Одним из важнейших аспектов трудового законодательства в Российской Федерации является порядок внесения сведений о работе по совместительству в трудовую книжку․ Согласно действующему Трудовому кодексу РФ, внесение таких записей осуществляется исключительно по желанию работника, а не по обязательству работодателя․ Это право закреплено на законодательном уровне и направлено на защиту личных интересов сотрудника, позволяя ему самостоятельно решать, какие сведения о своей трудовой деятельности он хочет отразить в официальном документе․
Правовая основа: статья 66 Трудового кодекса РФ
Основным нормативным актом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является статья 66 Трудового кодекса РФ․ В пункте 2 этой статьи прямо указано:
«Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству»․
Таким образом, работодатель не имеет права вносить запись о совместительстве без письменного заявления работника․ Нарушение этого правила может повлечь за собой административную ответственность и споры с трудовой инспекцией․
Где вносится запись: только по месту основной работы
Очень важно понимать, что запись о совместительстве вносится только по месту основной работы, даже если речь идет о внешнем совместительстве․ Это связано с тем, что трудовая книжка хранится у работодателя, где сотрудник трудится по основному месту работы․
- Внешнее совместительство — когда работник выполняет дополнительную работу у другого работодателя․ Трудовая книжка остается у основного работодателя, и именно он вносит запись по просьбе работника․
- Внутреннее совместительство — когда работник выполняет дополнительную работу у того же работодателя, но по другой должности․ В этом случае запись также вносится основным работодателем, так как трудовая книжка уже находится у него․
Работодатель по месту совместительства не ведет и не вносит записи в трудовую книжку работника, даже если он является его непосредственным работодателем по дополнительной должности․
Пример:
Иванов работает главным бухгалтером в ООО «Альфа» (основное место работы)․ По совместительству он работает в ООО «Бета» бухгалтером-калькулятором․ Его трудовая книжка хранится в ООО «Альфа»․ Если Иванов захочет, чтобы его работа в «Бете» была отражена в трудовой книжке, он должен предоставить в кадровую службу «Альфы» документ, подтверждающий его трудоустройство в «Бете» — например, копию приказа о приеме на работу по совместительству․ Только после этого кадровик ООО «Альфа» внесет соответствующую запись․
Какой документ подтверждает работу по совместительству?
Для внесения записи в трудовую книжку работнику необходимо предоставить работодателю по месту основной работы один из следующих документов:
- Копия приказа о приеме на работу по совместительству (с печатью и подписью руководителя совместительского работодателя);
- Справка о работе по совместительству (оформленная на бланке организации, с подписью руководителя и печатью);
- Копия трудового договора (если он содержит информацию о должности, дате начала работы и условиях занятости)․
Важно: документ должен быть официально заверенным, копия должна быть скопирована, заверена подписью и печатью работодателя по месту совместительства․ Простая распечатка или устное подтверждение не принимаются․
Кто вносит запись: обязанности работодателя по месту основной работы
Запись о совместительстве в трудовую книжку вносит только кадровый работник (или иное уполномоченное лицо) основного работодателя․ Это его прямая обязанность, если работник подал заявление и предоставил необходимые документы․
Работодатель по месту совместительства:
- не имеет права вносить записи в трудовую книжку;
- не обязан хранить трудовую книжку работника;
- не несет ответственности за ее ведение․
Таким образом, даже если работник трудится по совместительству у нескольких работодателей, все записи в трудовую книжку вносятся только одним — основным․
Можно ли вносить записи не в хронологическом порядке?
Да, согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости, записи о совместительстве можно вносить не строго в хронологическом порядке․ Это означает, что если работник проработал по совместительству в 2023 году, а в 2026 году решил внести запись — работодатель обязан это сделать, даже если прошло несколько лет․
Однако рекомендуется вносить записи как можно скорее после предоставления документов, чтобы избежать ошибок и упростить учет․ Также это снижает риски при оформлении пенсии, трудоустройстве или других юридических процедурах․
Электронная трудовая книжка: особенности
С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Для работников, выбравших ЭТК, сведения о работе по совместительству также вносятся по желанию, но уже в электронном виде․
Особенности:
- Запись в ЭТК вносится только основным работодателем;
- Работник должен подать заявление в кадровую службу по месту основной работы;
- Документ, подтверждающий совместительство, предоставляется в той же форме — копия приказа или справка;
- Сведения о совместительстве отражаются в личном кабинете работника на сайте Пенсионного фонда РФ․
Если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку, записи вносятся в обе формы, но только по его желанию и только основным работодателем․
Что делать, если работник не хочет вносить запись?
Если работник не подает заявление и не предоставляет документы — запись вносить нельзя․ Работодатель не вправе действовать инициативно․ Это нарушает право работника на конфиденциальность и свободу выбора․
В случае, если работник в будущем захочет внести запись, он вправе сделать это в любой момент, даже спустя годы․ Работодатель обязан выполнить запрос в течение 5 рабочих дней с момента получения документов․
Практические рекомендации для кадровиков
- Информируйте сотрудников о праве вносить запись о совместительстве — многие не знают об этом․
- Создайте шаблон заявления от работника о внесении записи, чтобы упростить процедуру․
- Храните копии документов, подтверждающих совместительство, в личном деле работника․
- Не вносите записи без заявления — даже если сотрудник «все равно работает»․
- Проверяйте подлинность документов — поддельные приказы могут привести к ошибкам в учете и штрафам․
Внесение сведений о работе по совместительству в трудовую книжку, это не обязанность, а право работника․ Законодательство РФ четко разделяет обязанности работодателей и права сотрудников, обеспечивая баланс между учетом трудовой деятельности и личной автономией․
Помните:
- Запись вносится только по желанию работника;
- Только основной работодатель вносит запись;
- Обязательно требуется документ, подтверждающий совместительство;
- Запись можно внести в любое время, даже спустя годы;
- Нарушение этих правил — основание для проверки трудовой инспекцией и штрафа․
Соблюдение этих правил не только защищает работника, но и снижает риски для работодателя․ Правильное ведение трудовых книжек, залог легитимности и доверия в трудовых отношениях․
Важно: всегда действуйте на основании письменного заявления работника и официального документа․ Никогда не предполагайте — всегда запрашивайте и фиксируйте․