Вопрос о необходимости внесения в трудовую книжку информации о прохождении курсов повышения квалификации вызывает много споров среди работников и работодателей. Ответ на него неоднозначен и зависит от конкретных обстоятельств, прежде всего — от того, повлекло ли обучение изменение официальных условий труда (разряд, класс, категория).
Нормативная база: что говорят правила?
Основным документом являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек» (утверждены Постановлением Правительства РФ № 225). Согласно им, в раздел «Сведения о работе» вносятся:
- Переводы на другую постоянную работу.
- Изменение условий трудового договора.
- Присвоение (назначение) более высокого разряда, класса, категории, уровня, квалификации (разряда, класса, категории, уровня, квалификации) по основной работе.
Ключевое разъяснение: Письмо Роструда от № ПГ/23192-6-1
В ноябре 2023 года Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) выпустила важное письмо, которое прояснило многие спорные моменты. Его основные тезисы:
Главный вывод:
Запись о прохождении курсов повышения квалификации (без присвоения более высокого разряда/категории) в трудовую книжку НЕ ВНОСИТСЯ по инициативе работодателя.
Однако, если по итогам обучения работнику было присвоено более высокое квалификационное звание, разряд, класс, категория, уровень или классный чин, такая запись является обязательной.
Почему? Потому что само по себе повышение квалификации (подтвержденное сертификатом), это факт, но не изменение условий трудового договора. Изменяются условия только при официальном присвоении нового разряда/категории, что фиксируется в приказе и, как следствие, в трудовой книжке.
Когда запись ОБЯЗАТЕЛЬНА?
Вносить запись в раздел «Сведения о работе» обязательно в следующих случаях:
- Присвоение более высокого разряда, класса, категории, уровня, квалификации. Например, электромонтер 3-го разряда прошел обучение и ему присвоен 4-й разряд.
- Изменение наименования должности (профессии) в связи с повышением квалификации. Например, «бухгалтер» → «главный бухгалтер».
- Получение высшего образования (если оно дало право на занятие должности, требующей такого образования). Запись делается на ьном листе.
Когда запись НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНА?
Внесение записи не требуется, если:
- Работник прошел курсы повышения квалификации, но его разряд, класс, категория, должность и условия оплаты труда остались прежними.
- Обучение носит обязательный характер (например, по охране труда) и не связано с изменением статуса.
- Работник прошел курсы по своей инициативе для саморазвития, но без изменения официальных условий труда.
А что, если работник ХОЧЕТ внести запись?
Здесь ситуация меняется. Если сотрудник настаивает на внесении информации о пройденном обучении (даже без изменения разряда), работодатель обязан это сделать по заявлению работника. Это прямо следует из разъяснений Роструда. Запись будет сделана в раздел «Сведения о работе» с указанием: «Прошел(ла) повышение квалификации по программе «…» в объеме … часов в ;.. (название организации)».
Как правильно оформить запись?
Если запись обязательна или вносится по заявлению, она делается на специальных страницах раздела «Сведения о работе» (обычно страницы 30-35 в книжке образца 2014 года).
«Присвоен 4-й разряд по профессии «Электромонтер» с . Приказ № 123-к от ».
Образец записи (по заявлению работника, без изменения разряда):
«Прошел(ла) повышение квалификации по программе «Актуальные аспекты бухгалтерского учета в 2025 году» в объеме 72 часа в ООО «Учебный центр «Профессия» с по . Сертификат № 456789 от ».
Краткий итог в виде таблицы
| Ситуация | Нужно ли вносить запись? | Кто инициирует? |
|---|---|---|
| Присвоен более высокий разряд/класс/категория/уровень | ДА, обязательно | Работодатель (по своему приказу) |
| Прохождение курсов без изменения разряда/должности | НЕТ (но если работник настаивает — ДА) | По заявлению работника |
| Получение высшего образования, дающего право на должность | ДА, на ьном листе | Работодатель (по заявлению/документам работника) |
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вносить ли запись о прохождении обязательных курсов по охране труда?
Если прохождение таких курсов не связано с изменением разряда или должности, то вносить запись не нужно; Однако, если по их итогам, например, назначают ответственного за охрану труда с повышением оклада, запись обязательна.
Что делать, если запись уже сделана, а разряд не менялся?
Такая запись является излишней, но не является нарушением. Если работник не против, ее можно оставить. Если он считает, что это вредит (например, при трудоустройстве), можно подать заявление об исправлении записи (удалении этой информации) на основании письма Роструда.
Где хранятся документы об обучении, если запись в ТК не вносилась?
Все документы (приказы, сертификаты, дипломы) о повышении квалификации, переподготовке и стажировке обязательно хранятся в личном деле работника в течение всего срока хранения кадровых документов. Трудовая книжка фиксирует только изменения условий трудового договора.
Таким образом, подход к внесению сведений о повышении квалификации в трудовую книжку должен быть взвешенным и основанным на законе:
- Если есть изменение разряда, класса, категории, уровня, должности — запись обязательна.
- Если такого изменения нет — запись по инициативе работодателя не требуется.
- Если работник настаивает, работодатель обязан внести запись по его заявлению.
Всегда ориентируйтесь на Письмо Роструда № ПГ/23192-6-1 от и действующие «Правила ведения трудовых книжек». При сомнениях лучше проконсультироваться с юристом или инспекцией по труду.