Дата актуализации: 22 мая 2026 г.

С 2020 года в Российской Федерации действует возможность ведения трудовой деятельности в электронном виде. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) требует от работника подачи заявления‚ а от работодателя – внесения соответствующей записи в бумажную трудовую книжку и передачи сведений в Пенсионный фонд РФ. В данной статье подробно рассмотрены нормативные основания‚ порядок оформления записи‚ образцы документов и типичные вопросы‚ возникающие у работодателей и сотрудников.

Нормативная база

• ФЗ от № 439‑ФЗ – вводит статью 66.1 ТК РФ о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек (зарегистрирован в Минюсте России № 63748).
• Постановление Правительства РФ от № 590 – определяет особенности порядка и сроков представления сведений о трудовой деятельности в ПФР.
• ФЗ от № 250‑ФЗ (о государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка») – регулирует взаимодействие работодателей‚ работников и ПФР.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это информационная система‚ в которой хранятся сведения о трудовой деятельности гражданина (приём‚ перевод‚ увольнение‚ периоды работы‚ награды и т.д.). Доступ к ЭТК обеспечивается через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя‚ который передаёт данные в ПФР.

Преимущества ЭТК:

• Снижение риска потери или повреждения бумажного документа;
• Быстрое получение выписки СТД‑Р;
• Возможность оперативного предоставления сведений сторонним организациям (банки‚ посольства и т.д.).

Порядок подачи сведений о переходе на ЭТК

Подготовка заявления работником

Работник‚ желающий перейти на ведение трудовой деятельности в электронном виде‚ подаёт письменное заявление работодателю. В заявлении должны быть указаны:

• ФИО работника;
• Дата подачи заявления;
• Просьба о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• Подпись работника.

Образец заявления (можно скачать с сайтов КонсультантПлюс‚ Ноупапер и др.):

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт № 45 06 123456‚ выдан ОВД г. Москвы ‚ прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Дата подачи заявления – .

Подпись _______________ / Иванов И.И.

Внесение записи в бумажную трудовую книжку

После получения заявления работодатель обязан сделать запись в трудовой книжке работника. Запись оформляется согласно пункту 2.3 Приказа Минтруда № 320н:

1. В графе 1 – порядковый номер записи;
2. В графе 2 – дата выдачи трудовой книжки (или дата последней записи‚ если книжка уже ведётся);
3. В графе 3 – текст: «Подано письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ»;
4. В графе 4 – заявление работника (указывается дата и номер регистрации заявления).

Пример записи:

Выдача трудовой книжки работнику

После внесения записи работодатель обязан вернуть бумажную трудовую книжку сотруднику не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления (п. 4 Приказа № 320н).

Передача сведений в Пенсионный фонд РФ

Сведения о переходе на ЭТК передаются в ПФР через форму ЕФС‑1 (с 2023 года) или через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги». В форме указываются:

• ИНН и СНИЛС работника;
• Дата подачи заявления;
• Регистрационный номер заявления;
• Флаг «Переход на электронную трудовую книжку».

После принятия сведений ПФР формирует выписку СТД‑Р‚ которую работник может получить в электронном виде.

Сроки и ответственность

• Срок подачи заявления работником: не ограничен‚ но рекомендуется подать его до дня приёма на работу или в течение первого рабочего дня.
• Срок внесения записи работодателем: не позднее трёх рабочих дней с даты получения заявления.
• Срок передачи сведений в ПФР: в течение пяти рабочих дней после внесения записи в трудовую книжку (п. 5 Приказа № 320н).

Нарушение установленных сроков может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб для организаций).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если работник подал заявление в день приёма на работу?

В этом случае сначала оформляется запись о приёме на работу (в графе 3 трудовой книжки)‚ затем сразу же делается запись о подаче заявления на переход на ЭТК. Обе записи могут идти подряд‚ но каждая из них должна иметь свой порядковый номер.

Нужно ли заверять запись печатью организации?

Да. Запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и печатью организации (если она имеется).

Можно ли отказать работнику в переходе на ЭТК?

Нет. Право на переход на электронную форму трудовой книжки предоставлено каждому работнику по ст. 66.1 ТК РФ. Отказ работодателя является нарушением трудового законодательства.

Что делать‚ если работник потерял бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Поскольку основной носитель сведений – электронный‚ потеря бумажного документа не влечёт утраты трудового стажа. Работник может запросить выписку СТД‑Р в ПФР и‚ при необходимости‚ получить дубликат бумажной книжки (по заявлению в органы социальной защиты).

Нужно ли информировать сотрудников о возможности перехода на ЭТК?

Рекомендуется разместить информацию в локальных нормативных актах (положение о ведении трудовых книжек‚ инструкция по кадрам) и провести инструктаж при приёме на работу.

Переход на электронную трудовую книжку – это законное право каждого работника и обязанность работодателя по обеспечению корректного ведения трудовых отношений. Соблюдение порядка подачи заявления‚ внесения записи в бумажную трудовую книжку и своевременной передачи сведений в ПФР позволяет избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений. Используйте представленные образцы и инструкции для бесперебойного оформления перехода на ЭТК в вашей организации.

Если остались вопросы – обращайтесь к юристу компании или в службу поддержки ПФР.