Вопрос, который часто задают сотрудники и работодатели, – можно ли фиксировать в трудовой книжке (бумажной или электронной) награждения, такие как грамоты отдела, благодарственные письма, почётные грамоты и т.п.? Ответ зависит от нормативных актов, типа награды и формата трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём, какие сведения о награждениях обязаны вноситься в трудовую книжку, а какие – нет, и как правильно оформить запись, если документ не содержит номера приказа.

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Какие награждения вносятся в трудовую книжку
3. Что НЕ вносится в трудовую книжку
4. Запись в бумажную трудовую книжку
5. Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
6. Как действовать, если нет номера приказа

Нормативно-правовая база

Основные документы, регулирующие порядок внесения сведений о награждениях в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Ст. 66 гласит, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках». Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек уточняет, какие именно награды подлежат фиксации.
• Приказ Минтруда России от № 438н (утверждающий форму и порядок заполнения раздела «Сведения о награждении»).
• Для электронных трудовых книжек (ЭТК) действует Приказ Минтруда России от № 447н, который ограничивает перечень записываемых сведений.

Эти документы совместно определяют, какие награды являются «государственными» и «внутренними», а также какие реквизиты обязательны для записи.

Какие награждения вносятся в трудовую книжку

Согласно пункту 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в раздел «Сведения о награждении» вносятся сведения о:

• Государственных наградах (орденах, медалях, государственных почётных званиях).
• Наградах, присуждаемых по указу Президента РФ, Правительства РФ, органов государственной власти.
• Наградах, предусмотренных коллективным договором или локальными нормативными актами, если они имеют статус «почётной грамоты» (т.е. официально оформлены приказом с указанием номера и даты).

Для каждой записи обязательны следующие реквизиты:

Что НЕ вносится в трудовую книжку

В трудовую книжку не вносятся сведения о:

• Простых благодарственных письмах, сертификатах участия в конкурсах, дипломах учебных заведений.
• Грамотах, выданных без официального приказа (отсутствует номер и дата приказа).
• Внутренних поощрениях, которые не имеют статуса «награждение за трудовые заслуги», например, подарочные сертификаты, премии, бонусы.
• Наградах, присуждённых в рамках корпоративных мероприятий, если они не оформлены приказом с указанием реквизитов, предусмотренных ТК РФ.

Отсутствие указанных реквизитов делает запись недопустимой, и её внесение может привести к ошибке в трудовой книжке, которую исправлять будет сложно.

Как оформить запись в бумажную трудовую книжку

Если у вас бумажная трудовая книжка, запись делается в разделе «Сведения о награждении» (обычно это 4‑й раздел). Пример правильного заполнения:

Награждён: Иванов И.И.
Награда: Почётная грамота отдела продаж за выполнение плана продаж в 2023 г.
Номер приказа: 12/2024 от 
Кем выдана награда: ОАО «Ромашка», отдел продаж

Если в документе нет номера приказа, следует:

1. Обратиться к руководителю или в отдел кадров с просьбой выдать служебный приказ о награждении (можно оформить в виде «Приказ № — от «дата»»).
2. Если приказ оформить невозможно, запись в трудовую книжку НЕ делается. Вместо этого можно оформить внутренний акт

Запись в бумажной книжке должна быть выполнена от руки чернильным (чёрным) пишущим инструментом, без исправлений. Любые исправления требуют подписи и печати работодателя.

Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года большинство компаний перешли на Электронную трудовую книжку (ЭТК). В ней правила несколько ужесточились:

• В ЭТК вносятся только сведения о государственных наградах и о наградах, подтверждённых приказом с номером и датой.
• Записи о внутренних грамотах без официального приказа не допускаются. Платформа «Госуслуги» отклонит попытку добавить такую запись.
• Для внесения записи необходимо загрузить скан‑копию приказа (PDF, JPG) и указать все обязательные реквизиты в соответствующих полях.

Пример заполнения в системе «Госуслуги»:

1. В личном кабинете работодателя выбрать «Внести сведения о награждении».
2. Заполнить поля: Дата награждения, Наименование награды, Номер приказа, Кем выдана награда.
3. Прикрепить файл приказа (обязательно с номером и подписью руководителя).
4. Отправить на проверку. После одобрения запись появится в ЭТК сотрудника.

Если приказа нет, система не позволит сохранить запись, и в этом случае следует оформить служебный приказ задним числом (в пределах допустимых сроков) или оставить запись в личном деле.

Как действовать, если нет номера приказа и его найти невозможно

Ситуация, когда у наградного документа нет номера приказа, встречается часто. Возможные пути решения:

Оформить новый приказ

Работодатель может выдать дополнительный приказ о награждении, указав в нём:

• Дата награждения (дата фактического вручения).
• Точное название награды.
• Ссылка на оригинальный документ (например, «Грамота отдела продаж от »).
• Номер нового приказа (например, 2024/45).

Такой приказ будет являться официальным основанием для записи в трудовую книжку.

Оформить «Служебную записку»

Если оформить приказ невозможно (например, предприятие уже ликвидировано), можно оформить служебную записку или акт признания награды, подписанный руководителем и кадровиком. Этот документ хранится в личном деле, но в трудовую книжку запись не вносится.

Обратиться в профсоюз или инспекцию труда

В случае спора работник может обратиться в профсоюзную организацию или Государственную инспекцию труда с требованием оформить надлежащий приказ. При отсутствии реакции работник может потребовать исправления записи в трудовой книжке в суде.

Что писать в графе 4 (в бумажной книжке)

Если всё‑таки решили внести запись, но номер приказа неизвестен, в графе 4 («Награда») следует указать:

Почётная грамота отдела продаж за выполнение плана 2023 г. (приказ № — от —)

Однако такой вариант считается «неполным» и может быть отклонён при проверке. Лучше всего получить официальное подтверждение от работодателя.

• Только официальные награды (государственные, а также внутренние, оформленные приказом с номером) вносятся в трудовую книжку.
• Грамоты отдела без номера приказа не подлежат записи. Их следует хранить в личном деле или оформить отдельный приказ.
• В бумажной трудовой книжке запись делается в разделе «Сведения о награждении», в электронную – через портал «Госуслуги».
• Если документ не имеет номера, необходимо оформить новый приказ или служебную записку, чтобы избежать ошибок в трудовой книжке.
• Нарушение правил внесения сведений о награждениях не влечёт за собой административной ответственности, но может привести к проблемам при проверках и при расчёте пенсионных прав.

Помните, что правильное оформление записей в трудовой книжке – это гарантия сохранения трудовых прав и получения всех предусмотренных законом льгот в дальнейшем.

Дата публикации: