Вопрос о том, в каких случаях в трудовую книжку вносятся сведения о награждении почетной грамотой, часто возникает у руководителей и специалистов по кадровому делу. Ниже представлено подробное разъяснение, основанное на действующих нормативах и практике оформления трудовой документации.
Что такое «почетная грамота»?
Почетная грамота – это форма поощрения, которую выдает работодатель (организация) или государственная структура в знак признания заслуг сотрудника. В отличие от государственных наград, почетные грамоты обычно имеют внутренний характер и подтверждаются локальными нормативными актами организации.
Критерии выдачи
- За выдающиеся трудовые результаты;
- За длительный стаж работы в организации;
- За особый вклад в развитие компании;
- За достижение высоких показателей в рамках выполнения служебных обязанностей.
Правовое регулирование
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 1578 «Об утверждении Порядка внесения сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги в трудовую книжку работника», в трудовую книжку вносятся сведения о:
- Награждении государственными наградами;
- Присвоении государственных почетных званий;
- Награждении почетными грамотами и другими формами поощрения, установленными законодательством РФ и локальными нормативными актами организации.
Эти положения подтверждены также в материалах КонсультантПлюс и в рекомендациях Бухгалтерии для современного бухгалтера.
Когда вносится запись о почетной грамоте?
Запись о выдаче почетной грамоты вносится в трудовую книжку в следующих случаях:
- Грамота выдается организацией (не государственными наградами);
- Награждение оформлено постановлением, прикасом или иным нормативным актом организации;
- В грамоте указаны номер и дата документа, а также подписи уполномоченных лиц;
- Запись о наградном документе фиксируется в разделе «Сведения о награждениях»** трудовой книжки.
Если грамота выдается без указания номера приказа или иного официального документа, её запись всё равно допускается, однако в графу 4 (или аналогичную) необходимо указать ссылку на внутренний приказ или пояснительную записку, где описано основание награждения.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Ниже приведён образец заполнения графа 4 (раздел «Сведения о награждениях») для случая награждения почетной грамотой.
Граф 4. Наименование документа, на основании которого произведено вознаграждение Приказ № 156 от «О награждении Почетной грамотой за выдающиеся результаты работы в 2024 году»
Точные формулировки могут отличаться, но в записи обязательно должны присутствовать:
- Наименование документа (приказ, постановление, решение);
- Номер и дата документа;
- Наименование награды (Почетная грамота);
- ФИО работника;
- Дата выдачи (если известна).
Если документ не имеет номера, в графе 4 указывается «Внутренний приказ руководителя от «01» месяца «01» 2025 г. № 1», где номер может быть заменён на «не указан», но обязательно указывается ссылка на внутренний нормативный акт, на основании которого выдаётся грамота.
Пример оформления записи
Для наглядности ниже представлен полностью оформленный пример записи в трудовой книжке:
- ФИО: Иванов Иван Иванович;
- Должность: Ведущий специалист отдела маркетинга;
- Дата награждения: ;
- Награда: Почетная грамота организации;
- Основание: Приказ № 156 от «О награждении Почетной грамотой за выдающиеся результаты работы в 2024 году»;
- Запись в графе 4: Приказ № 156 от «О награждении Почетной грамотой за выдающиеся результаты работы в 2024 году».
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись, если грамота не имеет номера приказа?
Да. Даже при отсутствии официального номера документа запись вносится, но в графе 4 указывается ссылка на внутренний приказ или постановление, где описана причина награждения.
Можно ли оформить награду в виде отдельного вкладыша в трудовую книжку?
Да. Если в книжке уже есть место в разделе «Сведения о награждениях», то запись о награждении вносится непосредственно в эту страницу, а не в отдельный вкладыш.
Что делать, если запись о награждении не была сделана в 1993 году?
Согласно п. 24 Правил, в трудовую книжку вносятся все сведения о награждениях, независимо от того, когда они были получены. При обнаружении пропущенной записи необходимо внести её в соответствующий раздел с указанием даты и основания.
Для бухгалтеров и специалистов по персоналу важно помнить, что все виды поощрений, включая внутренние грамоты, должны фиксироваться в трудовой книжке, чтобы обеспечить прозрачность и соответствие требованиям трудового законодательства РФ.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и практик оформления трудовой документации на .