требующий точности и соблюдения формальных требований. Следуя приведённой схеме, вы сможете быстро и без ошибок обновить свои кадровые данные, будь то бумажная или электронная версия. Не забывайте сохранять копии всех документов и обращаться к официальным источникам, таким как «Система Кадры» и «КонсультантПлюс», чтобы быть в курсе последних изменений в законодательстве.