Внесение сведений о приёме на работу в трудовую книжку – обязательный процедурный шаг, который фиксирует основания начала трудовых отношений. Для генерального директора (гендиректора) особенности оформления отличаются тем, что его назначение обычно оформляется отдельным приказом или распоряжением нанимателя. Ниже – подробный гид, как правильно оформить запись в трудовой книжке директора.
Какие документы служат основанием для записи
Для любого сотрудника, включая директора, в трудовую книжку вносятся сведения о документе, на основании которого произошло приём. Для директора это может быть:
- Приказ о назначении (распоряжение) руководителя организации;
- Протокол заседания совета директоров, где одобрен кандидат;
- Письмо‑приказ из органов государственной власти (например, приказ Роструда);
- Другие официальные документы, содержащие реквизиты назначения.
Важно, чтобы в записи указывался точный номер и дата издания выбранного документа.
Структура записи в трудовой книжке
Запись о приёме директора оформляется в разделе «Сведения о работе». Ниже – пошаговый алгоритм.
Графа 1 – Порядковый номер записи
Указываеться в виде цифры, соответствующей порядку записи в книжке (например, 1, 2 и т.д.).
Графа 2 – Дата приёма на работу
Заполняется в формате дд.мм.гггг (например, ).
Графа 3 – Наименование организации
В эту графу вписывается полное официальное название организации, в которой назначается директор.
Графа 4 – Сведения о документе, на основании которого произведён приём
Здесь указываются:
- Наименование документа (без сокращений: приказ, распоряжение, постановление и т.п.);
- Дата издания документа;
- Регистрационный номер документа.
Пример записи:
– Приказ № 150 от «О назначении Иванова И.И. генеральным директором ООО «Пример»».
Графа 5 – Должность
Указывается полное название должности – генеральный директор.
Графа 6 – Сведения о трудовом договоре (при наличии)
Если в момент приёма заключён трудовой договор, указываются его номер и дата. Для директора договор часто заключается одновременно с приказом.
Примеры правильных записей
Ниже – несколько готовых образцов, которые можно использовать как шаблон.
Пример 1 – Приказ о назначении
Запись:
– Приказ № 150 от «О назначении Иванова Игоря Петровича генеральным директором ООО «Пример»».
Пример 2 – Распоряжение
Запись:
– Распоряжение № 25 от «О назначении Петровой Марии Сергеевны генеральным директором ООО «Пример»».
Пример 3 – Письмо‑приказ из Роструда
Запись:
– Письмо‑приказ Роструда от № 345 «О вступлении в должность генерального директора Смирнова А.В. в ООО «Пример»».
Частые ошибки и как их избежать
- Сокращения в наименованиях документов. Запрещено писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение». Нужно писать полностью.
- Недостаточное указание даты и номера. В графе 4 обязательно указываются и дата, и номер документа.
- Неправильный порядок записей. Записи вносятся в хронологическом порядке, но могут группироваться после увольнения, если это предусмотрено внутренними документами.
- Отсутствие полного наименования организации. В графе 3 необходимо указать полное официальное название.
Как оформить исправления и дополнения
Если после первоначального внесения в трудовую книжку требуется изменить сведения (например, исправить дату приёма), то в графе 4 добавляется пометка «исправление», а в конце строки указывается новая дата и номер исправляющего документа. Пример:
– Приказ № 150 от «О назначении Иванова И.И. генеральным директором ООО «Пример»» (исправление: Приказ № 155 от ).
Краткое резюме
- Для записи о приёме директора используйте документ, оформленный в виде приказа, распоряжения или официального письма.
- В графе 4 указывайте полностью название документа, его дату и регистрационный номер.
- Не применяйте сокращения и аббревиатуры.
- Записывайте дату приёма в правильном формате (дд.мм.гггг).
- Сохраняйте хронологический порядок записей, но допускается группировать их после увольнения, если это предусмотрено.
Соблюдая эти правила, вы гарантируете соответствиетрудовому законодательству и избежите возможных вопросов при проверках.
Автор: кадровый специалист, 2026 год.