Внесение сведений о поощрении и награждении работника в трудовую книжку регламентируется нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ. Основным документом, определяющим порядок и сроки заполнения трудовой книжки, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек».

Общие требования к внесению записи о награждении

Согласно пункту 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Приказ № 320н):

• Все записи о поощрении (награждении) за трудовые заслуги вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня издания соответствующего приказа (распоряжения) работодателя о награждении;
• Запись должна точно соответствовать тексту приказа и содержать реквизиты, предусмотренные формой трудовой книжки;
• Если награждение связано с государственной наградой, порядок внесения может устанавливаться отдельными нормативными актами, но общий срок в 5 рабочих дней сохраняется.

Некоторые источники (например, консультации по кадровому делопроизводству и материалы КонсультантПлюс) упоминают также недельный срок (7 календарных дней). Это связано с более ранними редакциями правил или с внутренними регламентами отдельных организаций. На сегодняшний день действующий норматив – 5 рабочих дней.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждении»

Запись о награждении вносится в раздел трудовой книжки, посвящённый сведениям о поощрениях. Формат заполнения выглядит следующим образом:

1. Графа 1 – порядковый номер записи о поощрении (нумерация сквозная на протяжении всего периода работы у данного работодателя);
2. Графа 2 – дата внесения записи в трудовую книжку (должна не превышать 5 рабочих дней с даты приказа о награждении);
3. Графа 3 – в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также её сокращённое наименование (если оно есть); ниже – наименование награды, номер и дата приказа о награждении, а также основание (например, «За высокие показатели в выполнении производственного плана»).

Пример записи:

ООО «Ромашка» (Ромашка)

 Благодарность Ministerства труда и социальной защиты РФ

 Приказ № 123 от

 «За выдающиеся достижения в повышении качества продукции»

Особенности и нюансы

Если запись о награждении не была внесена вовремя (например, в прошлом году), её можно сделать позже, но необходимо сделать ссылку на оригинальный приказ (его номер и дату) и указать фактическую дату внесения. Это не освобождает работодателя от ответственности за нарушение срока, но позволяет привести трудовую книжку в соответствие с фактическими данными.
При увольнении работника запись о награждении, если она ещё не внесена, должна быть занесена не позднее дня увольнения вместе с записью об увольнении (пункт 9 Правил).
Для государственных наград (ордена, медали, звания) может применяться отдельный порядок, установленный законодательством о государственных наградах, однако срок внесения в трудовую книжку всё равно не должен превышать 5 рабочих дней после получения соответствующего документа о награждении.
В случае совместительства запись о награждении по основному месту работы вносится в основную трудовую книжку, а по совместительству – только по желанию сотрудника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Практический совет для кадровых служб

После издания приказа о награждении сразу же фиксировать дату его издания в журнале приказов или в электронной системе документооборота.
Назначить ответственного специалиста (кадровика или секретаря отдела кадров) на внесение записи в трудовую книжку в течение следующих 5 рабочих дней.
Проверить соответствие текста записи тексту приказа (наименование награды, номер и дата документа).
При наличии сомнений в сроке обратиться к актуальной версии Приказа Минтруда № 320н или к консультации юриста по трудовому праву.

Согласно действующему законодательству (Приказ Минтруда России от № 320н), запись о награждении в трудовую книжку должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней после издания приказа о награждении. Этот срок является обязательным для всех видов поощрений, за исключением отдельных случаев, регулируемых специальными нормативными актами (например, государственные награды). Соблюдение данного требования обеспечивает достоверность трудовой книжки, защищает права работника и минимизирует риски административной ответственности для работодателя.