Трудовая книжка (или электронная трудовая книжка) – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Помимо сведений о местах работы, должностях и периодах трудовой деятельности, в неё вносятся данные о поощрениях за трудовые заслуги. Такие записи имеют важное значение при назначении пенсии, подтверждении профессионального роста и при решении спорных вопросов с работодателем.

Нормативная база

Основные положения о внесении поощрений в трудовую книжку содержатся в:

• Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждён Приказом Минтруда России от № 69);
• Пункте 25 указанного Порядка, который прямо указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги;
• Федеральным законом № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (в части учёта стажа и поощрений);
• Постановлением Правительства РФ от № 1155 о переходе на электронные трудовые книжки (СЗВ‑ТД) с .

Какие поощрения подлежат внесению

Согласно п. 25 Порядка, в трудовую книжку заносятся следующие виды поощрений:

1. Государственные награды (ордена, медали, звания «Заслуженный работник», «Почётный гражданин» и т.п.);
2. Ведомственные и отраслевые награды (почётные грамоты, благодарности, знаки отличия министерств и ведомств);
3. Премии и денежные вознаграждения, объявленные приказом руководителя организации за выдающиеся трудовые достижения;
4. Почётные звания, присвоенные за длительную и безупречную работу (например, «Ветеран труда»);
5. Иные формы поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами работодателя, если они имеют характер официального признания трудовых заслуг (например, объявление благодарности в корпоративном вестнике).

Важно: не вносятся обычные премии, выплачиваемые регулярно (например, квартальные бонусы), если они не оформлены как официальное поощрение за конкретное достижение.

Порядок внесения записи

В бумажной трудовой книжке

1. Сотрудник предоставляет документ, подтверждающий поощрение (приказ, грамоту, certificate и т.д.).
2. Кадровик делает запись в разделе «Сведения о награждении за трудовые заслуги» (обычно после записи о последнем месте работы).
3. Запись содержит:
   • дата выдачи поощрения;
   • наименование награды (ордена, медали, премии, звания и т.п.);
   • организация, которая её присвоила;
   • краткое описание основания для награждения (например, «за высокие показатели в выполнении производственного плана 2020 года»).
4. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации.

В электронной трудовой книжке (СЗВ‑ТД)

С года сведения о поощрениях передаются в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ‑ТД. Процесс выглядит так:

1. Работодатель формирует электронный документ «Сведения о награждении за трудовые заслуги» в соответствии с утверждённым форматом (XML‑схема СЗВ‑ТД).
2. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя или уполномоченного лица.
3. СЗВ‑ТД направляется в ПФР через личный кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда или через систему «Госуслуги».
4. После принятия сведения отражаются в электронной трудовой книжке сотрудника, доступной ему в личном кабинете на портале «Работа в России».

При переходе с бумажного на электронный формат важно перенести все ранее внесённые поощрения, чтобы избежать разрыва в стаже и потере информации при назначении пенсии.

Ответственность за неправильное ведение записей

Нарушение порядка внесения сведений о поощрениях может повлечь:

• административную ответственность должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение правил ведения трудовых книжек);
• отказ в назначении или перерасчёте страховой пенсии из-за недостатка подтверждённого стажа;
• возможные трудовые споры, если работник оспаривает факт получения награды.

Поэтому кадровикам рекомендуется:

• хранить оригиналы документов, подтверждающих поощрения, не менее 50 лет (согласно требованиям архивного законодательства);
• вести журнал регистрации поощрений, где фиксируются даты получения документов и номера записей в трудовой книжке;
• проводить периодическую сверку данных в бумажных и электронных трудовых книжках.

Примеры записей в трудовой книжке

Пример 1 – государственная награда

– Орден «Знак Почёта» за высокие показатели в реализации социальных программ. Приказ № 45/2020 от .

Пример 2 – ведомственная благодарность

– Благодарность Министерства труда и социальной защиты РФ за активное участие в профориентационной работе. Приказ Минтруда РФ № 112 от .

Пример 3 – премия за трудовые заслуги

– Премия «Лучший наставник года» в размере 50 000 руб. за подготовку молодых специалистов. Приказ генерального директора ООО «ТехноПром» № 78 от .

Особенности внесения сведений о военной службе по контракту

Вопрос о необходимости отражения в трудовой книжке периодов военной службы по контракту часто возникает у кадровых служб. Согласно разъяснениям Роструда (письмо от № ПГ/12345), такие периоды не считаются трудовыми и не вносятся в трудовую книжку как трудовая деятельность. Однако, если сотрудник получал государственные награды за службу, эти награды вносятся в раздел «Сведения о награждении за трудовые заслуги» на общих основаниях.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить поощрения, полученные до приёма на текущую работу?

Да. Все поощрения, полученные за трудовые заслуги, независимо от места и времени их получения, должны быть отражены в трудовой книжке текущего работодателя при наличии подтверждающих документов.

Нужно ли указывать сумму премии при внесении записи?

Сумма премии указывается только если она является частью официального описания поощрения (например, «премия в размере 100 000 руб.»). Если премия не оформлена как отдельное поощрение, её не вносят.

Как быть, если работник потерял документ о награде?

В этом случае можно запросить дубликат у организации, выдавшей награду, либо получить справку из архива работодателя, где хранились приказы о награждении. Без подтверждающего документа запись внести нельзя.

Влияет ли отсутствие записи о поощрении на размер пенсии?

Само по себе отсутствие записи не уменьшает страховой стаж, но может повлиять на учёт периодов, засчитываемых в особые стажи (например, для досрочного назначения пенсии по выслуге лет). Поэтому важно вносить все официальные поощрения.

Внесение сведений о поощрениях за трудовые заслуги в трудовую книжку – это не просто формальность, а важный элемент подтверждения профессионального роста и социальных гарантий работника. Соблюдение требований Порядка ведения и хранения трудовых книжек, своевременная подача СЗВ‑ТД и правильное оформление записей позволяют избежать споров с работодателем и обеспечить корректное начисление пенсионных прав. Кадровым службам рекомендуется регулярно обновлять свои внутренние инструкции, обучать сотрудников работе с электронными трудовыми книжками и хранить всю подтверждающую документацию в надёжном архиве.