Смена имени, это важное событие в жизни человека‚ которое влечет за собой необходимость обновления данных во множестве документов. Не становится исключением и трудовая книжка — главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Кадровым специалистам и работодателям крайне важно грамотно и своевременно вносить изменения в этот документ‚ чтобы избежать проблем с оформлением пенсии или подтверждением стажа в будущем.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм внесения записей о смене имени‚ фамилии или отчества в бумажную и электронную трудовые книжки‚ а также рассмотрим типичные ошибки.

Правовая основа и общие правила

Порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется Правительством РФ. Согласно действующим правилам‚ изменение записей о фамилии‚ имени‚ отчестве и дате рождения работника производится на основании паспорта‚ а также свидетельства о заключении или расторжении брака‚ свидетельства о перемене имени и других аналогичных документов.

Самое главное помнить‚ что зачеркивать ранее внесенные данные на ьном листе трудовой книжки можно только при смене фамилии‚ имени или отчества (а также даты рождения). При этом старые данные аккуратно зачеркиваются одной тонкой чертой (так‚ чтобы их можно было прочитать)‚ а новые записываются рядом. Ссылка на документ-основание обязательно должна быть указана на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Пошаговая инструкция для бумажной трудовой книжки

Внесение изменений в бумажный вариант документа требует предельной внимательности. Процесс состоит из нескольких обязательных шагов:

1. Получение документов-оснований. Работник должен предоставить в отдел кадров паспорт с новыми данными‚ а также документ‚ подтверждающий смену имени (например‚ свидетельство о перемене имени или свидетельство о браке). Кадровик обязан снять с этих документов копии.
2. Зачеркивание старых данных на ьном листе. Одной тонкой чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя‚ отчество).
3. Внесение новых данных. Рядом со старой (зачеркнутой) записью пишутся новые ФИО работника.
4. Оформление внутренней стороны обложки. Это самый важный этап. На внутренней стороне обложки делается следующая запись: «Фамилия изменена на [Новая фамилия] на основании свидетельства о заключении брака серии [Серия] номер [Номер]‚ выданного [Кем и когда выдано]».
5. Заверение записи. Внесенная на обложку запись заверяется подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью организации (при наличии печати). Указывается дата внесения изменения.

Пример записи на внутренней стороне обложки:

«Фамилия «Иванова» изменена на «Петрова» на основании свидетельства о заключении брака серии I-МН номер 123456‚ выданного Отделом ЗАГС Центрального района г. Москвы г.
Инспектор по кадрам Подпись А.Б. Сидорова
Печать
»

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

При смене имени работника‚ который перешел на ЭТК‚ кадровику необходимо сделать следующее:

• Обновить данные в отчетности. При следующей подаче отчета по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР) работодатель должен указать новые ФИО сотрудника. Именно так данные в электронной трудовой книжке будут актуализированы.
• Сверить СНИЛС. Очень важно убедиться‚ что данные СНИЛС работника совпадают с его новыми паспортными данными. При необходимости работник должен сначала заменить СНИЛС‚ а уже потом кадровик передаст обновленные сведения в СФР.

Типичные ошибки при смене имени в трудовой книжке

Несмотря на кажущуюся простоту процедуры‚ кадровики часто допускают ошибки‚ которые могут стоить работнику потерянного стажа. Вот самые распространенные из них:

• Отсутствие ссылки на документ-основание. Если на внутренней стороне обложки не указано‚ на основании чего изменено имя‚ запись считается недействительной.
• Грубое зачеркивание. Старую запись нельзя замазывать корректором или зачеркивать так‚ что текст становится нечитаемым.
• Внесение изменений со слов работника. Кадровик не имеет права вносить изменения только на основании устного заявления сотрудника. Обязательны оригиналы или нотариально заверенные копии документов.
• Игнорирование обновления ЭТК. Если работник ведет только электронную трудовую книжку‚ забывать подать обновленные данные в СФР недопустимо.

Что делать‚ если запись внесена с ошибками?

Если при внесении записи о смене имени на внутренней стороне обложки допущена ошибка (например‚ неверно указан номер свидетельства)‚ исправлять ее нужно по правилам‚ аналогичным исправлению ошибочных записей в разделе сведений о работе.

Ниже ошибочной записи указывается: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ после чего вносится правильная запись с указанием правильных реквизитов документа. Ставится подпись и печать ответственного лица.

Смена имени в трудовой книжке — это процедура‚ требующая строгого соблюдения инструкций. Бумажный вариант требует аккуратного зачеркивания и обязательной ссылки на подтверждающий документ на обложке‚ а электронный — своевременной передачи корректных данных в СФР. Внимательное отношение к деталям и документам позволит избежать проблем как для работодателя‚ так и для самого работника в будущем.