Внесение сведений о поощрениях и наградах в трудовую книжку — важная процедура, которая фиксирует профессиональные достижения работника. Особое внимание требует оформление записей о ведомственных наградах (например, Почетных грамотах, Благодарственных письмах, знаках отличия, учрежденных самой организацией или ее вышестоящим органом). С 1 сентября 2021 года действуют обновленные правила заполнения этого раздела.

Ключевые принципы и обязательные условия

Прежде чем вносить запись, необходимо помнить о главном:

• Основанием для записи является только служебный документ — приказ (распоряжение) работодателя о награждении. Запись без ссылки на конкретный документ недействительна.
• Обязательные реквизиты: полное наименование награды (например, «Почетная грамота Управления»), номер и дата приказа о награждении.
• Срок внесения: запись должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа.
• Ведомственная награда — это награда, учрежденная и вручаемая самой организацией (или ее головной структурой). Такие награды вносятся в обязательном порядке.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Заполнение производится в специальном разделе трудовой книжки (обычно после раздела «Общие сведения» или в конце). Алгоритм действий следующий:

Шаг 1: Подготовка документа

На руках у сотрудника должен быть подлинник или заверенная копия приказа о награждении, где четко указано:

• Наименование награды (например, «Благодарственное письмо Дирекции»).
• Номер и дата приказа.
• ФИО награждаемого.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Запись делается рукописно, разборчиво, без исправлений и помарок. Используется шариковая ручка черного или синего цвета.

Формулировка примера:

«Награжден(а) Почетной грамотой Управления [полное наименование организации-работодателя] за многолетнюю безупречную работу. На основании приказа № [номер] от [дата]»;

Важно: В графе 4 (или в соответствующем поле) указывается именно «На основании приказа № … от …». Нельзя писать «за достижения в работе» без ссылки на документ;

Шаг 3: Внесение записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

При работе с ЭТК работодатель обязан внести сведения в раздел «Сведения о награждениях» в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 922. Порядок аналогичен:

1. В специальном поле выбирается тип награды из справочника (например, «Ведомственная награда»);
2. Указывается полное наименование награды.
3. Вносится номер и дата приказа.
4. Указывается организация-работодатель, выдавшая награду.

Важный нюанс: В ЭТК нельзя вручную вписать произвольный текст. Необходимо корректно заполнить все поля системы. Если нужного типа награды в справочнике нет, работодатель должен обратиться в СЗВ-ТД для уточнения.

Двойное документирование: Трудовая книжка и Личная карточка

Сведения о ведомственной награде должны быть отражены в двух основных документах:

• В трудовой книжке — в разделе «Сведения о награждениях».
• В личной карточке работника (форма Т-2) — в разделе VII «Награды (поощрения), почетные звания». Здесь также указывается полное наименование награды, номер и дата приказа.

Это обеспечивает полноту кадрового учета.

Частые вопросы и разъяснения

Обязан ли работодатель вносить награду от сторонней организации?

Если награда вручена сторонней (не работодателем) организацией (например, Министерством, Профсоюзом, Общественной палатой), то работодатель НЕ обязан вносить ее в трудовую книжку по собственной инициативе. Запись может быть сделана только на основании заявления работника и при наличии подтверждающего документа (приказ, диплом) от этой сторонней организации. Работодатель вправе записать ее, но не обязан.

Что делать, если награда ведомственная, но приказ издан вышестоящим органом?

Такая награда также является ведомственной и подлежит внесению. В записи указывается:

«Награжден(а) [название награды] [наименование вышестоящего органа/учредителя] за … На основании приказа [наименование вашей организации] № … от … (на основании приказа [вышестоящего органа] № ;.. от …)».

Можно ли вносить награждение в графу «Сведения о поощрениях» (графа 4 основной записи об увольнении/приеме)?

Нет, нельзя. С 2021 года все сведения о награждениях вносятся только в специальный раздел «Сведения о награждениях». Графа 4 (ранее использовавшаяся для этих целей) теперь предназначена только для указания оснований увольнения или приема на работу. Попытка внести награду в эту графу является нарушением.

Типичные ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие ссылки на приказ. Запись без номера и даты документа не имеет силы.
• Неточное название награды. Нужно указывать именно то наименование, которое указано в приказе.
• Сокращения. Нельзя писать «Почетная грамота Упр.», только полное наименование.
• Внесение в «неполную» трудовую книжку. Если у сотрудника нет раздела «Сведения о награждениях» (например, в старых образцах), его необходимо оформить по новым правилам, добавив этот раздел.
• Путаница с электронным форматом. В ЭТК нельзя вписывать текст в свободной форме, только через поля системы.

Внесение записи о ведомственной награде в трудовую книжку — строго регламентированная процедура. Ключевое правило: любая запись должна быть подкреплена приказом (распоряжением) работодателя с указанием его номера и даты. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую чистоту документа и защищает интересы как работника, так и работодателя. При наличии сомнений всегда стоит обратиться к кадровому специалисту или в отдел кадров для консультации по актуальным правилам заполнения.

Дата актуализации информации в статье: 21 мая 2026 года. Обратите внимание, что нормативные акты могут меняться. Для получения точной информации по вашему случаю рекомендуется свериться с актуальными редакциями Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства № 922.